Gutschein Objekt (Warengutschein) einrichten

Inhaltsverzeichnis

Ort des Gutschein Objekt Managers

Neuanlage

Attributbeschreibung

Aktivierung

Löschen

Beispiel

Listenintegration

• Mit dem Gutschein - Objekt - Manager erstellen sie sogenannte Warengutscheine. Diese Warengutscheine werden als Liste im Shop dargestellt und wie Artikel behandelt, obwohl sie kein Bestandteil der Warenwirtschaft sind.

Ort des Gutschein Objekt Managers

• Shop Administration > Gutscheine > Gutschein - Objekt - Manager

Anlage eines neuen Gutschein - Objektes

• Legen sie einen neues Gutschein Objekt wie folgt an
• Wechseln sie in den Bereich Gutscheine -> Gutschein - Objekt - Manager
• Klicken sie auf den Button "Neuen Gutschein anlegen.Es erscheint eine neue Zeile in der Tabellen Listenansicht links neben dem Button "Neuen Gutschein anlegen".
• Durch Anklicken des Aktion - Icons () gelangen sie in die Attributverwaltung des neu erstellten Gutschein Objekts.

Attribute und ihre Bedeutung

Aktivierung des Gutschein Objekts

• Um ein Gutschein Objekt im Shop anzeigen zu lassen, muss in der Objekt Liste die Checkbox "Aktiv" angehakt werden. Soll ein Objekt segmentgenau angezeigt werden, so setzen sie die Segment Nummer auf das Segment, in dem das Objekt angezeigt werden soll. (Alle) steht für alle Segmente.

Löschen eines Gutschein Objekts

• Durch Anklicken des roten X im rechten Bereich der Liste kann nach Anklicken und Zustimmung des Löschvorgangs das Gutschein Objekt gelöscht werden. Es wird komplett entfernt.Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Beispiel eines Templates:

• Die Vorlage (Template) des Gutschein Objekts muss angelegt sein, um zugeordnet werden zu können. Der Speicherort für Gutschein Objekt Templates befindet sich unter Layout -> Templating -> Diverse Templates
• Beispiel eines Templates
• <div class="Object-Template">
     <div class="Object-Name"><h3>{BEZEICHNUNG}</h3></div>
     <div class="Object-Image">{IMAGE}</div>
     <div class="Object-Name">{BESCHREIBUNG}</div>
     <div class="Object-Value">{WERT}</div>
     <div class="Object-Order">{ORDERNEW}</div>
  </div>

Integration der Objekte via Liste

• Um die Gutschein Objekte im Shop darstellen zu können, gehen sie folgendermassen vor:
• Erstellen sie eine neue Seite im Seitenmanagement, die für die Anzeige von Gutscheinen benötigt wird.
• Setzen sie diesen Platzhalter in den Content Bereich der Seite:{OBJEKTLISTE1}Typ=GV,Orientation=Diagonal{/OBJEKTLISTE1}
• Setzen sie die nötigen Einstellungen für die Seite (Navigationsgruppe, Aktiv etc.) und komplettieren den Kontent der Seite nach ihren Bedürfnissen.

Die virtuelle Ankleide

Die virtuelle Ankleide

Die virtuelle Ankleide bietet dem User die Möglichkeit, Artikel aus dem Sortiment zu „sammeln“ und anschliessend in
einem attraktiven Design (Nach Warengruppen) anzeigen zu lassen, um sich Kombinationen dieser Artikel anzeigen zu lassen. Damit kann der Kunde sein zukünftiges Outfit schon Live am Monitor erleben und muss nicht mehr warten, bis die Artikel geliefert worden sind.

Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Direkt aus dem Artikel heraus über einen Button.
• Über die Merkliste.
• Über den regulären Warenkorb.

Dieses Tool soll als Entscheidungs- und somit als Einkaufshilfe für ihre Kunden dienen, damit diese sich besser vorstellen können,welche Kombination zu ihnen passt.

Auch das Teilen von Outfits bei Facebook ist mit der virtuellen Umkleide möglich. So hat jeder Kunde die Möglichkeit, sein Lieblings-Outfit seinem Freundeskreis schon vor dem Kauf zu zeigen.

Funktionsweise der Abholung im DdD Cowis eshop

Funktionsweise der Abholung im DdD Cowis eshop  

Bei der Bestellung eines Artikels wird die jeweilige Verfügbarkeit des Modells in der jeweiligen Filiale angezeigt.

Modell kann reserviert\abgeholt werden

Wenn alle gewünschten Artikel in den Warenkorb gelegt worden sind, können Sie den Verkauf abschließen.

Sie erhalten je nach gewünschter Zahlart die Versandart "Abholung" und "Reservierung" angezeigt.

Hier können Sie wählen, in welcher Filiale Sie die Artikel abholen bzw. reservieren möchten.

Voraussetzung hierfür ist, dass ALLE Artikel in der Wunschfiliale verfügbar sind!

Auswahl der Abholung

Funktionsweise der Reservierung im DdD Cowis eshop

Wie auch bei der Abholung, müssen die Artikel bei einer Reservierung alle in der Wunschfiliale verfügbar sein.

Eine Bezahlung der Artikel ist hier nicht notwendig, da bei Gefallen der Artikel direkt an der DdD Cowis pos in der Filiale bezahlt wird.

Eine Reservierung ist nur in einem vordefinierten Zeitraum möglich. Innerhalb dieses Zeitraumes kann der Kunde seinen Wunschtermin festlegen.

Der Händler kann wiederum den Zeitraum begrenzen, in welchem Reservierungen möglich sind. Also bspw. 1 Woche. Dies hat den Vorteil, dass die entsprechende Ware nicht zu lange im Voraus vom Verkauf ausgenommen ist.

Hierzu ein Beispiel zum Wunschtermin:

Legt der Käufer im DdD Cowis eshop seinen Wunschabholtermin auf den bspw. auf den 01.01.2014 und es wurde eine Gültigkeit von max. 3 Tagen eingestellt (72 Std.), so ist die Reservierung bis incl. 04.01.14 gültig.

 Festlegung des Wunschtermins innerhalb des vom Händler vorgegebenen Zeitraumes

Abschluss einer Bestellung mit Reservierung in der Filiale

Set-Artikel

• Einrichten eines Set-Hauptartikels

Damit das Set sich im eShop sich im Bezug auf die Darstellung und Positionierung innerhalb der Kategoriesstruktur genauso verhalten kann wie ein normaler Artikel, muss hierfür in COWIS pro Set ein zusammenfassender Set-Hauptartikel angelegt werden. 

Idealerweise handelt es sich bei diesem Set-Hauptartikel um einen STAMM Artikel. Dieser Artikel dient als "Container" für die eigentlich im Set enthaltenen Artikel. Neben der Angabe eines Artikelnamens spielen hier andere Werte wie Bestand keine Rolle, da nur für die im Set enthaltenen Artikel eine Bestandsführung stattfindet, jedoch nicht für den Set-Hauptartikel selbst. Der Artikel selbst benötigt auch keine Modelle. Später werden diesem Artikel in der eShop Administration die Artikel zugewiesen, welche tatsächlich im Set enthalten sein sollen. Falls nicht alle Modelle (Varianten) der zugewiesenen Artikel angeboten werden sollen, können diese ebenfalls aus dem Set ausgeschlossen werden.

Hierzu ein Beispiel:

Name des Set-Hauptartikels: Schönes Kinder - Set

Zugehörige Artikel die man in der Shop-Administration zuweisen kann wären bspw. Mütze, Jäckchen, Hose

• Anlage eines Sets im Shop

Um im DdD eShop ein Set anzulegen, wählen Sie oben in der der DropDown-Liste den Bereich "Artikel-Liste" (1) aus. Klicken Sie dann im Menü auf "Set Manager" (2).

Um ein neues Set anzulegen, gehen Sie nun wie folgt vor:

• Klicken sie, um das Set anzulegen auf die Schaltfläche „Neues Set anlegen“
• Eine neue Zeile innerhalb der Set Liste wurde erstellt.
• Wählen Sie aus der Auswahlliste bei "Set-Hauptartikel" einen zuvor in DdD Cowis backoffice angelegten "zusammenfassenden Set-Artikel" (bspw. der Artikel "Schönes Kinder - Set"). Dieser Artikel dient lediglich als "Container", welchem im Folgenden die im Set zu enthaltenden Unter-Artikel zugewiesen werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Set-Hauptartikel als "STAMM" Artikel eingestellt sein muss, da nur für die im Set enthaltenen Artikel eine Bestandsführung stattfindet, jedoch nicht für den Set-Hauptartikel selbst!

• Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“
• Klicken Sie nun auf den Papier Stapel bei Aktion. Es öffnet sich eine Eigenschaftsliste:
• Bezeichnung: Geben sie hier eine Bezeichnung für ihr Set ein (z.B. Set 01)
• Reduzierungsart: Definieren sie, ob Sie pro Artikel prozentual reduzieren wollen, oder mit einem Echtbetrag.
• Zugeordnete Artikel: Hier legen Sie fest, welche Artikel zu welchem Preis im Set enthalten sein sollen. (Siehe dazu auch: Anlage von Set Artikeln)

Im Dialog für die Bearbeitung der Artikel werden beim Klick auf die Schaltfläche die Modelle des entsprechenden Artikels angzeigt. Hier können Sie ebenso wie bei den Artikeln bei Bedarf bestimmte Modelle de-/aktivieren, sowie einen Modell-spezifischen Wert (Prozentuale Reduzierung oder Festpreis) hinterlegen. Wird einem Modell ein Wert zugewiesen, so gilt dieser bei der Preis-Berechnung des Sets. Wird kein Wert hinterlegt, so gilt der Wert des Artikels.

Personalisierte Gutscheine

Personalisierte Gutscheine

Achtung. Bei dieser Funktion handelt es sich um eine kostenpflichte Erweiterung des kostenpflichtigen Moduls „Gutscheinmarketing“

Erstellen personalisierter Gutscheine

Damit personalisierte Gutscheine im Frontend des Shops angezeigt werden können, müssen sog. Vorlagen angelegt werden die der User auswählen kann.



Anlage einer Gutscheinvorlage zur Verwendung im Frontendbereich:

Um im DdD eShop einen personalisierten  Gutschein anzulegen, wählen Sie oben in der der DropDown-Liste den Bereich „Gutscheine“ (1) aus. Klicken Sie dann im Menü auf „Gutschein -Creative – Manager“ (2).

Um eine neue personalisierte Gutscheinvorlage anzulegen gehen sie nun wie folgt vor:

• Klicken sie, um eine neue Gutschein Vorlage anzulegen auf „Neuen Creativ – Gutschein“ (1)
  Alternativ, insofern eine Vorlage angelegt wurde, kann diese mittels drücken der Kopieren - Schaltfläche  dupliziert werden. Hierbei wird eine identische Kopie der ursprünglichen Vorlage erstellt und es müssen nur noch kleine Änderungen vollzogen werden.

• Nachdem nun eine neue Vorlage erstellt wurde, müssen die Einstellungen für diese Vorlage vorgenommen werden. Hierfür klickt man auf die Schaltfläche „Details“ (2) der Vorlage. Es öffnet sich nun ein Editierbarer Bereich (3)
  
  Folgende Einstellungen können hier vorgenommen werden:

  • Sortierung
    Definiert, an welcher Stelle die Vorlage innerhalb des Frontends angezeigt werden soll

  • Interner Gutscheinname
    Zur besseren Zuordnung wird hier ein interner Name für den Gutschein vergeben.

  • Titel
    Definiert den Basistitel dieser Gutschein – Vorlage (Bsp.: Alles Gute zum Geburtstag). Diese Voreinstellung kann durch den User überschrieben werden.

  • MwSt
    Definiert den MwSt – Satz dieses Gutscheins. Normalerweise wird kein als Mehrwertsteuersatz verwendet, da es sich bei dieser Art von Gutschein um einen reinen Tausch von Bargeld handelt. Mehrwertsteuer wird erst dann fällig, wenn Waren durch diesen Gutschein erworben werden.

  • Versandfrei
    Definiert, ob ein Gutschein Versandkosten generiert oder nicht. Normalerweise werden durch einen Gutschein keine Versandkosten generiert.

  • Gutscheingröße (b, h) in mm
    Hier definieren man das Basisformat eines Gutscheines b =  Breite in mm, h =  Höhe in mm. Im obigen Beispiel 297 mm breit und 210 mm hoch, was exakt dem Din A 4 Querformat entspricht.

  • Gutscheingröße Thumbnail (b)
    Hier definieren sie das Vorschau Format, dass die Grafik erhalten soll. Diese Grafik ist für die Listenansicht aller Gutscheine relevant und wird in Pixel definiert.

  •  Layout Typ
    Hier kann aus verschiedenen, vorher durch DdD definierten, Layout Typen gewählt werden. Im Normalfall, je nach Komplexität des Layouts einer Vorlage, werden bei Erstintegration des Moduls 1-2 dieser Typen definiert. Sie definieren die Position, Farbe, Grösse, Schriftart sowie Ausrichtung der einzelnen Text (Überschrift, Betrag, etc.) und Grafikelemente (Barcode, QR Code, etc.).

  • Barcode
    Wird dieser Schalter auf „Ja“ gesetzt, wird an definierter Position ein Barcode mit in den Gutschein aufgenommen, welcher an der Kasse dazu dient, den Gutschein zu identifizieren. Dies ist optional.

  • QR Code
    Wird dieser Schalter auf „Ja“ gesetzt, wird an definierter Position ein QR Code abgebildet. Hiermit kann beispielsweise mittels QR Code App auf einem Smartphone der Gutschein direkt eingelöst werden.

  • Hintergrundgrafik
    Hier kann eine Hintergrundgrafik für den Gutschein definiert werden. Die Ausmaße dieser Grafik sollten sich an der unter Gutscheingröße definierten Basisgröße ausrichten. In obigem Beispiel wäre das die Dimensionen 842 px x 595px bei 72 dpi Auflösung. Die Hintergrundgrafik kann ein JPG, ein PNG oder ein GIF sein.

  • Grafik 1 – 4
    Hier können diverse Grafiken eingebunden werden. Deren Positionen und weitere Eigenschaften wird, wie unter Layout – Typ beschrieben definiert.

  • Text 1 – 6
    Hier können Texte definiert werden. Das kann zum einen ein freier Text sein, der als Radnotiz irgendwo innerhalb des Gutscheins erscheinen soll Zum anderen sind das Texte, die wichtige Informationen wie beispielsweise den Gutscheincode enthalten können.
    
    Folgende vordefinierte Platzhalter können eingesetzt werden:

    • *CODE* :
      Definiert den Gutschein Code

    • *VALUE* :
      Definiert den Wert des Gutscheins

    • *MESSAGE* :
      Definiert den Langtext, den der User hinterlegen kann

    • *FROM_TO_FREE_TEXT* :
      Definiert den Text, den der User hinterlegen kann, wenn er beschreiben will, von wem und für wen der Gutschein sein soll.

    • *CURRENCY* :
      Defniert die Währung, in der der Gutschein ausgestellt wird.

• Nachdem alle benötigten Informationen hinterlegt wurden, speichern sie diese durch den Klick auf die Schaltfläche

• Sollten man über einen DdD Shop mit mehr als einem Segment verfügen, kann über die Auswahlfläche „Segment“ entschieden werden, in welchem Segment diese Gutschein Vorlage Verwendung finden soll.

• Wenn alle Einstellungen den Bedürfnissen entsprechen, kann mittels der Anzeige Schalfläche die Aktivierung der Vorlage geschehen.

• Mittels der  Vorschau Schaltfläche können sie zum einen sehen, wie der Gutschein im Endprodukt aussehen wird. Zum anderen verwenden sie diesen Schalter, um die entgültige Vorschau Grafik für das Frontend zu erstellen.

• Mittels der Schaltfläche  speichern sie alle Einstellungen in der Listenansicht aller Vorlagen.

• Mit der Schaltfläche   entfernen sie nicht mehr gewünschte Vorlagen.

Weitere Einstellungen für die personalisierten Gutscheine

Rechts neben der Liste mit den Gutscheinorlagen sehen sie weitere Parameter. Diese Parameter beziehen sich global auf alle Gutscheinvorlagen.

• Gutschein Kundenbild Uploadgröße in KB
  Dieser Parameter definiert die maximale Grösse die ein Kundenbild maximal haben darf. Dieser Wert sollte nicht zu hoch angesetzt werden, da sich die Bildgrösse auch auf die Performance des Servers auswirken kann und somit beispielsweise eine kundenspezifische Gutscheinvorschau länger braucht, um geladen zu werden.

• Gutschein maximaler Betrag
  Definiert den maximalen Wert, denn ein vom Kunden selbst definierter Wert haben darf.

• Gutscheinaktivierung Shop oder Betreiber
  Ist der Schalter hier auf „Ja“ gesetzt, so werden Gutscheine generell vom Shop aktiv gesetzt und der Code der Gutscheine in der Bestellbestätigung mitgeschickt. Ausnahme sind Zahlarten, die nicht als „garantiert“ gelten, wie beispielsweise die Vorkasse. Hier muss der Shop Betreiber, genauso wenn der Schalter auf „Nein“ gesetzt ist, bei jeder Bestellung die Aktivierung über den Bereich Gutscheinliste selbst vornehmen.

• Nur garantierte Zahlarten
  Ist dieser Wert auf „Ja“ gesetzt und befindet sich ein Gutschein im Warenkorb, so werden dem Kunden nur noch Zahlarten angeboten, die als garantiert eingestuft wurden. Welche Zahlarten als „garantiert“ eingestuft sind, können sie in der Warenwirtschaft ersehen.
  
  

Aktivierung von Gutscheinen über die Gutscheinliste

Sollte das System so eingestellt sein, dass es nötig ist, Gutscheine für den User zu aktivieren und/oder eine Freischalt Mail an den Käufer des Gutscheines zu versenden, muss innerhalb des Gutscheinbereiches in den Unterbereich Gutscheinliste gewechselt werden.

Um den richtigen Gutschein zu finden, denn man aktivieren möchte, kann sich die Suche zu nutze machen. Gibt man in das Feld Suche einen Teil oder den ganzen Gutschein Code ein, so sucht das System nach diesem Wert.

Zur Aktivierung gibt es 2 Möglichkeiten:

• Direkte Aktivierung über die „Markierte Freischalten / Sperren“ Schaltfläche.
  Hierbei muss lediglich das Häckchen im roten Feld unter (1) gesetzt werden und anschliessend die Schaltfläche „Markierte Freischalten / Sperren“ gedrückt werden. Anschliessend muss der Kunde seinen Gutschein Code erhalten.

• Indirekte Aktivierung über  das  Symbol 
  Hierblei muss das  Symbol angeklickt werden. Es erscheint anschliessend ein PopUp mit einem Text – Editor (4) und einem bereits vordefinierten Text. Dieser Text beinhaltet normalerweise den Namen Users sowie den Gutscheincode. Diesen Text können sie, wenn gewünscht vor dem Versenden ändern.
  
  Unter dem Text – Editor (5) befindet sich eine Check Box „Gutschein beim Senden aktiv setzen“. Diese Box ist im Standard immer aktiv uns muss, insofern gewünscht, manuell deaktiviert werden, insofern diese Funktion beim Versenden der Mail nicht erwünscht ist.  Durch Klicken der Schaltfläche „E-Mail senden“ wird die Nachricht an den Kunden versendet. Sollte die Checkbox „Gutschein beim Senden aktiv setzen“ angehakt sein, wird der Gutschein direkt aktiviert. Beim Versenden wird automatisch die erzeugte Gutscheingrafik des Kunden mit an die Mail angehängt.
  
  Der generelle Text für das Versenden der Mail kann im Bereich Grundeinstellungen -> Texte -> Textsuche -> GsTxtMailCodeSend geändert werden.
  
  Folgende Platzhalter können in diesem Text verwendet werden:

  • [VORNAME]
    Vorname des Kunden

  • [NACHNAME]
    Nachname des Kunden

  • [ORDERDATE]
    Datum des Erwerbs des Gutscheins

  • [GSCODE]
    Gutschein Code

  • [MAINTHEME]
    Titel des Shopsystems

Ansicht des generierten Gutscheins in der Gutscheinliste
Unter (2)  haben sie die Möglichkeit, sich den generierten Gutschein des Kunden durch Klick auf die Schaltfläche   anzusehen.

Anmerkung
Sollte der Shop so generiert sein, dass sie als Shopbetrieber die Gutscheine der Kunden aktivieren müssen, achten sie bitte bei der Bestellung eines Kunden auf ihre Bestellbestätigungs – Mail. In dieser Mail werden alle vom Kunden bestellten Gutscheine im unteren Teil der Mail aufgeführt.

"Neu Artikel" im Web Shop

Um im Webshop neue Artikel anzeigen zu können, die wirklich neu sind, ist es nötig, diese Artikel als „neu“ zu markieren.

Das geschieht durch das Einlesen dieser Artikel in einen Index, also eine Tabelle, die das erste Erscheinen eines Artikels in der Shopdatenbank registriert und abspeichert.

Dieser Vorgang findet permanent in einem vorgegebenen Zeitraum, im Standard alle 30 Minuten, statt. Dieser Wert kann jedoch auch durch das Ändern des Zeitparameters auf eigene Bedürfnisse angepasst werden.

Einstellungen für "Neue Artikel" können hier vorgenommen werden:

Erweiterungen > Artikelliste > "Neue Artikel" - Einstellungen

Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

• Indizierungszeitraum: Legt fest, in welchem Intervall die Artikel indiziert werden sollen. Standard = 30 (Minuten)
• Neu - Artikel Zeitraum: Dieser Parameter legt fest, wie lange ein Artikel als Neu deklariert werden soll. Dieser Wert wird in Tagen angegeben.
• Manuelle Indizierung: Hierbei kann, ausserhalb des eigentlichen Indizierungsplanes, eine manuelle Indizierung angestossen werden.

Folgene Anwendungsgebiete sind denkbar:

• Sortierung der Artikel nach dem Kriterium "Einstell-Datum"
  ^{(Hierfür muss ggf. der Platzhalter angepasst werden, der für die Darstellung der Sortierfunktion verantwortlich ist. In diesem Fall würde der Platzhalter folgendermassen aussehen: {KATSELECTBOXSORT_LI_EXTENDED}DATESORT=1{/KATSELECTBOXSORT_LI_EXTENDED})}
  
  
  
  
• Eine Auswahl an Artikeln, beispielsweise auf der Startseite, als „Neu im Shop“ darstellen.
  
  Hierbei wird an einer vorher bestimmten Stelle, beispielsweise der Startseite ein Platzhalter eingefügt, der die Darstellung dieser Artikel steuert. Der Platzhalter hierfür lautet:
  {PRODUKTE_NEU_DATUM}TEMPLATE=PREVIEW,LIMIT=10,MITTABELLE=0{/PRODUKTE_NEU_DATUM}
  
  Dieser Platzhalter kann überall innerhalb des Seitenmanagement Systems sowie der Templates platziert werden.
  
  
  
  
• Neue Artikel mit einem Teaser markieren
  
  Um dem User neue Artikel besser zeigen zu können, kann an den Artikel ein Teaser geheftet werden, der zeigt, dass es sich um einen neuen Artikel handelt. Dieser Teaser wird nur so lange angezeigt, wie der Artikel wirklich neu ist.
  
  Die Syntax hierfür lautet:
  {DATE_NEW}{/DATE_NEW} = <div class="ArticleNewsMarker">NEU</div>
  
  

301 Artikel Weiterleitungen

Artikel die aus dem Shop genommen werden (Abverkauf, Saisonende etc..) können sich negativ auf das Suchmaschinenverhalten auswirken. Google und andere Suchmaschinen haben sich diese Artikelseiten gemerkt (indiziert) und der normale User kann auch weiterhin diese Seite aufrufen.  Bei diesem Aufruf wird nun ein sog. 404 Error Code erzeugt (Seite nicht auffindbar). Da dieses Ergebnis für Mensch und Maschine nicht optimal ist, ist es nun möglich, diese Artikel Links anhand von Regeln auf andere Seiten referenzieren zu lassen (301 Weiterleitung).

Hierzu werden bestehende Artikel einem Index zugeordnet, damit diese Artikel auch nach einem eventuellen Entfernen aus dem Shop "erreichbar" sind und zumindest Elemenarinformationen wie Marke, Warengruppe oder ArtikelID weiterhin genutzt werden können.

Einstellungen zu diesem Bereich können hier vorgenommen werden:

Erweiterungen > Artikelliste > 301 - Weiterleitungen

Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

• Indizierungszeitraum: Legt fest, in welchem Zeitraum Artikel dem 301 Index hinzugefügt werden sollen. Angabe in Minuten
• Manuelle Indizierung: Hierbei kann, ausserhalb des eigentlichen Indizierungsplanes, eine manuelle Indizierung angestossen werden.
• Weiterleitungsziel festlegen: Legt ein Weiterleitungsziel ausgehend von einer Definition fest.

Details zu den Weiterleitungsmöglichkeiten:

Um ein Weiterleitungsziel einzurichten sind folgende Schritte nötig:

• Erstellen eines neuen Weiterleitungsziels
  Hierzu muss in den grünen Bereich unter "Weiterleitungs-Ziel" eine Web Adresse angegeben werden (1), die erreichbar ist. Will man beispielsweise auf eine Seite aus dem Web Shop referenzieren, geht man auf diese Seite, kopiert sich die Adresse aus der Browser Adressleiste und fügt sie hier ein. Anschliessend klickt man auf den grünen + Button (2).
  
  
  
  
• Definieren der Weiterleitungsregel
  Als Weiterleitungsregel sind folgende Möglichkeiten gegeben:
  
  
  
  
• Eine konkrete ArtikelID eines Artikels referenziert auf ein Weiterleitungsziel (1)
  Beispiel: Man möchte, dass ein ehemals hochbeworbener Artikel direkt auf seinen Nachfolger referenziert
  
  ArtikelID 1245676 -> http://www.meinshop.de/artikelansicht/neuer_artikel_1246766
  Diese Definition kann nicht mit Marke und / oder Warengruppe kombiniert werden
  
  
• Alle Artikel der Marke XYZ  referenzieren auf ein Weiterleitungsziel (2)
  Beispiel: Man möchte, dass alle Artikel der Marke Wrengler auf eine vorher definierte Wrengler Markeninformationsseite weitergeleitet werden.
  
  Marke Wrengler -> http://www.meinshop.de/wrengler.html (Landingpage, welche direkt als html Datei im Hauptverzeichnis abgelegt wurde)
  
  (Durch Anklicken des Marken Feldes gelangt man in eine Auswahl für Marken)
  
  
• Alle Artikel der Warengruppe "Hemden"  referenzieren auf ein Weiterleitungsziel (3)
  Beispiel: Man möchte, dass Hemd Artikel auf eine vorher definierte Mode Informationsseite für Hemden weiterlgeleitet werden
  
  Warengruppe Hemden,Unterhemden,Hemden Kinder, Hemden Männer -> http://www.meinshop.de/hemd_info
  
  (Durch Anklicken des Warengruppen Feldes gelangt man in eine Auswahl für Warengruppen)
  
  
• Alle Artikel der Marke XYZ und der Warengruppe Hemd referenzieren auf ein Weiterleitungsziel (2 + 3)
  Beispiel: Man möchte, dass alle Artikel der Marke Nike in der Warengruppe Sneaker auf eine spezielle Landingpage für Nike Sneaker weitergeleitet werden.
  
  Marke Nike + Warengruppe Sneaker -> http://www.meinshop.de/sneaker_nike
  
  
• Weiterleitungsziel speichern (4)
  Nachdem die Regel eingerichtet es muss diese noch durch den Buttonklick "Weiterleitungsregel speichern" gespeichert werden
  
  
• Weiterleitungsregel löschen (5)
  Durch Anklicken des roten - Button in der Zeile der Weiterleitungsregel kann diese wieder gelöscht werden.

01. Grundlagen und Vorbereitungen

Inhaltsverzeichnis

- Warengruppen und übergeordnete Warenguppen

02. Einführung in DdD Cowis Backoffice

Inhaltsverzeichnis

- Erster Start von DdD Cowis Backoffice

- Genereller Aufbau am Beispiel Artikel

- Datenverwaltung in DdD Cowis Backoffice

- DdD Backoffice Bedienung

03. Artikelstamm

Inhaltsverzeichnis

- Vorbereitungen

- Allgemeines

- Der erste Artikel in DdD Cowis Backoffice

04. Wareneingang

Inhaltsverzeichnis

- Allgemeines

- Wareneingang anlegen

- Zusammenfassung Wareneingang

- Wareneingang im Detail

- Mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen

- Lieferungen in neuer Farbe / Größe

- Wareneingang drucken

- Wareneingangsbuch

05. Etikettendruck

Inhaltsverzeichnis

- Allgemeines zum Etikettendruck

- Etiketten erzeugen

- Etiketten drucken

- Abfrage: Filiale, Etikettentyp

- Etiketten einzeln drucken und verwalten

- Ersatzetiketten drucken

06. Erfassen des aktuellen Warenbestands

Inhaltsverzeichnis:

- Erfassen des aktuellen Warenbestands

07. Order

Inhaltsverzeichnis

- Allgemeines zu Order

- Einstellungen

08. Retoure

Inhaltsverzeichnis

- Retoure anlegen

- Retourengrund

- Warenbewegung bei Retoure

- Retoure drucken und abschließen

- Retourenbuch

09. Buchen

Inhaltsverzeichnis

- Buchen über "Einzeln buchen"

- Buchungsarten in DdD Cowis Backoffice

- Filialumlagerung und Filiallieferschein

- Buchungs-Historie

10. Adressverwaltung

Inhaltsverzeichnis

- Adresse richtig anlegen

- Kontakte und ihre Funktionen

- Felder im Adressbereich

- Kundenrabatt vergeben

- Mitarbeiter/in bzw. Kassierer/in für die DdD Cowis POS anlegen

11. Listen und Auswertungen

Inhaltsverzeichnis

- Selektionen

- Artikellisten erstellen und drucken

- Warenbewegungsprotokoll

- Lager, Wareneingangs- und Ausgangsstatistik

1.01 Erster Start von DdD Cowis Backoffice

Inhaltsverzeichnis

1.1.1 Benutzeranmeldung

1.1.2 DdD Cowis Backoffice Hauptmenü

1.1.3 Grundsätzliche Struktur in DdD Cowis Backoffice

1.1.1 Benutzeranmeldung

Im Auslieferungszustand ist der Benutzer „Cowis“ ohne Kennwort vorhanden.

Über die Benutzerverwaltung unter „System / Benutzer / Benutzerpflege“ können Sie später „eigene“ Benutzer anlegen.

1.1.2 DdD Cowis Backoffice Hauptmenü

Die Tastenkürzel zum direkten Wechseln in die jeweiligen Bereiche werden mit der Taste "ALT" angezeigt.

Über das Hauptmenü werden die verschiedenen Programmteile oder Bereiche aufgerufen.

Die wichtigsten Bereiche lernen wir nun im Folgenden kennen.

1.1.3 Grundsätzliche Struktur in DdD Cowis Backoffice

• Wenn Sie aus dem Hauptmenü in einen DdD Cowis backoffice -Bereich wechseln ist der Aufbau immer gleich.
• Am oberen Bildschirmrand sehen Sie das Menü von DdD Cowis backoffice.
• Darunter folgt die so genannte Toolbar über die Sie DdD Cowis backoffice bedienen können.
• Unterhalb der Toolbar sehen Sie die Übersichtsliste auf dem Bildschirm.
• Der Inhalt der Übersichtsliste ist abhängig von dem Bereich, in dem Sie sich befinden.

1.02 Genereller Aufbau am Beispiel "Artikel"

Inhaltsverzeichnis

1.2.1 Artikel-Übersichtsliste

1.2.2 Artikel-Auskunftsmaske

1.2.1 Artikel-Übersichtsliste 

Wechseln Sie in den Bereich Artikel mit einem Klick auf .

Die Liste kann nach rechts verschoben werden. Das kann entweder durch einen Klick auf den kleinen Pfeil rechts unten oder durch die Pfeiltasten auf der Tastatur erfolgen. Auf der rechten Seite werden weitere Artikeldaten wie: letzter Wareneingang, letzter Warenausgang, Lieferant, Bestellnummer, Warengruppe, LUG, EK-Preis, VK-Preis, Kalkulation, effektive Kalkulation, nächste Lieferung, Saison und die freien Stichwortfelder angezeigt.

Tipp: Klicken Sie einfach mal auf die Pfeil-Schaltflächen und schauen Sie sich die Artikel-Liste an.

1.2.2 Artikel-Auskunftsmaske

1.03 Datenverwaltung in DdD Cowis Backoffice

Sinn und Zweck eines Warenwirtschaftssystems ist unter anderem die Verwaltung der verschiedensten Daten wie z.B. Artikel, Warenlieferungen, Verkäufe, Retouren.

Die Datensatzverwaltung in DdD Cowis backoffice ist, genau wie der Aufbau der Listen- und Auskunftsansicht, in allen Bereichen gleich. Sie können die Datensatzbearbeitung mit der Maus oder der Tastatur steuern. Beide Bedienverfahren sind im ganzen Programm identisch.

1.04 DdD Cowis Backoffice Bedienung

Inhaltsverzeichnis

1.4.1 Mausbedienung

1.4.2 Tastaturbedienung

1.4.3 Funktionstastenbelegungen

1.4.4 Kontext-Menü

1.4.5 Toolbar

1.4.6 Symbole der Toolbar

1.4.7 Vorschlagslisten

1.4.8 Sortierung und Sofortpositionierung

1.4.9 Sortierung erkennen

1.4.10 Selektion (Filtern)

1.4.11 Erkennen einer aktiven Selektion

1.4.12 Formulieren einer Selektion

1.4.13 Aufheben einer Selektion

1.4.14 Selektionsfelder

1.4.15 Funktionen der Selektionsfelder

1.4.16 Sonderzeichen bei Selektionen

1.4.17 Selektionen verketten

1.4.18 Beispiele für eine Selektion

DdD Cowis backoffice bedienen Sie einfach über das Menü. Dazu können Sie mit der Maus die einzelnen Menüpunkte aktivieren und innerhalb der sich öffnenden Untermenüs bestimmte Funktionen auslösen.

Natürlich kann DdD Cowis backoffice auch über die Tastatur gesteuert werden.

1.4.1 Mausbedienung

Die Bedienung erfolgt einfach durch Klick mit der (linken) Maustaste.

1.4.2 Tastaturbedienung

Ebenfalls können verschiedenste Funktionen durch Tastendruck aufgerufen werden. Die Tasten( Kombinationen) sind hierfür im Menü aufgeführt.

1.4.3 Funktionstastenbelegungen

1.4.4 Kontext-Menü

Das Kontext-Menü erreichen Sie über einen Klick der rechten Maustaste.

Die Funktionen „Speichern“, „Neuanlegen“, „Kopieren“, „Ändern“ und „Abbrechen“ erreichen Sie (auch) über das Kontextmenü.

1.4.5 Toolbar

Einzelne Funktionen können über die Toolbar ausgelöst werden. Wenn Sie den Mauszeiger über die jeweiligen Symbole bewegen, weisen sog. Tooltipps auf die Funktion der Schaltfläche hin (hier:„Ändern“).

1.4.6 Symbole der Toolbar

(Es sind jeweils nur die Symbole aktiv, die aktuell möglich sind)

Taste	Funktion	Beschreibung
	Neu	Neuanlegen eines Datensatzes.
	Kopie	Legt einen neuen Datensatz an und kopiert die Daten aus dem aktuellen.
	Ändern	Erlaubt die Änderung des aktuellen Datensatz.
	Löschen	Löscht den aktuellen (bzw. die markierten) Datensatz nach Rückfrage.
	Abbruch	Bricht die aktuelle Aktion ohne Speichern ab.
	Sichern	Sichert beim Neuanlegen oder Ändern einen Datensatz.
	Selektion	Öffnet die Eingabemaske für eine Datensatz-Selektion (Filter).
	Sortierung	Öffnet die Auswahl für die Sortierung der Übersichtsliste.
	Liste	Öffnet eine Übersichtsliste.
	Datensatz ab	Blättert einen Datensatz nach unten.
	Datensatz auf	Blättert einen Datensatz nach oben.
	Drucken	Startet die Funktionen „Drucken Liste“ und „Drucken Datensatz“.
	Taschenrechner	Startet einen einfachen Taschenrechner.
	Hilfe	Hotline-Hilfe mit Service-Informationen.
	Refresh	Aktualisiert die Listenansicht.

1.4.7 Vorschlagslisten

In DdD Cowis backoffice gibt es für viele Eingabefelder Vorschlagslisten. Damit kann der Eingabeaufwand stark reduziert werden, denn oft verwendete Einträge können aus diesen Listen abgerufen werden und müssen nicht jedes Mal „von Hand“ eingetragen werden.

Diese Felder sind an der Seite mit einem Pfeil nach unten gekennzeichnet. In diesen Feldern können Werte mit einem Klick auf den „Pfeil“ bzw. der F9 Taste abgerufen werden. Bei den meisten dieser Vorschlagslisten können Sie mit den Funktionen „Neu“, „Kopie“, „Ändern“, Löschen“ eigene Werte eintragen. Vorschlagslisten sind auch bei der Datenerfassung innerhalb von Listen (z.B. Erfassen eines Wareneingangs) verfügbar. Die Vorschlagsliste kann durch einen Klick auf den Pfeil oder die Tastatur mit der F9 Taste geöffnet werden. Die Felder bei denen eine Vorschlagsliste verfügbar ist, sind durch ein „+“ gekennzeichnet.

Bei Datumsfeldern ist anstatt der Vorschlagsliste ein Kalender verfügbar. Durch Klick auf die Pfeile neben Monat oder Jahr können Sie Monat bzw. Jahr aufwärts oder abwärts blättern, durch einen Doppelklick auf das gewünschte Datum können Sie das Datum in das Datumsfeld übernehmen.

1.4.8 Sortierung und Sofortpositionierung

Die schnellste Methode einen Artikel (aber das gilt wie in DdD Cowis üblich nicht nur für Artikel) zu finden, ist die so genannte „Sofortpositionierung“. Wie funktioniert nun diese Sofortpositionierung? Wenn Sie sich in einer Übersichtsliste befinden, hat diese Liste immer eine Sortierung. In unserem Fall ist die Sortierung auf eingestellt, das bedeutet, Sie können sofort nach Artikelbezeichnungen suchen. Dazu tippen Sie einfach – ohne vorher irgendetwas machen zu müssen – die Bezeichnung desArtikels den Sie suchen ein. Sie werden feststellen, dass sich mit jedem Tastendruck der „Datensatzmarkierer“ (am linken Fensterrand) auf den Bildschirm bewegt. Dieser „Datensatzmarkierer“ markiert den so genannten „aktuellen Datensatz“ in unserem Fall den aktuellen Artikel. Tippen Sie die Artikelbezeichnung einfach ein – DdD Cowis backoffice positioniert den „Datensatzmarkierer“ auf dem Artikel, welcher der eingegebenen Zeichenfolge am nächsten entspricht. Hier wurde ein „t“ eingegeben. Wenn Sie sich einmal vertippt haben, löscht die Taste BACKSPACE (Rückschritt) die gesamte Eingabe.

Durch Ändern der Sortierung z.B. nach der Bestellnummer oder der können Sie Artikel nach dem gewählten Sortierkriterium sehr effektiv suchen und finden. Die Änderung der Sortierung geschieht durch Anklicken der Spaltenköpfe wie z.B. .

Tipp: Die Sortierung kann auch durch drücken der F4 Taste geändert werden.

Wählen Sie die gewünschte Sortierung mit der Maus oder den Pfeiltasten aus und bestätigen Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Sortierung oder durch drücken der ENTER Taste.

1.4.9 Sortierung erkennen

Eine Sortierung erkennen Sie an der absteigenden oder aufsteigenden Pfeilspitze in den Spaltenköpfen.

1.4.10 Selektion (Filtern)

Im Laufe der Zeit „sammeln“ sich im Artikelstamm eine Vielzahl von Artikeln an. Dann wird es immer häufiger vorkommen, dass Sie nicht mehr mit allen Artikeln arbeiten wollen, sondern nur noch mit einer bestimmten Auswahl. Das ist das Einsatzgebiet von Filtern oder wie diese in DdD Cowis backoffice bezeichnet werden, einer Selektion. Bei einer Selektion können Sie selbst entscheiden, welche Artikel angezeigt werden und welche nicht. Dazu müssen Sie Bedingungen formulieren, die Artikel erfüllen müssen um in dieser Selektion angezeigt zu werden. Aber keine Angst – das ist viel einfacher als Sie denken.

1.4.11 Erkennen einer aktiven Selektion

An dem roten Rechteck mit dem Vermerk „Sel.“ in der Statuszeile erkennen Sie, dass eine Selektion aktiv ist.

1.4.12 Formulieren einer Selektion

tarten Sie durch einen Klick auf oder durch drücken der F3 Taste.

Es erscheint der folgende Dialog:

In diesem Dialog geben Sie jetzt die Bedingungen der Artikel ein, die nach der Selektion angezeigt werden sollen.

1.4.13 Aufheben einer Selektion

Eine Selektion bleibt solange aktiv, bis Sie diese wieder aufheben oder DdD Cowis backoffice beenden.

Funktionsweise:

• Wenn eine Selektion besteht, wird ein zusätzlicher Button "Verlassen" angezeigt, der lediglich das Selektionsfenster schließt, aber keine weiteren Auswirkungen hat.
• Mit „Abbruch“ wird die Selektion abgebrochen.
• Ein Tool-Tipp auf dem jeweiligen Button zeigt die Funktion an.
• Die Taste "ESC" betätigt "Abbruch".
• Ein Klick auf das [X] betätigt ebenfalls "Abbruch".

Tool-Tipp Button „Abbruch“

Tool-Tipp Button „Verlassen“

1.4.14 Selektionsfelder

In der nachfolgenden Tabelle werden die Funktionen der Selektionsfelder beschrieben. In den Feldern mit freier Eingabe können mehrere Werte, jeweils durch Komma getrennt, eingegeben werden. Dabei erfüllt ein Artikel die Bedingungen bereits dann, wenn einer der eingetragenen Werte der Selektion auf den Artikel passt. Man spricht hier von einer „ODER-Bedingung“. Ein Artikel muss eine „ODER“ die andere Bedingung erfüllen. Die Werte der einzelnen Selektionsfelder stellen eine so genannte „UND-Bedingung“ dar. Das bedeutet, dass ein Artikel der angezeigt werden soll, die Bedingung des ersten Feldes „UND“ die Bedingung des zweiten Feldes usw. erfüllen muss. Sie können mehrere Einträge nacheinander aus den Vorschlagslisten auswählen. DdD Cowis backoffice fügt die Einträge dann automatisch durch Komma getrennt in das jeweilige Selektionsfeld ein.

1.4.15 Funktionen der Selektionsfelder

1.4.16 Sonderzeichen bei Selektionen

Bei den meisten Feldern gibt es bestimmte Zeichen mit Sonderfunktionen. Diese Sonderzeichen bezeichnet man als Wildcards oder Jokerzeichen.

1.4.17 Selektionen verketten

Wenn Sie eine Selektion formuliert haben und möchten auf die so erhaltene Selektionsmenge nochmals eine Selektion anwenden, so ist das so direkt nicht möglich. Denn mit dem Start einer neuen Selektion wird die eventuell aktive Selektion aufgehoben. Aber es gibt einen kleinen Trick um diese Funktion trotzdem nutzen zu können.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Formulieren Sie Ihre erste Selektion wie gewohnt.
• Markieren Sie die selektierten Datensätze.
• Nutzen Sie dazu die Menüfunktion „Datensatz – markieren – alles markieren“.
• Die selektierten Datensätze werden blau dargestellt
• Formulieren Sie jetzt die 2. Selektionsbedingung und ergänzen Sie die Bedingung der 2. Selektion um die Bedingung „Markierung“ = „J“.

1.4.18 Beispiele für eine Selektion

Alle Artikel des Lieferanten „Carhartt“ (und NUR dieses Lieferanten) erfüllen die Selektion.

Alle Artikel der Warengruppe 100 (=Jeans) erfüllen die Selektion.

Alle Artikel der Lieferanten „CARHARTT“ oder „SOLIVER“ erfüllen die Selektion.

Alle Hosen die zu einer Warengruppe gehörten, die mit 1 beginnt (100 = Jeans, 110 = Damenhosen, 120 = Herrenhosen, 190 = Shorts) UND die vom Lieferanten Carhartt stammen.

1.05 Handbücher über DdD Cowis Backoffice aufrufen

Die einzelnen Handbücher zu DdD Cowis Backoffice sind auch über das Cowis-Menü erreichbar.

Sie können sie von jedem Bereich in Cowis aufrufen. Klicken Sie dazu auf  "? --> Handbuch" in der Menüleiste.

Handbücher über das „?“ aufrufbar

2.01 Allgemeines

Inhaltsverzeichnis

2.1.1 Definition

2.1.2 Aufruf

2.1.1 Definition

Die Adressdatenverwaltung bietet ein Maximum an Flexibilität. Es wurde eine Datenstruktur entwickelt, die in Bezug auf die "herkömmliche" Vorstellung über den Aufbau einer Adressdatenbank etwas aus dem Rahmen fällt. Mit DdD Cowis backoffice können Sie hier nicht nur jegliche Arten von Adresstypen (Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, Privat) anlegen, sondern auch zu jeder Adresse beliebig viele Telefonnummern, Faxnummern, Ansprechpartner und abweichende Anschriften speichern.

Desweiteren können verschiedene Daten an die DdD Cowis pos oder der DdD Cowis  Auftragsbearbeitung übergeben werden.

2.1.2 Aufruf

Um in die Adressdatenverwaltung zu gelangen, wählen Sie im Hauptmenü den Punkt "Adressen". Nun wird eine Liste der folgenden Adressdaten angezeigt: Adress-ID, Name, PLZ, Ort, etc..

2.02 Neuanlegen

Inhaltsverzeichnis

2.2.1 Anlegen von Adressen

2.2.2 Feldbeschreibung

2.2.3 Memo

2.2.4 Weitere Daten

2.2.5 Kunden-Daten

2.2.6 Lieferanten-Daten

2.2.7 Mitarbeiter-Daten

2.2.8 Privat-Daten

2.2.9 Rufnummern

2.2.10 Bankverbindungen neuanlegen

2.2.11 Feldbeschreibung

2.2.12 Adressen bearbeiten

2.2.1 Anlegen von Adressen

Zum Anlegen von neuen Adressen drücken Sie [NEU].Dies kann aus der Adressenliste, wie auch aus der Adressenauskunft erfolgen

2.2.2 Feldbeschreibung

Adress-ID

DdD Cowis backoffice vergibt eine Adress-ID. Diese können Sie mit [ENTER] übernehmen. Mit [F9] erhalten Sie eine Auswahlliste über die bereits gespeicherten Nummern. Es kann natürlich auch eine andere beliebige Nummer eingegeben werden, sofern diese nicht schon vergeben ist.

Anrede

Das Feld Anrede beinhaltet ebenfalls eine Auswahlliste mit Kürzeln. Innerhalb dieser Liste können bereits bestehende "Anreden" ausgewählt und mit [ENTER] übernommen werden. Mit [Neu] werden Neu angelegt und mit [Ändern] gegebenenfalls überarbeitet. Wenn Sie Ihre Anreden mit Kürzel kennen, arbeiten Sie am schnellsten wie folgt: Eingabe des angelegten Kürzels und anschließendes Bestätigen mit [ENTER].

Name1

Hier wird die Bezeichnung der Firma oder der Name von Personen eingegeben. Bei Namen muss beachtet werden, dass zuerst der Nachname und durch ein Komma getrennt der Vorname eingegeben werden sollte (z.B. "Mustermann, Hans"). Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da bei Selektionen oder Sofortpositionierung im Allgemeinen nach dem Nachnamen gesucht wird. In Briefen stellt DdD Cowis backoffice den Namen automatisch um. Wie in unserem Beispiel steht im Briefkopf dann "Hans Mustermann". Bei Firmen immer den für Sortierungen wichtigen Namen zuerst angeben (z.B. "Müller, Modehaus").

Name2

Wird ausgefüllt, wenn Name1 nicht ausreicht. Beispielsweise bei zweizeiligen Firmenbezeichnungen.

Str./Postf.

In diesem Feld wird die Standardanschrift eingegeben. Weitere Anschriften können später über den Menüpunkt "Kontakt" mit [Bearbeiten] eingegeben werden.

WICHTIG: Die hier eingegebene Adresse ist die Standardanschrift und wird beispielsweise für

Serienbriefe verwendet.

PLZ, Ort

Hier steht eine Liste der Postleitzahlen und Orte von Deutschland zur Verfügung. Nach Eingabe der PLZ und anschließendem [ENTER] erscheint automatisch der dazugehörige Ort. Diese Liste kann mit den üblichen Funktionen erweitert bzw. bearbeitet werden. Für häufig benötigte Orte kann ein Kürzel angelegt werden.

Kurzinfo

Es stehen 2 Zeilen für wichtige Informationen zur Verfügung.

2.2.3 Memo

Mit der Tastenkombination [Strg]+[F1] oder Menüpunkt "Datensatz/Memo" erhalten Sie eine beliebig große Kundenkarteikarte zum Eingeben "freier Texte". Hier haben Sie die Möglichkeit zu einer Adressen wichtige Informationen oder Gespräche zu dokumentieren. Die Eingaben müssen mit [Speichern] gesichert werden. Mit [Esc] kann die Eingabemaske verlassen werden. Memoeinträge können auch aufgerufen werden, indem Sie mit der Maus auf "Memo" klicken.

2.2.4 Weitere Daten

Jede Adresse kann in beliebiger Kombination vom Typ Privat, Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter sein. Die Zuordnung zu einer der oben genannten Gruppen findet per Ja/Nein - Schalter statt. Spezifische Daten für Privat-, Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeiteradressen können nach der Eingabe im entsprechenden Feld und anschließendem [ENTER] eingegeben werden. Zusätzlich können in jeder Gruppe 2 freie Stichwortfelder aktiviert werden (siehe dazu Standardvorgaben Adressen).

Hinweis: Hier angelegte Daten können in der Adressenauskunft mit ihrem jeweilig ersten Buchstaben mit dem Menüpunkt "Extras/Weitere Daten" oder [Shift]+[F5] aufgerufen werden. Außerdem kommen Sie in diese Masken, indem Sie mit der Maus auf den ersten Buchstaben klicken. Nach der Eingabe in den verschiedenen Feldern öffnen sich die folgenden Masken:

2.2.5 Kunden-Daten

Einzelhandel-Rabatt

Der hier eingegebene Rabatt wird an der DdD Cowis pos berücksichtigt.

(Großhandel nur mit entsprechendem Modul)

Kundengruppe

Wenn Sie mit "Staffelpreisen" arbeiten, kann für dieses Feld eine Kundengruppenliste angelegt werden. Mit der Eingabe einer Kundengruppe legen Sie fest, welcher "Staffelpreis", für den jeweiligen Kunden, als Artikeleinzelpreis verwendet wird. Die "Staffelpreistabelle" wird in der Artikelverwaltung angelegt.

Kunde seit

Datum (TT.MM.JJ) eingeben, seit wann die Firma oder die Person Kunde ist. Die folgenden Felder werden, sofern Sie über das "Modul Auftragsbearbeitung" verfügen, in der Auftragsbearbeitung benötigt bzw. können als Vorschlag dorthin übergeben werden. Ansonsten können sie als Infofeld dienen.

Gesperrt ab und Sperrgrund

Ab wann der Kunde nicht mehr beliefert wird. Es erfolgt eine Warnung beim Auswählen des Kunden in der "Auftragsbearbeitung". Der Sperrungsgrund wird ebenfalls in der Warnung angezeigt.

2.2.6 Lieferanten-Daten

Eigene Kunden-Nr

Ihre Kundennummer bei diesem Lieferant.

LieferantID

Kurzbezeichnung des Lieferanten (Zahlen oder Buchstaben). Diese Kurzbezeichnung wird bei den Artikeln als "Lieferant" in der Auswahlliste eingetragen. Wie auch bei den Kundendaten sind die nachfolgenden Felder mit dem "Modul Auftragsbearbeitung" verbunden.

Mind. Auftragswert

Mindestbestellwert bei diesem Lieferanten.

Aufschlag

Betrag bei Unterschreitung des Mindestbestellwertes.

Rabatt- und Bonusvereinbarungen

Konditionen, die Sie bei dem entsprechenden Lieferanten haben (Info-Felder).

2.2.7 Mitarbeiter-Daten

Freifeld 1 und 2

Für wichtige Informationen. Beispiel: Besonderheiten, Konditionen, Vorlieben.

Arbeitszeit und Urlaub

Vereinbarungen über Arbeitszeit und Urlaub.

Mitarbeiter seit

Eintrittsdatum des Mitarbeiters.

Geburtstag

Geburtstag des Mitarbeiters.

Verkäufer-Nr.

Eintrag der Personalnummer des jeweiligen Mitarbeiters.

WICHTIG: Diese Nummer ist die Personalnummer an der Kasse. Zusätzlich kann diese Nummer beim Ausbuchen von Ware (Menüpunkt "Einzeln buchen") eingesetzt werden, um Auswertungen nach Verkäufernummern zu erstellen.

Es bedient Sie

Eintrag erscheint auf dem Kassenbeleg (z.B. Es bedient Sie "Frau Mayer")

2.2.8 Privat-Daten

2.2.9 Rufnummern

Ein Kontakt kann Rufnummer (T), Faxnummer (F), Ansprechpartner (P), Anschrift (A) oder Kombination daraus sein. Es können zu jeder Adresse beliebig viele Kontakte gespeichert werden.

Kontakte neu anlegen

Mit [Neu] oder Menüpunkt "Datensatz/Neuanlegen". Beschreibung In diesem Feld wird eingegeben um was für eine Art von Eintrag (z.B. "Tel.", "Fax", "Herr Mustermann", "Lieferanschrift") es sich handelt.

Rufnummer

Hier wird die entsprechende Telefonnummer, Durchwahl, Faxnummer, etc. eingegeben.

Tel.? und Fax?

Kennzeichnung, ob die angegebene Rufnummer eine Telefon- oder Faxnummer ist. Der Eintrag "*" kennzeichnet die Standardnummer. Ein "X" bedeutet: "gehört zu". Beispiel: Wenn für einen Brief der Ansprechpartner ausgewählt werden muß, erscheinen alle Kontakte, die bei Ansprechpartner ein "*" oder ein "X" haben. Soll für einen Serienbrief der Standardansprechpartner verwendet werden, wird automatisch der Kontakt verwendet, der mit "*" gekennzeichnet ist. zu Händen Eintrag des kompletten "zu Händen"-Textes (z.B. "z.H. Herrn Meier").

Hinweis: Bei Privatadressen ist es sinnvoll dieses Feld leer zu lassen. Ansonsten passiert folgendes: Heinrich Mustermann, z.H. Herrn Heinrich Mustermann

Anrede Brief

Eintrag der kompletten Briefanrede (z. B. "Sehr geehrter Herr Meier,"). Das Komma nach dem Namen nicht vergessen.

Hinweis: Ist in dem Feld Bezeichnung der Name des Ansprechpartners eingetragen, können die beiden oben beschriebenen Felder mit [ENTER] bestätigt werden. DdD Cowis backoffice füllt diese dann vollständig aus. Dies erfolgt nach folgender Regel: Ist im Feld Bezeichnung das Wort "Herr ..." eingetragen, generiert DdD Cowis backoffice die Anrede "Sehr geehrter Herr ...," . In allen anderen Fällen wird die Anrede "Sehr geehrte ..." vorgeschlagen. Die Einstellung für die Vorschläge lässt sich in den Standardvorgaben (Standardvorgaben Adressen) ändern oder ganz löschen.

WICHTIG: Die beiden Felder "zu Händen" und "Anrede Brief" müssen korrekt ausgefüllt sein, um als Grundlage für Serienbriefe zu dienen.

Ansprechpartner

Kennzeichnung, ob der Eintrag als Ansprechpartner verwendet werden soll. Voraussetzung: Mindestens "Anrede Brief" muß ausgefüllt sein. Die folgenden Felder: Anrede Adr., Name1, Name2, Str./Postf., PLZ/Ort sind für abweichende Anschriften, z.B. Lieferanschrift, vorgesehen. (Siehe Adressen neuanlegen).

Anschrift

Kennzeichnung, ob der Eintrag als Anschrift verwendet werden soll. Hier ist die Auswahl

• Anschrift
• Rechnungsanschrift
• Lieferanschrift

vorgegeben.

2.2.10 Bankverbindungen neuanlegen

Mit [Bearbeiten] öffnen Sie die Liste der Bankverbindungen. Es können beliebig viele gespeichert werden.

Mit [Neu] werden neu Bankverbindungen angelegt.

2.2.11 Feldbeschreibung

Zweck

Als Zweck wird die Art der Bankverbindung (z.B. Lohnkonto) angegeben.

Empf./Bank

Hier wird der Empfänger eingegeben (Name/Firma). Durch Bestätigen mit [Return] wird der Name aus der Standardanschrift in dieses Feld übernommen.

Kontonummer

Kontonummer eingeben.

Bank und Bankleitzahl

Bank und dazugehörige BLZ eintragen. Auch hier kann eine Auswahlliste angelegt werden. Beim Auswählen eines Eintrages aus der Liste werden somit beide Felder gleichzeitig ausgefüllt.

Die Bearbeitung der Adressen kann aus der Adressenliste oder der Adressenauskunft erfolgen (Ausnahme: Selektionen können "nur" aus der Liste gestartet werden). Hierfür werden die Funktionstasten benötigt, die in der untersten Menüzeile aufgelistet sind. Außerdem sind die Befehle auch unter dem Menüpunkt "Datensatz" zu finden.

2.2.12 Adressen bearbeiten

Ändern

Mit [Ändern] gelangen Sie in den Änderungsmodus. Positionieren Sie den Leuchtbalken auf das zu ändernde Feld und ändern Sie die Daten wie gewünscht. Mit [Speichern] werden die geänderten Daten gesichert. Dabei fragt DdD Cowis backoffice noch einmal nach, ob die Eintragungen "OK" sind.

Kopieren

Jede Adresse kann mit Hilfe von [Kopieren] kopiert werden. DdD Cowis backoffice fragt nach, ob bestimmte Daten (Kontakte/Rufnummern und Bankverbindungen) übernommen werden sollen. Danach wird eine neu Adress-ID vergeben. Jetzt kann der Datensatz beliebig verändert werden. Mit [Speichern] Änderungen sichern.

Löschen

Der Button [Löschen] wird zum Löschen eines Datensatzes benötigt. DdD Cowis backoffice lässt sich vor der endgültigen Löschung den Vorgang allerdings noch einmal bestätigen.

Sortierung

Die Standardsortierung bei Adressen ist nach dem Namen. Mit einem Klick auf die jeweilige Spalte kann eine andere Sortierung ausgewählt werden.

Sofortpositionierung

Zum schnellen Auffinden von Adressen ist auch hier, wie im Bereich Artikel, eine Sofortpositionierung möglich.

Selektionen

Regeln zum Ausfüllen der Selektionsmaske finden Sie unter dem Punkt „Artikelselektionen“.

Hinweis bei Adresselektionen: Unter dem Punkt Selektieren können Sie mit [J] oder [N] angeben, auf welche Adresse sich die Selektion beziehen soll (z. B. Lieferanten [J] = nur innerhalb der Lieferanten wird selektiert). Wird bei 2 oder mehreren Feldern [J] eingegeben, werden nur Adressen selektiert, die beide Kriterien gleichzeitig erfüllen. Selektionen können nur in der Adressenliste, nicht in der Adressenauskunft ausgeführt werden.

In den Standardvorgaben, mit [Strg]+[F9] oder unter "Einstellungen/Standardvorgaben", können verschiedene Voreinstellungen gespeichert werden. Die Standardvorgaben werden beim Einrichten des Systems nach ihren Wünschen angepaßt. Bei Bedarf können Sie diese Vorgaben Ihren Anforderungen entsprechend ändern.

Adress-ID

Beim Neuanlegen wird die nächste freie Adress-ID ab dem hier eingetragenen Wert vorgeschlagen.

zu Händen, Anrede Brief

Eintrag, welchen Text das Programm bei jedem Kontakt, der als Ansprechpartner dienen soll, vorschlägt.

Anrede Brief

Unter den Standardwerten wird hier eingegeben, was DdD Cowis backoffice z.B. in Serienbriefen als Anrede eintragen soll, wenn kein Standardansprechpartner vorhanden ist. Diese Eintragungen ("zu Händen" und "Anrede Brief") werden von DdD Cowis backoffice, wie unter "Kontakte Neuanlegen" beschrieben, verwendet um automatisch sinnvolle Anreden für Ansprechpartner zu generieren. Dies spart Schreibarbeit beim Erfassen.

Frage nach Änderungen

DdD Cowis backoffice protokolliert selbständig, wer wann eine Adresse ändert. Wenn dieses Feld auf "J" gestellt ist, verlangt DdD Cowis backoffice zusätzlich die Eingabe eines Änderungsgrundes. Diese Einträge können unter "Datensatz/Änderungen" abgerufen werden.

Kunden (Zahlb.)

Dieser Vorschlag der Zahlungsbedingungen erscheint in der Kundenmaske.

Kreditlimit

DdD Cowis backoffice schlägt den hier eingetragenen Wert beim Neuanlegen von Kundendaten vor.

Stichwortfelder

Die Adressverwaltung von DdD Cowis backoffice erlaubt es, bis zu vier (2 lange und 2 kurze) frei wählbare Stichworte zu vergeben. Dieser Eintrag erscheint nun in der Auskunftsmaske der Adressen. Jedem dieser Stichwortfelder ist eine Auswahlliste hinterlegt, die Sie sich nach Ihren Wünschen anlegen können. Nach diesen Stichworten können später auch Auswertungen und Listen generiert werden.

Freie Felder: Kunden / Lieferanten / Mitarbeiter / Privat

DdD Cowis backoffice hat für jeden Adresstyp zwei frei definierbare Felder. Diese erscheinen in den jeweiligen Masken als Infofelder und können im Gegensatz zu den Stichwortfeldern nicht als Selektionskriterium in Auswertungen verwendet werden. Mit der Tastenkombination [Strg]+[F10] oder unter "Einstellungen/Druckparameter" steht eine Auswahlliste der installierten Drucker zur Verfügung. Hier kann eingestellt werden auf welchem Drucker aus der Adressdatenverwaltung gedruckt wird. Änderungen müssen mit [Speichern] abgespeichert werden. Wenn Sie verschiedene Drucker verwenden möchten, können sie an diesem Punkt drei Fragezeichen eintragen. Das bedeutet, dass DdD Cowis backoffice Sie vor jedem Druckvorgang fragt, welcher Drucker verwendet werden soll, bzw. die Auswahlliste der Drucker wird geöffnet. Nachfolgend sind verschiedene Arten von Listen beschrieben, die Sie unter DdD Cowis backoffice aus der Adressdatenverwaltung drucken können.

2.03 Adressverwaltung

Inhaltsverzeichnis

2.3.1 Adresse richtig anlegen

2.3.2 Kontakte und ihre Funktionen

2.3.3 Felder im Adressbereich

2.3.4 Kundenrabatt vergeben

2.3.5 Mitarbeiter/in bzw. Kassierer/in für die DdD Cowis POS anlegen

2.3.6 Kunden-Zahlarten für den eShop definieren

2.3.7 Kalkulationsfaktor direkt im Lieferanten eintragen

2.3.8 Kundenhistorie

2.3.1 Adresse richtig anlegen

Wechseln Sie in den Bereich

Hinweis: Die korrekte Eingabe der Namen ist wichtig. Zuerst den Nachnamen und durch ein Komma getrennt den Vornamen (z. B. „Müller, Peter“. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da beim Suchen und Sortieren der Adressen in der Regel zuerst der Nachname verwendet wird.

Für Briefköpfe oder Adressetiketten wird der Name automatisch richtig umgestellt (z.B. „Peter Müller“). Für weitere Namenseintragungen oder zweizeilige Firmenbezeichnungen kann das Feld „Name2“ verwendet werden.

Durch anhaken der Felder „Kunde“, „Lieferant“, „Mitarbeiter“ und „Privat“ kann in beliebiger Kombination angegeben werden zu welcher Gruppe die Adresse gehört.

Pro Gruppe können spezielle Zusatzangaben gespeichert werden.

2.3.2 Kontakte und ihre Funktionen

Zu jeder Adresse können beliebig viele Angaben wie Rufnummern, Faxnummern, Ansprechpartner, Liefer- oder Rechnungsanschriften, E-Mail-Adressen, Internet, freidefinierbare Anlässe oder auch sonstige Kontakte hinterlegt werden.

Diese Angaben werden allgemein als „Kontakte“ bezeichnet und verwaltet.

Hinweis: Die Liste der jeweiligen Adresse rufen Sie mit einen Klick auf oder über die F12 Taste auf.

Hier können Sie neue Kontakte mit anlegen, kopieren, ändern oder löschen.

2.3.3 Felder im Adressbereich

2.3.4 Kundenrabatt vergeben

Bei jeder Adresse die als Kunde angelegt wurde, kann mit einem Klick auf oder durch drücken der F7 Taste und durch Anklicken des Reiters die Kundendaten eingetragen / geändert werden.

Sie können hier bereits einen Rabattsatz für die Kasse (Feld „Rabatt EH“) oder für die Auftragsbearbeitung („Rabatt GH“) vorgeben lassen, der aber im Einzelfall geändert werden kann.

Wenn Sie mit Kundenkarten arbeiten, scannen sie im Feld „Kundenkarte“ den 13-stelligen Barcode der Karte ein.

Sie die Eintragungen durch anklicken der Schaltfläche oder durch drücken der F2 Taste.

Danach die Adresse nochmals speichern.

Nach dem nächsten Datenaustausch mit der Kasse ist die Adresse dort mit Rabattvorgabe verfügbar.

2.3.5 Mitarbeiter/in bzw. Kassierer/in für die DdD Cowis POS anlegen

Bei jeder Adresse die als Mitarbeiter angelegt wurde, kann über einen Klick auf oder durch drücken der F7 Taste und durch klicken auf den Reiter die Verkäuferdaten für die Kasse eingetragen
werden.

Vergeben Sie eine freie Verkäufernummer und einen Text im Feld „Es bedient Sie“ der auf dem Kassenbeleg mit ausgedruckt werden soll.

Speichern Sie die Eintragungen mit einem Klick auf

oder durch drücken der F2 Taste. Danach die Adresse nochmals speichern.

Nach dem nächsten Datenaustausch mit der Kasse ist die Adresse dort verfügbar.

2.3.6 Kunden-Zahlarten für eShop definieren

• Für Kundenadressen aus den DdD Cowis eShop können die "erlaubten Zahlarten" definiert werden.
• So ist eine Kundenspezifische Zahlung im eShop möglich.
• Über Registerkarte Kunde\Internet.

2.3.7 Kalkulationsfaktor direkt im Lieferanten hinterlegen 

• Wie bereits in den übergeordneten Warengruppen, kann auch direkt in der Lieferanten-Adresse ein Kalkulationsfaktor in % hinterlegt werden.
• Konfiguration über die Registerkarte "Allgemein" innerhalb der Lieferantenadresse.
• Der Kalkulationsfaktor wird aus der Lieferantenadresse genommen, sofern bei der Artikel-Neuanlage noch kein EK eingetragen worden ist.

Hinweis:

Der Kalkulationsfaktor aus der Adresse hat Vorrang vor dem Faktor der übergeordneten Warengruppe.

Kalkulationsfaktor in Lieferantenadresse

2.3.8 Kundenhistorie

Zeitlich begrenzbare Kundenhistorie

• Über mehrere Jahre hinweg steigt die Menge der Daten in der Kundenhistorie stetig an. Beim Anzeigen der Kundenhistorie an der Kasse konnte dies zu langen Ladezeiten führen.

In Cowis wurde eine Möglichkeit eingeführt, die Menge der Daten für den Export der Kundehistorie zu begrenzen.

Ein neuer Cowis-Parameter "KaKdHistorieZeitraum" steuert (in Monaten) welcher Zeitraum in der Kundenhistorie berücksichtigt und übertragen werden soll.

Beispiel: Mit einer Einstellungen von "6" werden die Daten der letzten 6 Monate ab heute exportiert bzw. an Cowis übertragen.

2.04 Druckmöglichkeiten

Inhaltsverzeichnis

2.4.1 Adress-Listen

2.4.2 Ausführliche Form

2.4.3 Kurzform

2.4.4 Hilfsdateien

2.4.5 Kundenhistorie

2.4.6 Adressetiketten

2.4.1 Adress-Listen

Zuerst müssen die gewünschten Adressen markiert werden. Danach kann unter "Drucken/Datensatz" oder mit [Strg]+[F3] die Funktion Liste aufgerufen werden. Nun erfolgt eine Abfrage nach der Form der Liste, welche je nach Eintrag (J/N) ausführlich oder kurz sein kann.

2.4.2 Ausführliche Form

In der folgenden Eingabemaske kann nun das Aussehen der Liste bestimmt werden.

Die meisten Felder können hier per Ja/Nein-Schalter aktiviert bzw. deaktiviert werden. Hierzu die Bedeutung einzelner Felder:

Namensumstellung
Da in DdD Cowis backoffice beim Adressen anlegen der Nachname zuerst eingegeben
wird, gibt es hier das Feld "Namensumstellung". Mit der Eingabe von "J" wird dabei der Vorname vorangestellt. "Name1".

Überschrift
Im Feld Überschrift kann eingetragen werden, was über die Liste als Überschrift gedruckt werden soll (z.B. Kundenliste).

Zusatzdaten
Hier können evtl. angelegte Stichwortfelder ausgewählt werden.

2.4.3 Kurzform

In der Maske "Adressliste Kurzform", zu erreichen unter "Drucken/Liste" oder mit [Strg]+[F4]  gibt es im unteren Teil einen Block "Anzahl Zeichen". Hier kann in die entsprechenden Felder, die Anzahl der benötigten Zeichen eingegeben werden. Es stehen maximal 126 Zeichen zur Verfügung.

2.4.4 Hilfsdateien

Dieser Menüpunkt ist unter "Drucken/Hilfsdateien" oder mit [Strg]+[F7] zu finden. Von hier aus können Sie die Auswahllisten der Anreden und Orte drucken. Außerdem ist es möglich Listen der, in den Standardvorgaben eingetragenen Stichwörter, zu drucken.

2.4.5 Kundenhistorie

Wenn Sie die DdD Cowis pos besitzen und dort kundenbezogen verkaufen, steht Ihnen mit [Shift]+[F9] oder unter "Extras/Kundenhistorie" eine Liste von Daten zur Verfügung. Hier können Sie genau nachvollziehen wann der Kunde was, bei welchem Verkäufer, zu welchem Preis und in welcher Filiale gekauft hat, und ob es reduziert war. Auch aus der "DdD Cowis-Auftragsbearbeitung" werden Daten (Rechnungen, Lieferscheine) dem jeweiligen Kunden  zugeordnet und in die Historie aufgenommen.

HINWEIS:
An der DdD Cowis pos werden alle Aktionen (z.B. Verkauf, Umtausch) eines Kunden, durch die Eingabe seiner Kundennummer gespeichert und in die Historie übernommen.

2.4.6 Adressetiketten

Mit dem Verfahren ist es möglich, entweder nur für die Hauptadresse oder alternativ für alle Anschriftenarten der Adresse die Etiketten zu drucken.

Auswahldialog „Adressetiketten drucken“

2.05 Serienbriefe und Adressaufkleber

Inhaltsverzeichnis

2.5.1 Allgemeines

2.5.2 Adressen auswählen

2.5.3 Adressaufkleber

2.5.4 Vorgehensweise

2.5.5 Adressen exportieren

2.5.6 Feldbschreibung

2.5.7 Adressen übernehmen

2.5.1 Allgemeines

Mit DdD Cowis backoffice können Adressaufkleber gedruckt und Adressen für Serienbriefe exportiert werden. Bei diesem Verfahren sind die
gestalterischen Möglichkeiten sehr viel größer, da Textverarbeitungsprogramme speziell dafür ausgelegt sind. Des Weiteren sind, z.B. in Winword, bereits Vorlagen für die gängigsten Etikettenhersteller und deren Formate verfügbar, so dass Sie sehr einfach mit beliebigen Etikettenformaten arbeiten können.

2.5.2 Adressen auswählen

Grundsätzlich werden zur Serienbrieferstellung nicht alle Adressen benötigt. Deshalb sollte mit Hilfe einer Selektion die Vielzahl der
Adressen eingegrenzt werden.

Wichtig: Als Standardanschrift wird die Anschrift verwendet, welche in der Adressenauskunft als Hauptadresse steht. Wenn unter dem Punkt "Kontakte" mehrere Ansprechpartner eingetragen sind, wird als Standardansprechpartner der mit "*" gekennzeichnete Eintrag übernommen (siehe dazu Adressen anlegen).

2.5.3 Adressaufkleber

Die einfachste Möglichkeit der Serienbrieferstellung besteht darin, Adressaufkleber zu drucken. Dafür wechseln Sie unter „Einstellungen/Druckparameter“ und konfigurieren die A4-Seite für den Adress-Etiketten-Druck.

2.5.4 Vorgehensweise

Zuerst die Adressen auswählen. Unter dem Menüpunkt "Drucken/Spezielles/Adressetiketten drucken" kann der Druck dann gestartet werden. Wenn der Serienbrief als Infopost verschickt wird, sollte als Sortierung "PLZ/Ort" gewählt werden.

2.5.5 Adressen exportieren

Der Ablauf erfolgt folgendermaßen:

1. Adressen in DdD Cowis backoffice markieren.

2. Menüpunkt "Extras/Datenexport/Winword-Format" (Tastenkombination [Shift]+[F10]) wählen).

2.5.6 Feldbeschreibungen

Maske

Hier kann ein Name für die Eingabemaske vergeben werden (Auswahlliste).

Adresse

Hier muß mit J/N - Schalter angegeben werden, ob die Adresse exportiert werden soll. Bei "J" wird die Standardadresse verwendet.
Bei "N" öffnet sich bei jeder Adresse eine Auswahlliste der in Frage kommenden Anschriften.

Ansprechp.

Per J/N - Schalter wird festgelegt, ob der Ansprechpartner exportiert wird. Bei der Eingabe von "Ja" öffnet sich hier das nächste Fenster, in dem wieder mit "J/N" bestimmt wird, ob der Standardansprechpartner verwendet werden soll.

Rufnummer
und Fax Siehe Ansprechpartner

Adress-ID
Gruppe und Kurzinfo Siehe Adresse

Adresskopf
aufbereiten Hier auch "J/N" eintragen.

Dateiname

Hier muß der Name der Datei angegeben werden (z.B. C:\Cowis\Adressen.txt). Die Erweiterung "TXT" ist sehr wichtig und bedeutet, dass die Datei als sog. Textdatei abgespeichert wird.

WICHTIG:
Diese Datei ist die Datenquelle, auf die beim Verbinden der Adressen mit dem Serienbrief der Textverarbeitung zurückgegriffen wird.

2.5.7 Adressen übernehmen

Nachdem Sie die Adressen exportiert haben, müssen Sie diese mit der Serienbriefvorlage in ihrem Textverarbeitungsprogramm verbinden. Hier gehen Sie bitte so vor, wie es im Handbuch Ihrer Textverarbeitung beschrieben ist. Für das häufig verwendete Programm "Winword" haben wir die Vorgehensweise an einem Beispiel beschrieben.

2.06 Serienbriefe in Mircrosoft Word erstellen

Inhaltsverzeichnis

2.6.1 Datenquelle öffnen

2.6.2 Verbinden

Zur Erstellung der Serienbriefe müssen Sie im Menü "Extras" auf "Briefe und Sendungen\Serienbrieferstellung“ klicken.
Sie befinden sich jetzt in dem "Seriendruckmanager".

2.6.1 Datenquelle öffnen

Im nächsten Schritt wird die Datenquelle unter Punkt 2 "Daten importieren" geöffnet.

WICHTIG: Als Dateityp müssen Sie hier Textdateien wählen. Außerdem muß der Punkt "Importweise auswählen" aktiviert werden. In das leere Serienbriefdokument werden jetzt Seriendruckfelder eingefügt, damit Winword weiß, wohin die Informationen der Datenquelle gedruckt werden müssen.

2.6.2 Verbinden

Beim Verbinden des Dokuments mit der Datenquelle, werden die Seriendruckfelder durch die Informationen aus der Datenquelle ersetzt. Dies erfolgt unter dem Punkt 3 "Ausführen".

WICHTIG: Hier muß das Feld "Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen drucken" aktiviert werden. Detaillierte Angaben finden Sie in der Online-Hilfe" von Windows unter "Serienbrief erstellen". Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder, Erläuterungen zum Ausfüllen der Eingabemasken und Beispiele für Auswertungen finden Sie in unserem.

2.07 Adressen Bonussystem

In das Bonussystem gelangen Sie durch Bestätigung des Menüpunktes „Extras/Sonstiges/Bonussystem“ und der Abfrage „Neu?“ mit „Ja“.

Sie gelangen dann in eine Zugriffsliste bereits erstellter Bonus-Abrechnungen und haben hier folgende Möglichkeiten zur Bearbeitung dieser
bzw. Erstellung einer neuen Abrechnung:

• Mit dem Button „Neu“ wird eine neue Bonusabrechnung (s. Abb.) angelegt. Die Adressen der Kunden, die für diese Bonus-Abrechnung berücksichtigt werden sollen, müssen vorher selektiert und markiert werden.
• Mit dem Button „Artikel“ können Sie auswählen welche Artikelverkäufe, Verkaufszeiträume, etc. bei der Methode „Umsatz abhängiger Gutschein Betrag“ berücksichtigt werden sollen.

• Eine erstellte Bonus-Abrechnung kann in der Liste der Bonus-Abrechnungen mit dem Button „Neu“ angeschaut aber nicht geändert werden. Bei der Methode „fester Gutscheinbetrag“ ist der Inhalt der Auswahl, die mit der Schaltfläche „Artikel“ gewählt wurde, ohne Bedeutung.

• Der Bonus kann dann durch Anklicken des Buttons "Berechnen“ berechnet werden, mit „GUT eintragen“ können Gutscheine für die
  Kassen erzeugt werden und mit dem Button „Drucken“ kann die Bonus-Berechnung ausgedruckt werden. Auf dem Ausdruck sehen Sie die Spalten Adress-ID, Name, Umsatz (EUR), Bonus (% + EUR), St.(bei eingelösten Gutscheinen wird hier ein „E“ hinterlegt) und die „GUT.Nr.“.

• Mit dem Buttons „Kopieren“ können Sie erstellte Abrechnungen übernehmen. Es werden dann die Adressen übernommen, die in der
  bereits erstellten Bonusabrechnung berücksichtigt wurden. Diese Adressen werden dabei automatisch „neu“ markiert. Sind bereits Adressen markiert, erfolgt eine Warnung, dass die bestehenden Markierungen gelöscht und andere Adressen markiert werden.

• Mit dem Button „Export“ können Sie die Adressen z.B. für das Textverarbeitungsprogramm Winword exportieren. Beim Export werden
  dann u.a. nachfolgende Felder exportiert, die dann als Seriendruckfelder im Word-Dokument zur Verfügung stehen: „Bonuszeitraum von und bis“,„Gültigkeit Tage“ und „Gültig bis“ (der Gutscheine), „Bonus“ (in Prozent) und „Umsatz“(Kundenumsatz).

   

2.08 Markierte Adressen bearbeiten

Markierte Adressen können mit einem (ISO) Länderkürzel besetzt werden.

• Über den Menüpunkt „Extras\Sonstiges\Markierte Adressen bearbeiten => "Land
  besetzen"

Änderung von Zahlart und Versandart auf markiere Adressen möglich.

• Extras\Sonstiges\Markierte Adressen bearbeiten.
  
  
  Neue Auswahlmöglichkeit für markierte Adressen
  
  
  Versand- und Zahlart eintragen

2.09 Selektion

Selektion der Adressen ohne Umsatz

• Es ist möglich, Kunden die über einen bestimmten Zeitraum welche keinen Umsatz hatten zu selektieren.

Über die erweiterte Selektion\Verkaufsdaten kann man dies über den Schalter "Kein Umsatz" aktivieren.

Adress-Selektion "Kein Umsatz"

Adress-Selektion nach "Anlass" mit 2 zusätzlichen Optionen 

• Die zusätzlichen Optionen sind:
• Anlass war im Zeitraum: Selektiert bspw. alle Personen welche im angegebenen Zeitraum geboren wurden.
• Anlass jährt sich im Zeitraum: Selektiert bspw. alle Personen welche im angegebenen Zeitraum Geburtstag haben.

 Zusätzliche Optionen für Selektion nach "Anlass"

3.01 Vorbereitungen

Inhaltsverzeichnis

3.1.1 Vorschlagsliste Warengruppe

3.1.2 Beispiel Warengruppenschema

3.1.3 Vorschlagsliste Merkmale

3.1.4 Beispiel für Merkmale

3.1.5 Vorschlagsliste Saison

3.1.6 Beispiel für Saison

3.1.1 Vorschlagsliste Warengruppe

DdD Cowis backofice wird bereits mit einem „einfachen“ Warengruppenschema ausgeliefert. Sie können dieses Warengruppenschema im Bereich Artikel über die Menüpunkte „Datei – Warengruppen“ abrufen und ggf. ergänzen, ändern oder auch ganz neu anlegen.
Wichtig: Bitte skizzieren Sie sich Ihr Warengruppenschema zuerst auf Papier bevor Sie es in DdD Cowis backoffice eingeben.

3.1.2 Beispiel Warengruppenschema

3.1.3 Vorschlagsliste Merkmale (Größen- und Farbtabellen)

DdD Cowis backoffice kann pro Artikel verschiedene Größen und Farben verwalten. Diese Eigenschaften werden als
„Merkmale“ bezeichnet. Die Zuordnung der Merkmale bestimmt, wie ein Artikel aufgebaut ist. Sie können so z.B. ein T-Shirt mit der folgenden Größentabelle anlegen.

Hinweis: Die einzelnen Werte der Merkmale „Größe“ und Farbe“ werden bei der Eingabe einfach durch ein Komma getrennt.

3.1.4 Beispiel für Merkmale

Wichtig: Bei der Eingabe der Größen- und Farbtabelle ind folgende Punkte zu beachten:
Bei der Bezeichnung der Merkmale ist die Schreibweise wichtig.

Die folgenden Merkmale sind definiert:

• Größe
• Farbe
• Länge
• Cup

Sollen „halbe“ Größen z.B. „3,5“ eingegeben werden, so darf hier kein Komma als Dezimaltrennzeichen eingeben werden, sondern es muss ein Punkt verwendet werden um die Größe 3.5 einzugeben. Sonst identifiziert DdD Cowis backoffice diesen Wert als 2 getrennte Größen 3 und 5.

Tipp: Für den obigen Fall kann auch folgende alternative Schreibweise gewählt werden: 3½. Das Zeichen ½ erhalten Sie durch die Kombination ALT und 171. Dabei müssen die Ziffern 171 auf dem numerischen Block der Tastatur eingegeben werden.

3.1.5 Vorschlagsliste Saison

Mit den Saisons können Sie festlegen, für welche Verkaufssaison ein Artikel eingekauft wurde. Der Zeitpunkt der
Warenlieferung ist hier nicht relevant. Soll ein Artikel keiner bestimmten Saison zugeordnet werden, so lassen Sie dieses Feld bei der Artikelanlage einfach leer. Dazu aber später mehr.

Wenn Sie beispielsweise zwei Saisons pro Jahr oder mehr verwenden möchten, so legen Sie diese einfach an. Hier stehen Ihnen die Funktionen „Neu“, „Kopie“, „Ändern“, „Löschen“ zur Verfügung, um diese Liste Ihren Bedürfnissen anzupassen.

3.1.6 Beispiel für Saison

3.02 Allgemeines

Wenn Sie die oben angeführten Vorschlagslisten nach Ihren Vorstellungen angepasst haben, ist DdD Cowis Backoffice bereit für den ersten selbst angelegten Artikel.

3.03 Der erste Artikel in DdD Cowis Backoffice

Inhaltsverzeichnis

3.3.1 Felder im Artikelstamm

3.3.2 Größen - Längen - Farben

3.3.3 Artikel speichern

3.3.4 Ware einbuchen

3.3.5 Sonderpreise beim Kopieren von Artikeln

Um den ersten Artikel anzulegen klicken Sie auf oder drücken die F5 Taste.

In der Auslieferungsversion erhalten Sie dann den folgenden Eingabedialog:

Im Dialog füllen Sie jetzt die Eingabefelder. Das erste Eingabefeld trägt die Bezeichnung „Warengruppe“. Sie wissen bereits, dass es für dieses Feld eine Vorschlagsliste gibt. Öffnen Sie die Vorschlagsliste durch einen Klick auf den Pfeil oder mit der F9 Taste und es erscheint die Warengruppenliste, die Sie zuvor angelegt haben.

Wählen Sie einen Eintrag aus. Um den aktuell gewählten Eintrag zu übernehmen klicken Sie ihn doppelt an oder bestätigen die gewünschte Warengruppe mit ENTER.

DdD Cowis backoffice übernimmt, außer den Warengruppenkürzeln auch die Warengruppenbezeichnung und erzeugt eine noch nicht verwendete „Artikel-ID“ im Nummernbereich der Warengruppe.

Zum Eingeben der Bezeichnung klicken Sie in das Feld „Bezeichnung“. Alternativ können Sie auch mit ENTER bestätigen um ein Feld „vorzuspringen“. Hier sollten Sie den Artikel näher beschreiben, z.B. einen Modellnamen oder eine nähere Beschreibung mit eingeben.

Bewegen Sie sich weiter durch die Eingabefelder und geben Sie hier Ihre Daten ein.

Achten Sie bitte besonders auf EK-Preis und VK-Preis.

Wenn Sie im Feld „Lieferant“ die Vorschlagsliste öffnen wird keine der üblichen Vorschlagslisten angezeigt, sondern
alle bereits vorhandenen Lieferanten. Die Liste ist zum Auslieferungszeitpunkt allerdings noch leer.

Sie ahnen wahrscheinlich schon wie Sie hier einen neuen Lieferanten anlegen können.

Genau wie überall in DdD Cowis backoffice können Sie auch hier durch einen Klick auf

(Alternativ über die F5 Taste) einen neuen Lieferanten anlegen.

Füllen Sie die Datenfelder der Lieferantenstammdaten aus.

Hinweis: Sie müssen nicht alle Felder sofort ausfüllen, sondern können die eingegebenen Daten jederzeit im Bereich Adressen ergänzen und ändern. Lediglich das Feld „Name1“ und „Lieferant-ID“ sollte ausgefüllt sein.

Legen Sie hier bitte einen Ihrer Lieferanten an. In unserem Muster wählen wir den Lieferanten „S.Oliver“. Wenn Sie jetzt auf klicken ist der Lieferant angelegt und steht in der (vorher leeren) Auswahlliste. Übernehmen Sie den Lieferanten mit einem Doppelklick oder der ENTER Taste.

3.3.1 Felder im Artikelstamm

3.3.2 Größen - Längen - Farben

Im letzten Teil der Artikelneuanlage wird die Größen/Farbtabelle festgelegt. Wie vorher beim Anpassen der Merkmal-Datei schon beschrieben, wird in diesem Bereich bestimmt, ob und welche Größen/Farben der Artikel haben soll.

Sie können natürlich bereits angelegte Vorschläge aus der Merkmaldatei abrufen und bei Bedarf diese Vorschläge für den aktuellen Artikel individuell abändern (z.B. eine Größe hinzufügen oder löschen.

Beispiel: So könnte eine Größen/Farbtabelle für ein T-Shirt aussehen:

Beispiel: Eine Tabelle für Jeanshosen mit Größe, Länge und Farbe:

Beispiel: Eine Tabelle kann auch nur ein Merkmal haben, z.B. nur eine Farbe:

Wichtig:

• Beachten Sie die Reihenfolge der Merkmale: erst die Größe, dann Länge, Farbe etc.
• Bitte achten Sie auf die Schreibweise der Farben. DdD Cowis ist in diesem Punkt sehr genau, das heißt die Farbe „Schwarz“ und die Farbe „schwarz“ sind zwei verschiedene Farben.
• Pro Artikel kann jede Merkmal-Bezeichnung nur einmal vorkommen.
• Das erste Merkmal muss in die erste Zeile und ergibt später in der Tabelle die Spalten.
• Das zweite Merkmal ergibt die Zeilen.
• Die dritte Zeile kann nur ein Merkmal enthalten und dient der Selektion und Statistik.

3.3.3 Artikel speichern

Nachdem die Merkmale unseres ersten Artikels festgelegt sind kann der Artikel gespeichert werden. Das erfolgt automatisch, wenn Sie den Eingabedialog mit ENTER bis zum Ende durchgehen. Sie können den Artikel jederzeit mit einem Klick auf oder mit der F2 Taste speichern.

3.3.4 Ware einbuchen

Beim Speichern eines neu angelegten Artikels erscheint die folgende Abfrage:

Hier können Sie mit der Antwort gleich eine bestimmte Menge von Teilen in DdD Cowis backoffice einbuchen.

Das macht z.B. beim Erfassen des vorhandenen Warenbestandes Sinn. Dazu aber später mehr.

Beantworten Sie für unseren Musterartikel die Frage mit .

Der erste Artikel ist nun angelegt!

Nach dem Speichern des Artikels sind wir wieder dort wo wir angefangen haben, in der Regel ist das die Übersichtsliste der Artikel.

Jedoch gibt es in dieser Liste jetzt einen weiteren Eintrag – unseren neuen Artikel.

Sonderpreise beim Kopieren von Artikeln

• Sonderpreise wurden beim Kopieren eines Artikels bisher immer mit kopiert. Nun wurde eine neue Option implementiert, mit der sich steuern lässt, ob der Sonderpreis bei der Kopie eines Artikels mit kopiert werden soll oder nicht. Außerdem wurde in diesem Zuge die Maske für das Kopieren von Artikeln übersichtlicher gestaltet.

Die Maske für das Kopieren von Artikel besitzt nun ein
Steuerungselement für das Kopieren von
Sonderpreisen und dessen Gültigkeitszeitraum.

3.11 Warengruppen und übergeordnete Warengruppen

Inhaltsverzeichnis

3.11.1 Warengruppe

3.11.2 Warengruppen - mit bis zu 10 Stellen und Hierachien

3.11.3 Übergeordnete Warengruppen

3.11.4 Standardvorgaben in übergeordneten Warengruppen

3.11.1 Warengruppe

In einer Warengruppe werden Artikel zusammengefasst, die sich in bestimmten Eigenschaften gleichen (Hosen,Strickwaren, Hemden, etc).

Wie „fein“ diese Warengruppen aufgeschlüsselt werden, bestimmt der Anwender. Die Warengruppen können auch im laufenden Betrieb den Anforderungen angepasst und erweitert werden. Mit DdD Cowis backoffice können bis zu 10stellige Warengruppen abgebildet werden.

Die Produkttiefe und Breite des Sortiments bilden den Verwaltungs-Rahmen. Jede Stelle einer Warengruppe kann als eine übergeordnete Hierarchie zur nächsten Stelle interpretiert und ausgewertet werden.

3.11.2 Warengruppen - mit bis zu 10 Stellen und Hierachien

Aus Einzelartikeln werden sinnvolle Warengruppen, die besser analysiert und bedarfsgerecht strukturiert werden können.

Beispiel für ein 3-stelliges Warengruppenschema:

Ein Damenbody gehört folglich zur Warengruppe 210. In den Auswertungen können - indem die Anzahl der auszuwertenden Stellen bestimmt wird - Warengruppen zusammengefasst werden. Eine Auswertung über 2 Stellen, mit allen Warengruppen die mit „21“ beginnen, würde also den Bereich „Oberbekleidung Damen“ betreffen.

3.11.3 Übergeordnete Warengruppen

Übergeordnete Warengruppen fassen einzelne Warengruppen zu logischen Einheiten zusammen. Dieses Verfahren bringt Übersicht.

Effizienz:  Für die tägliche Arbeit ist es außerordentlich wichtig, einen neuen Artikel möglichst einfach, schnell und mit großer Aussagefähigkeit zu erfassen.

Vorschläge: Da viele Artikel gleiche Eigenschaften wie Sollkalkulation, Größen / Farbleisten etc. haben, macht DdD
Cowis backoffice sinnvolle Vorschläge.

Beispiel: Die meisten Artikel in der Warengruppe „Shirt“ werden mit derselben Größenliste (S,M,L,XL) angelegt. Von einem guten Programm wird nun erwartet, dass die entsprechende Größenliste automatisch angewendet wird, sobald ein Artikel aus der  Warengruppe „Shirt“ erfasst wird. Dasselbe gilt natürlich für eine in den Warengruppen generell gültige „Soll-oder Mindestkalkulation“, einem Warengruppenspezifischen Identnummernbereich, etc. DdD Cowis ermöglicht das Definieren von übergeordneten Warengruppen, beispielsweise „Shirt“, deren Vorgaben für alle Unterwarengruppen (Shirt langarm, Shirt kurzarm, etc.) gelten. Übergeordnete Warengruppen werden – wie normale Warengruppen – beliebig „fein“ definiert. Soll in unserem Beispiel eine übergeordnete Warengruppe für Oberbekleidung definiert werden, so muss diese die Nummer „2“ bekommen, da alle Warengruppen für Oberbekleidung mit „2“ beginnen.

3.11.4 Standardvorgaben in übergeordneten Warengruppen

Warengruppenbezogene Vorschläge bei der Artikelerfassung machen den Wareneingang schnell, einfach und übersichtlich.

Standardvorgaben:

In den übergeordneten Warengruppen werden
z.B. folgende Eingaben als Standardvorgabe hinterlegt:

• Artikelbezeichnung
• Artikelnummernbereich
• Stammartikel (Ja / Nein)
• Sollkalkulation
• Mindestkalkulation
• Lieferant
• Tabellenspalten (Merkmal 1; z.B. Größen)
• Tabellenzeilen (Merkmal 2; z.B. Farben, Längen)

Beispiel: Wurde für Damenoberbekleidung die übergeordnete Warengruppe „21“ mit den oben abgebildeten Daten bestimmt, setzt DdD Cowis backoffice folgende Standardwerte selbstständig ein:

Anmerkung: Die hier hinterlegten Daten sind nur Vorschläge, die bei Bedarf jederzeit angepasst werden können.

3.12 Erfassen des aktuellen Warenbestands

Inhaltsverzeichnis

3.12.1 Artikel anlegen und Ware einbuchen

3.12.2 Ware bereits verkauft?

Neben der Erfassung der laufenden Warenlieferungen ist die Aufnahme des vorhandenen Warenbestandes die Hauptarbeit bei der Neueinführung von DdD Cowis backoffice.

Damit diese Aufnahme strukturiert abläuft einige Praxistipps:

• Prüfen Sie beim Einbuchen der Waren, ob es sich um Stammartikel handelt, die Sie bereits im Bestand haben. Wenn das der Fall ist, so zählen Sie die bereits vorhandene Ware, wenn die neue Ware in die Regale geräumt wird.
• Notieren Sie die DdD Cowis -Artikel-ID und den VK-Preis. Die Aufnahme der vorhandenen Teile tragen Sie am
  besten in eine Tabelle mit Größe, Länge und Farbe ein.
• Ist die Ware nicht im Bestand so brauchen Sie für die Erfassung in COWIS die folgenden Daten:
  • Lieferant und Bestellnummer
  • VK-Preis und wenn möglich EK-Preis
  • Warengruppe
  • Größe, Länge und Farbe
• Teilen Sie die Aufnahme in logische Gruppen ein und versuchen Sie Artikel Warengruppenweise von gleichen Lieferanten gleichzeitig aufzunehmen. Durch diese Vorbereitung geht die Erfassung der Daten schneller.
• Nehmen Sie jeweils ca. 2-3 A4-Seiten auf und geben Sie diese dann in DdD Cowis
  backoffice ein. Damit ist die Aufnahme in kleinere Bereiche aufgeteilt.Aufnahmefehler können so schneller
  erkannt werden.
• Buchen Sie eine Seite nach der anderen ein, drucken Sie für jede Seite gleich die Etiketten und geben Sie diese in den Verkauf zur Etikettierung. Damit vermeiden Sie, dass die Artikel verkauft werden, während die Etiketten noch im Wareneingang liegen.

3.12.1 Artikel anlegen und Ware einbuchen 

Die Erfassung des Warenbestands erfolgt im Bereich Artikel. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Nachschauen, ob der Artikel bereits angelegt ist. Das geht am einfachsten anhand der Bestellnummer.

2. Wenn ja – prüfen ob die Größen/Farben passen.

3. Wenn nein – Artikel anlegen.

4. Gezählten Bestand einbuchen.

5. In regelmäßigen Abständen Etiketten drucken und auszeichnen.

Schritte in DdD Cowis backoffice:

1. Wechseln Sie in den Bereich Artikel.

2. Wählen Sie die Sortierung nach Bestellnummer.

3. Suchen Sie den Artikel anhand der Bestellnummer. Wechseln Sie in die Artikelauskunft.

4. Prüfen Sie, ob in der Tabelle alle Farben und Größen vorhanden sind, die Sie brauchen. Wenn das nicht der Fall ist, so ändern Sie den Artikel und ergänzen die Merkmale.

5. Rufen Sie dem Menüpunkt „Extras – Buchen/Preise bearbeiten – Wareneingang buchen“ auf um den Bestand einzubuchen.

Ist der Artikel nicht vorhanden, legen Sie ihn mit einem Klick auf    oder durch drücken der F5 Taste an. Wenn Sie den Artikel durch einen Klick auf   oder durch drücken der F2 Taste sichern erscheint die Frage „Ware einbuchen“. Beantworten Sie die Frage mit .

Sie sehen jetzt den Wareneingangsdialog:

Bitte prüfen bzw. ergänzen Sie die folgenden Eingabefelder:

Etikett drucken: Wenn Sie Etiketten erzeugen wollen „J“, sonst „N“.

Datum: Bitte wählen Sie für alle Waren, die Sie nachbuchen ein Datum VOR dem Einsatz von DdD Cowis backoffice. Bsp:  Wenn Sie am 18.08.2010 DdD Cowis backoffice einführen, so geben Sie als Datum fest z.B. 31.12.09 ein. Damit können Sie zwischen regulären Wareneingängen und nachgebuchten Ware unterscheiden.

Filial-Nr.:  Tragen Sie die richtige Filial-Nr. ein (nur bei mehreren Filialen erforderlich).

Tragen Sie die gezählte Menge des Warenbestandes im folgenden Dialog ein:

Bitte beachten Sie bei der Eingabe des Warenbestandes, dass die eingegebene Menge zum bereits vorhandenen Warenbestand addiert wird. Speichern Sie die Eingabe durch Anklicken der   Schaltfläche oder durch drücken der F2 Taste. Verlassen Sie durch einen Klick auf   oder durch drücken der ESC Taste den Auskunftsbereich. 

Sie sind jetzt wieder in der Artikel-Übersichtsliste und können den Warenbestand des nächsten Artikels eingeben.

3.12.2 Ware bereits verkauft?

Während der Aufnahme des vorhandenen Warenbestands wird es zwangsläufig vorkommen, dass Ware zwischen zählen und erfassen verkauft wird. Das merken Sie erst dann, wenn Sie mehr Etiketten erzeugt haben als Ware im Ladengeschäft vorhanden ist. In diesem Fall müssen Sie die übrig gebliebenen Etiketten wieder ausbuchen (d.h. richtigerweise wird die Ware nicht „ausgebucht“, sondern dieses Etikett als verkauft gebucht).

Dazu führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Wechseln Sie in den Bereich Artikel.

2. Wählen Sie die Funktion „Extras – Buchen/Preise bearbeiten – einzeln buchen“.

Im folgenden Dialog geben Sie bitte die folgenden Daten ein:

3.13 Buchen

Inhaltsverzeichnis

3.13.1 Buchen über "Einzeln buchen"

3.13.2 Buchungsarten in DdD Cowis Backoffice

3.13.3 Filialumlagerung und Filiallieferschein

3.13.4 Buchungs-Historie

3.13.5 Verkäufe als Sales-Report buchen

3.13.1 Buchen über "Einzeln buchen"

Im Hauptmenübereich Artikel können Sie über den Menüpunkt „Extras / Buchen / Preise bearbeiten / Einzeln buchen“ alle Buchungen wie z. B. Verkäufe, Dreingaben oder Eigenbedarf manuell oder mit Hilfe des Barcode-Scanners buchen.

Im Feld „Buchungsart“ wählen sie die Art der Buchung aus.

Grund für Bestandskorrektur

• Sie können nun Vorschlagswerte für den Grund speichern, indem Sie "F9" drücken oder auf den im Bild markierten Pfeil klicken.

Durch Drücken von "F9" oder Klick auf den markierten Pfeil können

Sie Vorschlagswerte für den Korrekturgrund hinterlegen.

3.13.2 Buchungsarten in DdD Cowis Backoffice

(Die meisten Buchungen werden vom entsprechenden Programmbereich automatisch erzeugt)

• Das „Buchungsdatum“ wird automatisch mit dem aktuellen Systemdatum vorgegeben, kann aber geändert werden.
• Wählen Sie die Filiale aus auf die diese Ware gebucht werden soll.
• Falls Sie Verkäufer- oder Kundenbezogen buchen möchten, wählen Sie diese aus den Listenfeldern aus.
• Den Buchungsbetrag (also tatsächlicher Verkaufspreis) können sie im Feld „VK eff.“ eingeben, falls er von dem regulären Preis abweicht. Ansonsten wird der im Artikelstamm hinterlegte Wert verwendet.
• Im Feld „Artikel-ID“ wählen Sie nun den Artikel, oder scannen das Etikett mit dem Barcodeleser.
• Damit ist die Buchung bereits abgeschlossen und wird in den unteren Zeilen in blau aufgeführt.

Wenn alle Buchungen getätigt wurden können Sie die Buchungserfassung mit einem Klick auf    oder durch drücken der ENTER Taste beenden.

3.13.3 Filialumlagerung und Filiallieferschein

Wenn sie Artikel zwischen den Filialen verschieben möchten, verwenden Sie den Menüpunkt „Extras / Buchen / Preise bearbeiten / Filialumbuchungen manuell“. Hier sehen Sie zu den Artikeln die aktuellen Bestände und Verkaufszahlen, sowie den Gesamtbestand.

Durch Ändern der jeweiligen Mengen können Sie die Bestände auf die einzelnen Filialen sinnvoll anpassen. Die Zeile „Rest“ muss bei Abschluss leer sein.

Nachdem Sie die Eingabe mit einem Klick auf   oder durch drücken der F2 Taste abgeschlossen haben, können Sie für die betroffenen Filialen Filiallieferscheine drucken und den Artikeln beilegen.

3.13.4 Buchungs-Historie

Sämtliche Buchungen wie Verkäufe, Bestandskorrekturen oder Wareneingänge werden lückenlos zu jedem Artikel
protokolliert und sind über den Menüpunkt „Extras / Historie“ oder der F12 Taste einsehbar.

Wichtige Informationen wie Buchungsart (BA), Verkäufernummer (VN), oder der tatsächliche Verkaufspreis sind sichtbar.

Hinweis: Falsche Buchungen können durch einen Klick auf   oder durch Drücken der F8 Taste gelöscht werden, sofern der angemeldete Benutzer die entsprechende Berechtigung besitzt.

Diese Möglichkeit sollte mit sehr viel Bedacht angewendet werden, da sie nicht rückgängig gemacht oder nachvollzogen werden kann!

3.13.5 Salesreport über manuelle Buchungen erzeugen

• Manuelle Verkaufsbuchungen, die nicht über die Kassenabschlüsse generiert worden sind, können als SLSRPT (Salesreport) erzeugt werden.

Funktionsweise:

Diese Verkaufsbuchungen werden über "Artikel" => "Extras" => "Buchen/Preise bearbeiten" => "Einzeln buchen" durchgeführt.

Die neue Option "In Sales-Reports übernehmen" muss hierbei angehakt werden.

Beim erneuten Auftruf "Einzeln buchen" ist der Schalter "In Sales-Reports übernehmen" bereits vorbelegt. Dies erleichtert das erfassen.

Folgende Buchungen können hierbei berücksichtigt werden:

• "VR": Verkauf
• "DG": Dreingaben
• "EB": Eigenbedarf
• "PV": Personalverkauf (Menge ist positiv)
• "UT": Umtausch
• "RK": Rücknahme
• "DK": Reklamation (Menge ist negativ)

Der Sales-Report wird automatisch mit dem entsprechenden "EDI-Task" an die Lieferanten übergeben.

 Einzeln buchen

3.14 Artikellisten erstellen und drucken

Artikelliste drucken

Über den Menüpunkt „Drucken / Liste“ im Bereich Artikel haben Sie die Möglichkeit nach Ihren eigenen Vorgaben detaillierte Artikellisten zu erstellen.

Hinweis: Wichtig ist hier, dass Sie vorher die Artikel markieren, die Sie auf der Liste enthalten sein sollen. Dazu ist es in der Regel sinnvoll vorher eine entsprechende Selektion auszuführen und ggf. alle oder Teile der selektierten Artikel zu markieren.

Bereich Stammdaten:          

Setzen sie bei den Angaben die auf der Liste als Spalte enthalten sein sollen einen Haken. Die Zahl hinter den Punkten gibt an, wie viele Zeichen diese Spalte breit sein soll.

Bereich Bestände:

Geben Sie an, welche Zahlen auf der Liste gedruckt werden sollen. Mit „Feld-Breite“ können Sie angeben, wie viele Stellen vor oder nach dem Komma aufgeführt werden sollen.

Bereich Tabellen: 

Pro Artikel haben Sie die Möglichkeit eine Tabelle darzustellen mit den jeweiligen Zahlen zu Größen und Farben. Die Tabelle „Leer“ ist für Inventurzählungen gut geeignet.

Bereich weitere Einstellungen:

Geben sie an, ob für jeden Artikel eine eigene Seite gedruckt werden soll oder ob jede Größe und Farbe in einer eigenen Zeile aufgelistet sein soll. Kompr. Tabelle bewirkt, dass die Tabelle nur Felder angibt, die auch Zahlen beinhalten.

Zusatzdialog Preise:

Mit der Taste Preise kommen Sie in die Eingabemaske für die Preisdarstellung in der Sie angeben können welche Preise und Summen aufgeführt werden sollen.

Ausdruck offener Auftragsbestände Modellgenau 

3.04 Artikel-Auskunft

Inhaltsverzeichnis

3.4.1 Artikel-Auskunft

3.4.2 Wechsel zwischen Artikel-Auskunft und Artikel-Übersichtsliste

3.4.1 Artikel-Auskunft

So sieht der erste Artikel nach dem Speichern in der so genannten Artikel-Auskunft aus.

Hinweis auf den nächsten Liefertermin in den Artikeldetails 

•  In der Registerkarte "Offene Order" wird ein Hinweis (ToolTip) auf den "nächsten Liefertermin" eines Modells angezeigt.
• In der Registerkarte "Best\Verf\Order\Auf" wird ein Hinweis (ToolTip) auf den "nächsten Liefertermin" der als nächsten gelieferten Farbe des Modells angezeigt.

Hinweis auf den nächsten Liefertermin aus der Order

3.4.2 Wechsel zwischen Artikel-Auskunft und Artikel-Übersichtsliste

Um einen Artikel, den Sie in der Liste ausgewählt haben (wir sprechen hier vom so genannten „aktuellen Datensatz“), in der Auskunftsmaske näher betrachten zu können, klicken Sie diesen bitte doppelt an oder drücken Sie die ENTER Taste.

Umgekehrt können Sie mit einem Klick auf oder der ENTER Taste wieder zurück zur Listenansicht gelangen.

3.05 Gruppierung

Inhaltsverzeichnis

3.5.1 Artikel Gruppierung

3.5.2 Gruppierung aufheben

3.5.1 Artikel Gruppierung

Die so genannte Artikelgruppierung ist eine Neuerung, die es Ihnen ermöglicht Artikeldaten zu fokussieren, beispielsweise wenn Sie wissen möchten, welcher Artikel wann zusammen mit welchen anderen Artikeln geliefert wurde.

Ziehen Sie hierfür den Spaltenkopf „Lieferanten“ nach oben. DdD Cowis backoffice bereitet Ihre Artikeldaten auf und zeigt Ihnen folgende Struktur:

Ziehen Sie nun den zweiten Spaltenkopf „Letzter WE“ nach oben. DdD Cowis backoffice gruppiert automatisch die
Wareneingänge zusammen (Beispiel Lieferant „Chantal“).

Auf einen Blick sehen Sie welche Artikel an welchem Datum geliefert wurden.

Das ist natürlich nur eine Möglichkeit von vielen, wie Sie sich Ihre Artikelübersichtsliste aufbereiten lassen können.

3.5.2 Gruppierung aufheben

Um eine Gruppierung rückgängig zu machen ziehen Sie einfach die Spaltenköpfe wieder in den Listenbereich zurück. DdD Cowis backoffice zeigt Ihnen dann wieder den ganz „normalen“ Listenbereich.

Ein Neustart von DdD Cowis backoffice hebt natürlich ebenfalls etwaige eingestellte Gruppierungen auf.

3.06 Sortierung

Inhaltsverzeichnis

3.6.1 Sortierung und Sofortpositionierung

3.6.2 Sortierung erkennen

3.3.10 Sortierung und Sofortpositionierung

Die schnellste Methode einen Artikel (aber das gilt wie in DdD Cowis üblich nicht nur für Artikel) zu finden, ist die so genannte „Sofortpositionierung“. Wie funktioniert nun diese Sofortpositionierung? Wenn Sie sich in einer Übersichtsliste befinden, hat diese Liste immer eine Sortierung.

In unserem Fall ist die Sortierung auf eingestellt, das bedeutet, Sie können sofort nach Artikelbezeichnungen suchen. Dazu tippen Sie einfach – ohne vorher irgendetwas machen zu müssen – die Bezeichnung des Artikels den Sie suchen ein. Sie werden feststellen, dass sich mit jedem Tastendruck der „Datensatzmarkierer“ (am linken Fensterrand) auf den Bildschirm bewegt. Dieser „Datensatzmarkierer“ markiert den so genannten „aktuellen Datensatz“ in unserem Fall den aktuellen Artikel. Tippen Sie die Artikelbezeichnung einfach ein – DdD Cowis backoffice positioniert den „Datensatzmarkierer“ auf dem Artikel, welcher der eingegebenen Zeichenfolge am nächsten entspricht. Hier wurde ein „t“ eingegeben. Wenn Sie sich einmal vertippt haben, löscht die Taste BACKSPACE (Rückschritt) die gesamte Eingabe.

Durch Ändern der Sortierung z.B. nach der Bestellnummer oder der können Sie Artikel nach dem gewählten
Sortierkriterium sehr effektiv suchen und finden. Die Änderung der Sortierung geschieht durch Anklicken der Spaltenköpfe wie z.B. .

Tipp: Die Sortierung kann auch durch drücken der F4 Taste geändert werden.

Wählen Sie die gewünschte Sortierung mit der Maus oder den Pfeiltasten aus und bestätigen Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Sortierung oder durch drücken der ENTER Taste.

3.3.11 Sortierung erkennen

Eine Sortierung erkennen Sie an der absteigenden oder aufsteigenden Pfeilspitze in den Spaltenköpfen.

3.07 Selektion

Inhaltsverzeichnis

3.7.1 Selektion (Filtern)

3.7.2 Erkennen einer aktiven Selektion

3.7.3 Formulieren einer Selektion

3.7.4 Aufheben einer Selektion

3.7.5 Selektionsfelder

3.7.6 Funktionen der Selektionsfelder

3.7.7. Sonderzeichen bei Selektionen

3.7.8 Selektionen verketten

3.7.9 Beispiele für Selektionen

3.7.1 Selektion (Filtern)

Im Laufe der Zeit „sammeln“ sich im Artikelstamm eine Vielzahl von Artikeln an. Dann wird es immer häufiger vorkommen, dass Sie nicht mehr mit allen Artikeln arbeiten wollen, sondern nur noch mit einer bestimmten Auswahl. Das ist das Einsatzgebiet von Filtern oder wie diese in DdD Cowis backoffice bezeichnet werden, einer Selektion. Bei einer Selektion können Sie selbst entscheiden, welche Artikel angezeigt werden und welche nicht. Dazu müssen Sie Bedingungen formulieren, die Artikel erfüllen müssen um in dieser Selektion angezeigt zu werden. Aber keine Angst – das ist viel einfacher als Sie denken.

3.7.2 Erkennen einer aktiven Selektion

An dem roten Rechteck mit dem Vermerk „Sel.“ in der Statuszeile erkennen Sie, dass eine Selektion aktiv ist.

3.7.3 Formulieren einer Selektion

Starten Sie durch einen Klick auf oder durch drücken der F3 Taste.

Es erscheint der folgende Dialog:

In diesem Dialog geben Sie jetzt die Bedingungen der Artikel ein, die nach der Selektion angezeigt werden sollen.

• Wenn Sie eine Selektionsmaske speichern möchten, müssen Sie erst den gewünschten Namen der Maske eintragen,
  dann die Selektionskritierien und anschließend ausführen. Achten Sie hierbei auf genau diese Reihenfolge, da sonst Ihre Eingaben verworfen werden.
• Um nach einer Artikeleigenschaft zu selektieren, klicken Sie in das angegebene Feld und wählen Ihre Artikel-Eigenschaft und den dazugehörigen Wert aus.

 Artikel-Eigenschaften in der Selektion eintragen

• Um einen Eintrag zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zeile.

3.7.4 Aufheben einer Selektion

Eine Selektion bleibt solange aktiv, bis Sie diese wieder aufheben oder DdD Cowis backoffice beenden. Sie heben eine Selektion auf, indem Sie eine „leere“ Selektion formulieren – also durch anklicken von  oder durch drücken der F3 Taste. Den Selektionsdialog beenden Sie dann durch einen Klick auf oder mit der F2 Taste.

3.7.5 Selektionsfelder

In der nachfolgenden Tabelle werden die Funktionen der Selektionsfelder beschrieben. In den Feldern mit freier Eingabe können mehrere Werte, jeweils durch Komma getrennt, eingegeben werden. Dabei erfüllt ein Artikel die Bedingungen bereits dann, wenn einer der eingetragenen Werte der Selektion auf den Artikel passt. Man spricht hier von einer „ODER-Bedingung“. Ein Artikel muss eine „ODER“ die andere Bedingung erfüllen.
Die Werte der einzelnen Selektionsfelder stellen eine so genannte „UND-Bedingung“ dar. Das bedeutet, dass ein Artikel der angezeigt werden soll, die Bedingung des ersten Feldes „UND“ die Bedingung des zweiten Feldes usw. erfüllen muss. Sie können mehrere Einträge nacheinander aus den Vorschlagslisten auswählen. DdD Cowis backoffice fügt die Einträge dann automatisch durch Komma getrennt in das jeweilige Selektionsfeld ein.

3.7.6 Funktionen der Selektionsfelder

3.7.7 Sonderzeichen bei Selektionen

Bei den meisten Feldern gibt es bestimmte Zeichen mit Sonderfunktionen. Diese Sonderzeichen bezeichnet man als Wildcards oder Jokerzeichen.

3.7.8 Selektionen verketten

Wenn Sie eine Selektion formuliert haben und möchten auf die so erhaltene Selektionsmenge nochmals eine Selektion anwenden, so ist das so direkt nicht möglich. Denn mit dem Start einer neuen Selektion wird die eventuell aktive Selektion aufgehoben. Aber es gibt einen kleinen Trick um diese Funktion trotzdem nutzen zu können.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Formulieren Sie Ihre erste Selektion wie gewohnt.

2. Markieren Sie die selektierten Datensätze.

3. Nutzen Sie dazu die Menüfunktion „Datensatz – markieren – alles markieren“.

4. Die selektierten Datensätze werden blau dargestellt

5. Formulieren Sie jetzt die 2. Selektionsbedingung und ergänzen Sie die Bedingung der 2. Selektion um die
Bedingung „Markierung“ = „J“.

3.7.9 Beispiele für Selektionen

Alle Artikel des Lieferanten „Carhartt“ (und NUR dieses Lieferanten) erfüllen die Selektion.

Alle Artikel der Warengruppe 100 (=Jeans) erfüllen die Selektion.

Alle Artikel der Lieferanten „CARHARTT“ oder „SOLIVER“ erfüllen die Selektion.

Alle Hosen die zu einer Warengruppe gehörten, die mit 1 beginnt (100 = Jeans, 110 = Damenhosen, 120 = Herrenhosen, 190 = Shorts) UND die vom Lieferanten Carhartt stammen.

Selektion nach Wareneingangsnummer

• Wählen Sie in der Selektionsmaske (F3) im neuen Feld "Wareneingangsnummer" einen Wareneingang aus, erhalten Sie als Selektionsergebnis alle Artikel, die in diesem Wareneingang geliefert wurden.

 Artikelselektion

3.08 Artikelhistorie

3.3.22 Artikelhistorie

In COWIS werden alle Artikelbewegungen als Buchungshistorie gespeichert. Alle Auswertungen basieren auf dieser Historie. Sie können diese Historie für jeden Artikel anschauen.

3.09 Buchungsarten

3.10 Herstellerbarcodes

Inhaltsverzeichnis

3.10.1 Funktion

3.10.2 Herstellerbarcodes erzeugen

3.10.1 Funktion

Für diese Funktion ist das Modul „erweiterter Artikelstamm“ erforderlich. Sie können für einen Artikel pro Größen/Farbkombination einen Barcode des Herstellers einlesen.

Dieser Barcode kann dann so verwendet werden, als ob es der interne DdD Cowis backoffice Barcode wäre.

Um diese Funktion zu nutzen gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Sie können über die Menüfunktion „Datei – Herstellerbarcodes“ eine Liste der vorhanden Herstellerbarcodes öffnen.

In dieser Liste können Sie durch Klick auf (oder über die F5 Taste) für einen Artikel einen neuen Herstellerbarcode über dessen internen Barcode zuordnen.

2. Sie aktivieren die direkte Eingabe der Herstellerbarcodes (im Auslieferungszustand nicht aktiv).

Danach erhalten Sie beim Ändern eines Artikels ein Menü „Artikel ändern“, in dem Sie „Herstellerbarcodes“ auswählen können.

Wenn Sie die Option Herstellerbarcodes wählen, können Sie Herstellerbarcodes in einer Tabelle erfassen.

Verlassen Sie nun den Bereich Artikel indem Sie die ersten Schritte in DdD Cowis backoffice gemacht haben.

Diese Übungen haben Sie dem grundsätzlichen Umgang mit DdD Cowis backoffice näher gebracht.

3.10.2 Herstellerbarcodes erzeugen 

Herstellerbarcodes können direkt erzeugt werden, wenn für den Parameter "HerstBarcErzeugen" eine Auswahl getroffen wurde. Sie finden dann den Menüpunkt unter „Extras\Markierte Atikel bearbeiten\Herstellerbarcodes erzeugen“.

Herstellerbarcodes erzeugen

3.15 Artikeltexte

• Ein HTML-Editor für Artikelbeschreibungstexte für den DdD Cowis webshop wurde integriert.

Neuer Editor für Artikelbeschreibungstexte

Artikeltexte kopieren

• Massenänderung\Kopierfunktion für Artikeltexte auf markierte Artikel vorhanden. Über "Extras\Sonstiges\markierte Artikel bearbeiten\Artikeltexte kopieren" können vorhandene Artikeltexte wie bspw. der Artikelbeschreibungstext in neu definierte Text-Typen kopiert werden. Diese neu definierten Text-Typen können dann bspw. für Onlineshops wie Amazon oder ebay verwendet werden.

Hinweis: Nur Cowis-Benutzer mit den Recht "Artikel ändern" und "Artikel löschen" können diese Funktion ausführen.

Mehrsprachige Artikelbeschreibungstexte

•  Unter "STRG+F1" können bei aktiviertem Parameter "Mehrsprachigkeit" die Texte gepflegt werden.

Pflege von mehrsprachigen Artikelbeschreibungstexten

Im Cowis eShop erstellte Artikelbeschreibungstexte können in Cowis geändert werden

• Hierzu gibt es einen neuen Parameter (Einstellungen\Alle) "TexteImmerAnShop".
• Nachdem dieser Parameter eingestellt ist, werden alle Texte, also Artikelbeschreibung, Langtext und Detailtext nach einer Änderung auch wieder an den eShop übergeben.
   

Artikeltexte markieren 

• Über die Funktion "Artikel-Texte markieren" unter "Datensatz\Markieren\Mit Sonderfunktion\Mit Artikel-Texte" können Sie eine Vorabauswahl aller Artikeltexte in den jeweiligen Sprachen treffen. Dadurch erhalten Sie eine noch genauere Auswahl der Artikel um diese speziell bearbeiten zu können.

• Es können für jede Zielplattform explizit Trigger erzeugt werden. Ziel ist es hierbei, dass nicht für alle Plattformen die Artikel neu übertragen werden müssen, sondern wirklich nur für die Plattformen welche auswählt wurden. Dies erspart unnötig lange Übertragungszeiten.

 

3.16 Artikelbilder und deren Verwaltung

Inhaltsverzeichnis:

Anzeige von Artikelbildern in der Artikelübersicht

Bildergalerie

Artikelbild-Verwaltung

Verwalten von Artikelbildern pro E-Commerce Plattform

Plattform-spezifisches Löschen von markierten Artikeln

Anzeige von Artikelbildern in der Artikelübersicht

• Über einen Button in der Toolbar lässt sich die Funktion de-\aktivieren. In der ersten Spalte der Artikelübersicht befinden sich dann (sofern vorhanden) Artikelbilder in der Anzeige.
• Fährt man mit der Maus über ein Bild, wird das Originalbild in voller Größe angezeigt. Die Größe des angezeigten Bildes hängt mit der Größe des Originalbilds zusammen und kann somit u.a. bei jedem Artikel unterschiedlich ein. 

Hinweis:

Diese Funktion setzt Ihr Layout zurück (bspw. die Reihenfolge und Breite der Spalten, Gruppierungen).

Eventuell müssen Sie danach das Layout wieder auf Ihre Bedürfnisse erneut anpassen.

Artikelübersicht mit Bildanzeige 

Bildergalerie

Funktionsweise:

- Mit einem „Klick“ auf das Detailbild erhält man Informationen zur Bildgröße (Bild 1).

- Alle Bilder haben “Tooltipps” welche Informationen zum Bild anzeigen (Bild 2).

- Ein “Rechtsklick” auf ein Bild ermöglicht Einblick in die Windows-Dateieigenschaften.

- Die Bilder sind in 2 Reihen dargestellt. (Bild 2)

Detailinformationen zum Bild
 

Tooltip mit Informationen zu jedem Bild / Anzeige der Bilder in 2 Reihen

Artikelbild-Verwaltung

Beschreibung:
Artikelbilder können jetzt direkt im COWIS.NET hinterlegt und erstellt werden, vergleichbar zum Bildgenerator im COWIS eShop. Die Artikelbild-Verwaltung ist für die Kunden gedacht, die über keinen eigenen Web-Shop verfügen und Artikel auf einer externen Plattform wie eBay oder Amazon anbieten möchten.

2. Einstellungen für die Artikelbilder: Darstellungsgrößen

Die Artikelbild-Verwaltung erzeugt für jedes Artikelbild stets ein Set in 3 Größen, welches aus einem "kleinen", "normalen" und "großen" Bild besteht.

5 Parameter steuern die Größe (Breite/Höhe) von Artikelbildern.

Zu erreichen sind dieser Parameter im Bereich "Artikel" unter  -> Einstellungen -> Alle  -> Einstellung Suchen: „Bilder“ - - Knopf: „Alle Parameter“ - - gewünschten Wert auswählen

Parameter:
Die Größe wird in Breite und Höhe (Pixel) definiert und muss durch Komma getrennt werden. Beispiel: 500,500 (Breite, Höhe)

Hinweis:

Laut der Definition wird ein Übersichtsbild nur für das Standardbild der Detailbilder eines Artikels erstellt.
(Also NICHT für Merkmalbilder, Modellbilder und alle Folgebilder)
Das Popup-Bild wird für alle Detailbilder erstellt (Standardbild + alle Folgebilder)
(Also NICHT für Merkmalbilder und Modellbilder).

3. Einstellungen  für die Artikelbilder: Skaliermodus

Erklärung: Steuert den Skaliermodus bei der Erstellung von Artikelbilder-Sets.

Achtung: Beachten Sie unbedingt die Richtlinien für Artikelbilder Ihrer Zielplattform, bevor Sie sich für eine Einstellung entscheiden!

"0" = Keine Skalierung / Keine Sets
Das Bild behält seine Originalgröße und es werden keine Größensets erstellt.

"1" = Angepasst (Standard)
Jedes Bild des erstellten Sets wird maximal so groß wie es die jeweilige Größeneinstellung vorgibt.
Querformat-Bilder erhalten exakt die eingestellte Breite. Die Höhe wird relativ dazu skaliert und kann kleiner sein als die Einstellung.
Hochformat-Bilder erhalten exakt die eingestellte Höhe. Die Breite wird relativ dazu skaliert und kann kleiner sein als die Einstellung.

"2" = Feste Breite
Jedes Bild des erstellten Sets erhält die jeweils eingestellte Breite. Die Höhe kann größer oder kleiner sein als die Einstellung.

"3" = Feste Höhe
Jedes Bild des erstellten Sets erhält die jeweils eingestellte Höhe. Die Breite kann größer oder kleiner sein als die Einstellung.

"4" = Feste Breite und Höhe
Die Seiten eines jedes Bild des erstellten Sets werden exakt so groß wie es die jeweilige Größeneinstellung vorgibt.
Der Inhalt des Bildes wird so angepasst, dass es im Verhältnis in die Begrenzungen der Bildseiten passt.
Bei Querformat-Bildern kann dies zu Balken über und unter des Bildinhalts führen.
Bei Hochformat-Bildern kann dies zu Balken links und rechts des Bildinhalts führen.

Parameter:
- BilderSkalierModus                  Modus wie die Bilder herunter dimensioniert werden sollen

4. Artikelbilder - Dateien
- Original Artikelbilder sollten in einer hohen Auflösung vorhanden sein.
- Empfohlene Größen: Zwischen 1600 bis 3000 (Pixel)  (Breite, Höhe).
- Bilder werden bei der Erstellung in der Artikelbildverwaltung nur kleiner skaliert; nicht größer!
- Original Bilder sollten außerhalb von COWIS.NET in einem separaten Verzeichnis aufbewahrt werden. Zum Beispiel „C:\Artikel\Original_Bilder\“
- Diese dürfen NICHT in „C:\COWIS\COWIS.NET\Bilder\“ hinterlegt sein!


5. „Artikelbilder Verwaltung“ öffnen
Bitte gehen Sie vor wie folgt vor:
Hauptmenü – Artikelbereich wählen -> den gewünschten Artikel anklicken (kann auch in „Artikelbilder-Verwaltung“ durchgeführt werden)

-> Menübereich: "Extras" ->"Bildverarbeitung" -> "Bilder verwalten"


6. Grundfunktion und Bedienung
Allgemeines Vorgehen: 1. Pfad für Original Bilder Pfad auswählen (einmalig), 2. Artikel wählen, 3. Merkmal(e) wählen, 4. Original Bilder in „Artikel Bilder“ rüberziehen, 5. Bilder erzeugen.

6.1 Pfad der „Original Bilder“  
Beim ersten Start der Artikel Bilder Verwaltung hinterlegen Sie hier den Pfad der "Original Bilder". Der von Ihnen angegebene Ordner wird bei der nächsten Verwendung wieder verwendet.

6.2 Artikel auswählen
Wählen Sie den Artikel aus der linken Auswahlliste „Artikel“ aus.

6.3 Merkmal(e) einstellen

Wenn es Unterschiede bei den Artikelbildern für die Größe oder Farbe geben soll, hier die gewünschten Artikelmerkmale wählen.

Beinhaltet das Bild nur ein Unterscheidungsmerkmal, so genügt es auch lediglich ein Merkmal (bspw. Farbe) auszuwählen.

Werden keine Merkmale ausgewählt, so werden einfache Artikelbilder (so genannte „Detailbilder“) im Set erstellt.

DB: Wenn Sie Artikel, ohne Größe und Farbe auswählen, werden Detailbilder erstellt.

ME: Wenn Sie Artikel und Größe, ohne Farbe auswählen, werden Merkmalbilder erstellt.
MD: Wenn Sie Artikel, Größe und Farbe auswählen, werden Modellbilder erstellt.

6.4 Original Bilder - Auswahl Fenster
Gewünschte(s) Bild(er) markieren und hinzufügen
im rechten Artikelfenster können diese einzeln per Mausklick markiert werden oder mehrfach per STRG+ linke Maustaste oder SHIFT + linke Maustaste markiert werden. Nach dem Markieren können diese in den linken Bereich „Artikel Bilder“ abgelegt werden:

- Aus der Bilderübersicht rechts per Drag & Drop rüberziehen.
- Aus dem Windows Datei Explorer per Drag & Drop ziehen.
- Aus der Bilderübersicht (rechts) per Doppelklick eintragen.

6.5 „Bilder erzeugen“

Hierbei werden im COWIS.NET „Bilder“-Ordner die Bilder-Sets erstellt. Sollten Sie bereits Änderungen durchgeführt haben und dann ein anderes Merkmal oder einen anderen Artikel wählen, bevor Sie die Bilder erzeugt haben, wird Ihnen eine Hinweismeldung angezeigt,um zu verhindern dass Ihre Änderungen verloren gehen.

 


7. Artikelbilder – Fenster

7.1 Sortieren

Wenn Sie ein Artikelbilder-Set anlegen, können Sie das Standard Artikelbild festlegen sowie Folgebilder.
Sie können nachträglich die Reihenfolge der Bilder per Drag&Drop verändern. Damit steuern Sie die Abfolge der „Folgebilder“.

„Folgebilder“ sind für verschiedene Ansichten eines Artikels gedacht. Anschließend muss auf „Bilder erzeugen“ geklickt werden.

- Das Standard Bild wird im Shop als Hauptbild präsentiert.
- Die Folgebilder werden in der entsprechenden Reihenfolge im Shop dargestellt.

7.2 Markieren
Halten Sie die SHIFT Taste gedrückt um einen Artikel zu markieren.

7.3 Löschen 

Markieren Sie das gewünschte Artikelbild welches Sie löschen wollen und drücken Sie den Button „Bilder löschen“.

Verwalten von Artikelbildern pro E-Commerce Plattform  

Artikelbilder können nun pro E-Commerce Plattform separat verwaltet werden. Verschiedene E-Commerce Plattformen wie Amazon oder Ebay haben mittlerweile unterschiedliche Anforderungen an den Inhalt der dort veröffentlichten Artikelbilder. So kann eine Plattform Artikelbilder mit Gesichtern und Körperteilen zulassen, während andere dies explizit verbieten. Ausserdem ist es evtl. erforderlich die von der Plattform definierten Artikelbildgrößen einzuhalten, da sonst eine korrekte Darstellung nicht gewährleistet werden kann.

Amazon: http://www.amazon.de/gp/help/customer/display.html?nodeId=200104190#image 
Ebay:   http://pages.ebay.de/picture/guidelines.html

• Aktivierung von separat verwalteten Artikelbildern

Der neue Cowis-Parameter "BilderProPlattform" (Einstellungen/Allgemein) definiert genau dies. Hier können die E-Commerce Plattformen bestimmt werden, welche Sie separat von Ihren "DdD Cowis eshop" oder allgemeinen Bilder verwalten möchten.

Wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie, das hier unter keinen Umständen der "DdD Cowis eshop" ausgewählt werden darf, da sonst eine korrekte Darstellung an den Kassen und im "DdD Cowis eshop" nicht mehr möglich ist !!!

Kontaktieren Sie zur Einstellung der Parameter bitte die DdD Kundenbetreuung.

Bilder-Verwaltung pro Plattform aktivieren

Artikelbilder pro Plattform

Plattform-spezifisches Löschen von markierten Artikeln

• Über die Funktion "Markierte Artikel bearbeiten --> Aus Kategoriemanager löschen" können alle Artikel, die markiert wurden, aus dem Kategoriemanager entfernt werden. Es ist nun zusätzlich möglich explizit die Plattform zu wählen, aus der ein Artikel entfernt werden soll.

Plattform-Auswahl.

3.18 Kategoriemanager

Kategoriemanager bedienerfreundlicher und mit neuen Funktionen

• Ziehen Sie mehrere Artikel per Drag and Drop hinzu oder verschieben Sie diese, so werden sie in der Reihenfolge eingefügt, wie sie urprünglich in der Kategorie sortiert waren.
• Ziehen Sie Artikel oder Kategorien per Drag and Drop in die gewünschte Kategorie, so wird nun während des Vorgangs innerhalb der Kategorieübersicht automatisch gescrollt.
• Nutzen Sie die neuen Buttons zum Verschieben von Kategorien oder Artikeln innerhalb einer Kategorie. Sie können jetzt markierte Artikel per Button Klick an oberste Stelle der Kategorie, an unterste Stelle der Kategorie, eine Position nach oben oder eine Position nach unten verschieben.
• Der Kategoriemanager besitzt in der Mitte des Fensters einen sogenannten "Splitbalken".  Per Mausklick können durch verschieben des Balkens die Fenster individuell angepasst werden.
• Alle bekannten Buttons für "Laden", "Speichern", "Beenden", usw. wurden in den oberen Bereich
  verschoben und passen sich jetzt in das Gesamtbild besser ein.
• Die Vorschau des Artikelbildes wird jetzt in der höchsten Auflösung (Detailbild des Artikels "DB800") skaliert.

Alle neuen Features des Kategoriemanagers in der Übersicht

Erklärung der neuen Buttons (Funktion nur innerhalb der Kategorie):

• Button für "Ganz nach oben verschieben" (Symbol: Doppelpfeil aufwärts)
• Button für "Ganz nach unten verschieben" (Symbol: Doppelpfeil abwärts)
• Button für "Eins nach oben verschieben" (Symbol: Einfacher Pfeil aufwärts)
• Button für "Eins nach unten verschieben" (Symbol: Einfacher Pfeil abwärts)

Sortierfunktion im Kategoriemanager

Löschfunktion im Kategoriemanager

• Markierte Artikel können aus dem Kategoriemanager aus ALLEN Kategorien gelöscht werden.

Vorgehensweise:

• Artikel markieren.
• Extras\Sonstiges\Markierte Artikel bearbeiten\Aus Kategoriemanger entfernen.

Markierte Artikel bearbeiten 

Artikel eines bestimmten Shop\Segment markieren

• Über "Datensatz\Markieren\Markieren mit Maske".

 Selektion nach Webshop\Segment

Speicherung der Kategoriemanager Datensicherung (Backup)

• Der Kategoriemanager (Extras\E-Commerce\Kategoriemanager) erstellt bei jeder Änderung (beim Speichern) eine Sicherung der gesamten Kategorie-Struktur und Zuordnungen.
• Alle Datensicherungen des Kategoriemanagers die älter als einen Monat sind, werden automatisch gelöscht. Dies hält die Datenmenge auf dem Datenträger gering.

3.19 Artikel markieren und bearbeiten

Sie haben mehrere Möglichkeiten Artikel zu markieren

Artikel markieren mit der Leertaste+STRG

• Mit der "Leertaste+STRG" lassen sich einzelne Artikel markieren bzw. entmarkieren.

Artikel markieren innerhalb der Artikel-Detailansicht

• Artikel inerhalb der Artikel-Detailansicht mit dem Shortcut "Strg + Leertaste"  markieren bzw. entmarkieren.

Artikel markieren mit der Maus

• Ziehen Sie die Maus in der linken grauen Spalte nach oben oder unten und die Artikel werden entsprechend markiert.

Artikel markieren mit STG+Maus

• Halten Sie die "STRG" Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus auf einen Artikel um diesen zu markieren bzw. zu entmarkieren.

Artikel markieren mit SHIFT+Maus

• Klicken Sie auf den ersten Artikel den Sie markiert haben möchten. Halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt und klicken Sie auf den letzten Artikel. Alle Artikel dazwischen sind jetzt markiert.

Artikel markieren über das Menü

• Gehen Sie hierzu auf "Datensatz\Markieren". Hier gibt es zusätzlich viele Sonderfunktionen wie "Artikel mit Bestand markieren" oder "Markieren mit Maske". Sonderfunktionen wie "Mit Artikel-Beschreibungstext" (Datensatz\Markieren\Mit Sonderfunktion\Mit Artikel-Texte) sind auch möglich. Hierbei kann eine Vorabauswahl aller Artikeltexte in den jeweiligen Sprachen getroffen werden. Dadurch erhalten Sie eine noch genauere Auswahl der Artikel um diese speziell bearbeiten zu können.

Aufhebung von Markierungen und Selektionen durch Doppelklick

• Vorhandene "Markierungen" oder "Selektionen" können einfach durch Doppelklick aufgehoben werden. Dies erleichtert Ihnen das Aufheben von Markierungen und Selektionen, da der lange Weg über das Menü entfällt.

Markierte Artikel bearbeiten

• Über den Menüpunkt "Markierte Artikel bearbeiten" lassen sich Massenänderungen bestimmter Daten für alle markierten Artikel vornnehmen. Hier wurden weitere Funktionen hinzugefügt und die Menü-Einträge sind nun alphabetisch sortiert.

Folgende Artikeldaten können nun zusätzlich massenhaft bearbeitet werden:

• Anzahl der Nachkommastellen für den Artikelbestand
• MwSt-Schlüssel von Artikel
• Beschaffungszeit von Artikel (in Tage)
• Die Mengeneinheit von Artikel (z.B. "kg" oder "cm")'

 Neue Massenänderungsfunktionen.

Massenänderung der Mengeneinheit.

Massenänderung von Nachkommastellen.

Massenänderung der Beschaffungszeit.

Massenänderung des MwSt. Schlüssels.

3.20 Externe Artikel-ID´s

Eingabe von Externen Artikel-ID´s möglich

• Externe Artikel IDs" werden verwendet, um ein Modell auf einem anderen System (bspw. Amazon)  zu identifizieren. Amazon vergibt eine eigene ASIN Nummer, welche genau einem Modell oder
  mehreren Modellen gleichzeitig zugeordnet sein kann.

• Die "Externe Artikel ID" von Amazon wird derzeit beim Austausch von Artikeln/Modellen übergeben und in COWIS gespeichert.

• Eingabemöglichkeit und Anzeige der "Externen Artikel-ID´s finden Sie unter "Datei\Externen Artikel-ID´s".

Externe Artikel-ID´s

3.21 Sonderpreise

Anzeige des Gültikeitszeitraumes eines Sonderpreises 

• Zusätzlich zur bisherigen Anzeige ist der Sonderpreis "grün" wenn dieser eine unbegrenzte Gültigkeit hat.
• Ist die Gültigkeit abgelaufen wird der Sonderpreis "rot" angezeigt.
• Gibt es eine definierte Gültigkeitsdauer, so ist diese "blau" gekennzeichnet.

 Die neue Anzeige ist in den Artikeldetails und in der "Schnellerfassungsmaske" der Order integriert.

Hinweis auf gültigen Sonderpreis grün hervorgehoben

Hinweis auf abgelaufenen Sonderpreis rot hervorgehoben

Hinweis auf Gültigkeitszeitraum des Sonderpreises blau hervorgehoben

Unbeabsichtigtes Überschreiben oder Reaktivieren eines abgelaufenen Sonderpreises mit einem neuen Gültigkeitszeitraum wird verhindert

• Je nachdem wie die Einstellung "GültigkeitSonderpreis" (Einstellungen→Standardvorgaben) definiert ist, helfen Ihnen bei der Änderung des Sonderpreises (Extras→Buchen/Preise bearbeiten→Sonderpreise) entsprechende Abfragen. Bisher bestand das Problem, dass wenn ein Artikel geändert wurde, der Sonderpreis wieder unbeabsichtigt reaktiviert werden konnte. Die neue Abfrage hilft Ihnen die korrekte Entscheidung für den Sonderpreis zu treffen.

Die Gültigkeit des Sonderpreises kann über die Standardvorgabe "GültigkeitSonderpreis" folgendermaßen definiert werden:

0 = gilt immer

1 = gemäß den Std. Einstellung

2 = beim speichern fragen

Modellbezogene Sonderpreise 

In DdD Cowis backoffice ist möglich, Sonderpreise nur für bestimmte Modelle anzulegen und für den übergeordneten Artikel nicht. In dieser Konstellation wurde bisher im Artikelbereich keine Info angezeigt ob und wie lange die Sonderpreise für die Modelle gültig sind. Die Anzeige wurde nun so erweitert, dass auch der Gültigkeitsdauer von Sonderpreisen angezeigt wird, wenn lediglich für bestimmte Modelle ein Sonderpreis hinterlegt wurde und beim Artikel nicht:

• Modell SP ist immer gültig.
• Modell SP gültig von DD:MM:YYYY bis DD:MM:YYYY.
• Model SP seit DD:MM:YYYY abgelaufen.

Gültigkeitsanzeige der Modell-Sonderpreise.

Hinweis:

Der Sonderpreis einzelner Modelle wird NICHT im Feld "Sonderpr." dargestellt (Siehe Bild). Hier wird lediglich ein Sonderpreis angezeigt, wenn auf Artikel-Ebene eine Sonderpreis festgelegt wurde.

3.22 Intrastatdaten

Intrastat Funktionalitäten 

• In den Artikeldetails gibt es für Artikel die Intrastatdaten besitzen einen Reiter, in welchem alle Details zu den hinterlegten Intrastatdaten eines Artikels eingesehen werden können.

• Es wurde eine Massenänderung für Intrastatdaten implementiert. Über "Extras --> Sonstiges --> Markierte Artikel bearbeiten" lassen sich Intrastatdaten für alle markierten Artikel hinterlegen.

• Über die Funktion "Datensatz --> Markieren --> Mit Sonderfunktion --> Mit Intrastatdaten",lassen sich alle Artikel, welche Intrastatdaten besitzen, markieren.

3.23 fashioncheque - Einrichtung

Aktivieren Sie die fashioncheque Funktion um eine Zusätzliche Registerkarte „fashioncheque Paketwerte“ zu erhalten (Abb. 3).

Hier kann der Betrag eingegeben werden, mit dem eine fashioncheque – Karte beim Verkauf an der Kasse automatisch vorbelegt wird.

Hinweis: In Deutschland werden aktuell nur „Open Value“ Karten vertrieben. Hier muss deshalb KEIN Vorgabewert

              hinterlegt werden. Das gewünschte Guthaben muss dann vom Verkäufer an der Kasse eingetragen werden.

Abb. 2: fashioncheque Paketwerte auswählen

Abb. 3: fashioncheque Paketwerde definiert

3.24 Konfiguration für E-Commerce

Umsetzung Größenbezeichnungen für E-Shop

Unter "Artikel => Datei => Bezeichnungsumsetzung" können nun neben den "Farbenbezeichnungen" auch "Größenbezeichnungen" für den Cowis E-Shop umgesetzt werden.

Für die Konfiguration der "Trigger" setzen Sie sich bitte mit der Kundenbetreuung in Verbindung!

4.01 Allgemeines

Wechseln Sie in den Bereich Wareneingang mit einem Klick auf 

Im Bereich Wareneingang werden alle Waren, die Sie ab der Einführung von DdD Cowis backoffice von Ihren Lieferanten geliefert bekommen erfasst. Dabei ist wichtig, dass Sie für jede Warenlieferung vom Lieferanten auch einen eigenen Wareneingang erstellen.

Wenn Sie Ware mit Lieferschein bekommen, bedeutet das: Für jeden Lieferschein des Lieferanten existiert in DdD Cowis backoffice ein eigener Wareneingang.

Dieses Verfahren hat einige Vorteile:

• Wenn an einem Wareneingang nachträglich Änderungen
  vorgenommen werden müssen (z.B.
  Mengen- oder Preisänderungen) ist der Wareneingang einfach zu finden.
• Die Rechnungskontrolle ist dadurch einfach.
• Bei Reklamationen kann schnell Lieferschein und
  Rechnungsnummer ermittelt werden.

Nehmen Sie den ersten Lieferschein und beginnen Sie mit der Erfassung.

4.02 Wareneingang manuell anlegen

Inhaltsverzeichnis

4.2.1 Wareneingangsfelder

4.3.2 Praxis-Abruf

4.2.3 Artikel-Positionen anlegen

4.2.4 Neue in DdD Cowis unbekannte Artikel anlegen

4.2.5 In DdD Cowis Backoffice bereits vorhandene Artikel eingeben

4.2.6 Liefermenge eingeben

4.2.7 Wareneingang speichern

4.2.8 Etiketten drucken

Einen neuen Wareneingang legen Sie mit einem Klick auf   oder über die F5 Taste an. Das Zwischenmenü „neuer  Wareneingang“ erscheint nur, wenn das Modul Order aktiviert ist.

Bitte lassen Sie die Einstellung „ohne Order“ und klicken Sie auf   oder drücken Sie ENTER.

Die erste Information für die Neuanlage eines Wareneingangs die benötigt wird, ist der Name des Lieferanten.

Wählen Sie diesen aus der Vorschlagsliste auf.

Tipp: Bitte gehen Sie beim Wareneingang mit der ENTER Taste von einem Feld zum nächsten. DdD Cowis backoffice führt Sie dann Schritt für Schritt in der richtigen Reihenfolge durch die Felder, die für einen neuen Wareneingang wichtig sind.

4.2.1 Wareneingangsfelder

4.3.2 Praxis-Abruf

Wählen Sie den Lieferanten aus der Vorschlagsliste aus bzw. legen Sie einen neuen Lieferanten an. Füllen Sie die Felder WE-Datum, LI-Nummer und LI-Datum aus. Falls bereits eine Rechnung vorhanden ist füllen Sie bitte die Felder RE-Nummer und RE-Datum aus. Wechseln Sie mit einem Klick auf   oder durch Drücken der F12 Taste in die Positionserfassung des Wareneingangs. Abhängig davon, ob mehrere Filialen aktiviert sind, fragt DdD Cowis backoffice Informationen zur Filialverteilung ab. Die Voreinstellung hängt davon ab, ob der Wareneingang neu angelegt oder aus einer Order übernommen wurde.

4.2.3 Artikel-Positionen anlegen

Wenn Sie den Anweisungen in „Ablauf in der Praxis“ gefolgt sind sollten Sie jetzt den folgenden Dialog auf den Bildschirm sehen können:

DdD Cowis backoffice wartet jetzt auf die Eingabe der Artikelpositionen die auf dem Lieferschein aufgelistet sind. Die Eingabe steht auf dem Feld Bestellnummer.

Sie können die Artikel hier auf mehrere Arten eingeben:

• Eingabe der Bestellnummer und drücken der ENTER Taste. DdD Cowis backoffice sucht den Artikel im Artikelstamm und übernimmt diesen Artikel in die Wareneingangsposition.
• Wichtig: Um diese Funktion der Übernahme zu nutzen, müssen Sie das Feld „Bestellnummer“ mit der ENTER Taste verlassen. Bei anderen Tasten wie z.B. die Tabulatortaste oder den Pfeiltasten ist diese Funktion nicht aktiv
• Drücken Sie die F9 Taste. Sie öffnen damit die Artikelliste. Die Artikelliste ist nach Bestellnummer sortiert und die Sofortpositionierung ist aktiv. Wählen Sie den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick oder R aus.
• Sie können das Feld Bestellnummer leer lassen und mit der ENTER Taste in die Felder Artikel-ID oder Bezeichnung springen. Wenn Sie mit einem Klick auf den Pfeil im Feld oder durch drücken der F9 Taste die Artikelliste öffnen entspricht die Sortierung der des Eingabefeldes.
• Geben Sie einen Teil der Bestellnummer im Feld Bestellnummer ein. Wenn Sie nun auf den Pfeil klicken oder die F9 Taste drücken erhalten Sie eine Artikelliste der Artikel, die mit dem Teil der eingegebenen Bestellnummer beginnt.
• Geben Sie einen Teil der Artikel-ID im Feld Artikel-ID ein. Klicken Sie auf den Pfeil oder drücken Sie die F9 Taste und Sie erhalten die Artikelliste mit allen Artikeln. Der aktuelle Artikel ist auf dem Artikel positioniert, welcher der vorgegebenen Artikel-ID entspricht.
• Geben Sie einen Teil der Artikelbezeichnung im Feld Bezeichnung ein. Klicken Sie auf den Pfeil oder drücken Sie die F9 Taste und Sie erhalten die Artikelliste mit allen Artikeln, in denen der Vorgabewert enthalten ist (gleichgültig ob am Anfang, in der Mitte oder am Ende der Artikelbezeichnung).

4.2.4 Neue in DdD Cowis unbekannte Artikel anlegen

In unserem Praxisbeispiel geben Sie die Bestellnummer des Artikels vom Lieferschein in das Feld Bestellnummer ein und drücken die ENTER Taste. Cowis sucht, wie beschrieben, den Artikel und wird diesen nicht finden.

Sie erhalten dann den folgenden Dialog:

Lassen Sie die Vorgabe Artikel unverändert und klicken Sie auf     oder bestätigen mit der ENTER Taste. Danach sich der Erfassungsdialog für einen neuen Artikel.

Legen Sie den Artikel, wie im Kapitel „3.3 Artikelanlage“, neu an. Die Felder Lieferant und Artikel-ID sind bereits
ausgefüllt.

4.2.5 In DdD Cowis Backoffice bereits vorhandene Artikel eingeben

Bereits vorhandene Artikel werden, wie oben beschrieben, aus der Liste ausgewählt oder durch Eingabe der Bestellnummer direkt übernommen.

Hinweis: Damit man die Artikel über die Bestellnummer identifizieren kann ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter, die Wareneingang bzw. Stammartikel bearbeiten, die Bestellnummern identisch in eingeben.

4.2.6 Liefermenge eingeben

Nachdem Sie den Artikel identifiziert haben können Sie nun die gelieferten Mengen eingeben. DdD Cowis backoffice öffnet dazu den folgenden Dialog, in dem Sie die Liefermenge pro Größe/Farbe eintragen können.

Wenn die Liefermenge aller Größen eingegeben wurde speichern Sie bitte die Eingabe mit einem Klick auf    oder mit der F2 Taste ab.

Danach erscheint die Abfrage:

Wollen Sie eine weitere Wareneingangsposition anlegen, klicken Sie auf    , ist Ihr Lieferschein vollständig bearbeitet so beantworten Sie die Frage mit  . Führen Sie den Vorgang so lange fort, bis alle Positionen von ihrem Lieferschein abgearbeitet wurden. Sind alle WE-Positionen erfasst und Sie haben die Frage „weiteren Datensatz anlegen“ mit   beantwortet sehen Sie die folgenden Bildschirmmaske:

An dieser Stelle zeigt Ihnen DdD Cowis backoffice noch einmal alle erfassten Artikel. Bitte prüfen Sie die im oberen Teil angezeigten Summen mit dem Lieferschein des Lieferanten. Sind die Summen richtig, so können Sie in der Bearbeitung des Wareneingangs fortfahren. Sollten Sie eine Abweichung feststellen, verfahren Sie bitte entsprechend der Anleitung:

Wenn die Rechnungssumme nicht stimmt:

Wir nehmen hier erst einmal an, dass alles richtig ist und bestätigen die oben angezeigte Maske mit einem Klick auf    oder der ESC Taste. Danach sind Sie wieder in den „Kopfdaten“ des Wareneingangs und sehen erneut den folgenden Dialog:

Bitte geben Sie hier in der Schaltfläche   an, ob für den vorliegenden Wareneingang
Etiketten erzeugt werden sollen, oder nicht (Kästchen ohne Haken).

4.2.7 Wareneingang speichern

Bitte kontrollieren Sie hier noch einmal die folgenden Daten:

• WE-Datum (Das Datum, an dem die Ware bei Ihnen eingetroffen ist).
• LI-Nummer und LI-Datum (bitte vom Lieferschein entnehmen).
• Anzahl Teile und Warenwert 1 (in blauer Schrift unterhalb der Spalte „aus Pos“).

Sind alle diese Angaben korrekt, dann können Sie den Wareneingang durch einen Klick auf   oder durch drücken der F2 Taste sichern. DdD Cowis backoffice bucht die eingegebene Lieferung in den Bestand ein. Je nach dem, ob Sie Etiketten drucken wollen oder nicht erfolgt vorher eine Abfrage:

Sie können einen gespeicherten Wareneingang jederzeit in der Übersichtsliste wieder auswählen und nochmals bearbeiten. Dabei ist wichtig, dass Sie den Wareneingang zuvor in den „Änderungs-Modus“ versetzen (durch einen Klick auf    oder durch Drücken der F7 Taste). 

4.2.8 Etiketten drucken

Sie wundern sich vielleicht, dass DdD Cowis backoffice für Ihren ersten Wareneingang noch nicht automatisch Etiketten gedruckt hat.

Die Etiketten werden nicht gleich gedruckt, sondern zuerst in einer Datei mit Druckaufträgen zwischengespeichert. Hier können Sie jetzt zu einem beliebigen Zeitpunkt die Etiketten drucken lassen. Wählen Sie hierfür über das Menü den Menüpunkt „Drucken – Spezielles – Etiketten drucken“ entsprechend der folgenden Bildschirmmaske:

Drucken von verschlüsselten EK Preisen auf Etiketten

• Es war bisher möglich den EK-Preis eines Artikels verschlüsselt auf Etiketten zu drucken. Allerdings wurde generell der im Artikelstamm hinterlegte EK-Preis verwendet.

EK-Preise könenn jedoch bei bestimmten Bestellungen/Lieferungen vom Preis im Artikelstamm abweichen. Aus diesem Grund wird für den Druck nun der EK aus der Warenlieferungs-Buchung verwendet, wenn das Etikett über den Wareneingangsbereich erzeugt wird.

4.03 Zusammenfassung Wareneingang

Nachdem Sie den ersten Wareneingang erfolgreich erstellt und auch schon die ersten Etiketten gedruckt haben hier
noch eine kurze Zusammenfassung über die einzelnen Schritte des Wareneingangs:

1. Wareneingang neu anlegen – am Anfang meist „ohne Order“.

2. Kopfdaten des Wareneingangs erfassen: Lieferant, WE-Datum, LI-Nummer und LI-Datum.

3. In die Wareneingangs-Positionen wechseln.

4. Bestellnummer des ersten Artikels eingeben.

5. Wenn der Artikel bereits existiert – Liefermenge eingeben.

6. Wenn der Artikel noch nicht in DdD Cowis backoffice vorhanden ist – Artikel neu anlegen.

7. Mengeneingabe-Dialog beenden.

8. Die Frage „Neuen Datensatz anlegen“ solange mit   beantworten, bis der Lieferschein vollständig eingegeben wurde.

9. Sind alle Positionen erfasst die Frage „Neuen Datensatz anlegen“ mit   beantworten.

10. Nochmals Anzahl der Teile und EK-Summe vergleichen.

11. Wareneingangs-Positionen schließen.

12. Wareneingangs-Kopfdaten nochmals kontrollieren.

13.Wareneingang speichern.

Sie sehen – so ein Wareneingang ist mit etwas Übung schnell angelegt.

4.04 Wareneingang im Detail

Inhaltsverzeichnis

4.4.1 Rechnungsdaten nachträglich eintragen

4.4.2 Wareneingang abschließen

4.4.3 Abgeschlossene Wareneingänge nochmals ändern

4.4.4 Wenn die Rechnungssumme nicht stimmt

4.4.5 Differenzen in den Wareneingangspositionen

4.4.1 Rechnungsdaten nachträglich eintragen

Sie können einen Wareneingang mittels einem Lieferschein oder einer Rechnung oder mit beiden Dokumenten Ihres Lieferanten erstellen. Liegt die Rechnung zum Zeitpunkt der Warenlieferung noch nicht vor, kann die Erfassung der Rechnungsdaten auch später erfolgen.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Wählen Sie den Wareneingang aus der Übersichtsliste aus und bestätigen Sie ihn mit einem Doppelklick oder der ENTER Taste.
• Bringen Sie mit den Wareneingang mit einem Klick    auf oder durch Drücken der F7 Taste in den Änderungsmodus (vgl. Status: „Ändern“).
• Tragen Sie die Rechnungsdaten ein.
• Speichern Sie den Wareneingang durch einen Klick auf    oder mit der F2 Taste.
• Sofern Daten erfasst wurden (RE-Nummer, RE-Datum und die Sparte „aus RE“ erfolgt beim Speichern die Frage:

Beantworten Sie diese Frage mit  "Ja" wenn bei Wareneingang alle Daten korrekt eingegeben sind und eine weitere Bearbeitung nicht erforderlich ist.

Der Wareneingang ist dann bereit für die Übergabe an ein Wareneingangsbuch (siehe unter „Wareneingangsbuch“).

Bitte beachten Sie bei der Eingabe der Rechnungsdaten:

Versandkosten: Bei einigen Lieferanten ist der Warenwert nicht separat ausgewiesen. Ist das der Fall, so müssen Sie das selbst machen. Sie müssen auf jeden Fall sicherstellen, dass der Betrag, den Sie im Feld „Warenwert 1“ eingetragen haben auch wirklich nur die Summe der gelieferten Artikel ist und keine sonstigen Kosten wie Porto, Versandkosten, Nachnahme etc. enthält.

Rabatt: Sie können in dem Feld „Rabatt“ einen Rabatt auf die gesamten Rechnungspositionen eingeben. Der Rabatt kann entweder als €-Betrag (geben Sie dazu den Rabatt-Betrag in EUR ein) oder als prozentualer Rabatt (geben Sie dazu den Rabatt mit %-Zeichen ein z.B. 10%) eingetragen werden. Bevor Sie den Rabatt eintragen sollten Sie mit dem Schalter „Rabatt nur auf Warenwert“ festlegen, ob der Rabatt die Versandkosten mit einbezieht. Der eingegebene Rabatt wird dann auf alle Wareneingangspositionen umgerechnet.

Entsorgung: Tragen Sie hier den Betrag der vom Lieferanten vergüteten Entsorgungspauschale ein. Dieser Betrag reduziert den Nettobetrag der Rechnung.

4.4.2 Wareneingang abschließen

Sobald zu einem Lieferschein eines Lieferanten alle Daten vollständig erfasst wurden und auch die Rechnungsdaten
eingetragen sind, erfolgt beim Speichern des WE die Frage, ob der Wareneingang abgeschlossen werden soll.

Natürlich können Sie einen Wareneingang auch manuell abschließen ohne diesen vorher ändern zu müssen.

Diese Funktion steht über das Menü unter „Extras – Wareneingang abschließen“ zur Verfügung.

In der Übersichtsliste werden abgeschlossene Wareneingänge mit dem Status (Spalte auf der linken Seite mit Überschrift „Status“) „A“ gekennzeichnet.

4.4.3 Abgeschlossene Wareneingänge nochmals ändern

Wenn Sie an einem bereits abgeschlossenen Wareneingang nachträglich noch eine Änderung vornehmen wollen (durch einen Klick auf    oder durch drücken der F7 Taste) werden Sie von Cowis mit der folgender Meldung darauf hingewiesen:

Den Status „abgeschlossen“ eines Wareneingangs können Sie aber wieder rückgängig machen.

Der Vorgang entspricht dem manuellen abschließen des Wareneingangs.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie den abgeschlossenen Wareneingang aus
• Führen Sie die Funktion Wareneingang abschließen über das Menü „Extras –
  Wareneingang abschließen“ aus.

Wenn Sie den Wareneingang wieder freigeben wollen beantworten Sie die folgende Frage mit  .

4.4.4 Wenn die Rechnungssumme nicht stimmt 

Wenn Sie feststellen, dass die Summe eines Wareneingangs nicht mit der Rechnung bzw. dem Lieferschein übereinstimmt so kann das unter anderem folgende Gründe haben:

• Die Anzahl der Teile auf Lieferschein / Rechnung stimmt nicht mit der WE überein.
• Die Anzahl stimmt aber die Endsumme der EK-Preise ist nicht korrekt.
• Es gibt „kleine“ Differenzen im Bereich von wenigen € wenn mit Rabatten gerechnet wird.

Die ersten beiden Gründe lassen sich leicht kontrollieren und bei Bedarf korrigieren. Wichtig für den Ablauf der Kontrolle ist der aktuelle Status des Wareneingangs.

Den Status erkennen Sie am rechten unteren Rand der Maske.

1. Sehen Sie hier „Liste“ so wählen Sie den betreffenden Wareneingang aus und versetzen ihn in den Änderungsmodus.

2. Steht hier „Auskunft.“ und der richtige Wareneingang ist aufgerufen. Versetzen Sie ihn in den Änderungsmodus.

3. Steht hier "Auskunft" und es ist nicht der richtige Wareneingang auf dem Bildschirm, klicken Sie auf      oder drücken die ESC Taste und machen bei 1. Punkt weiter.

4. Steht hier „Ändern“ und Sie bearbeiten bereits den richtigen Wareneingang, ist dieser bereit für die Änderungen.  Sie sollten jetzt die Daten des richtigen Wareneingangs auf dem Bildschirm haben und der Status sollte auf    stehen.

Kontrollieren Sie jetzt die eingegebenen Daten in der Spalte „aus RE“ mit den Daten aus der Rechnung.

Wenn es jetzt Differenzen in der Sparte „Diff“ gibt, so prüfen Sie bitte die Höhe dieser Differenzen:

• Liegt eine Differenz in der Zeile „Anz. Teile“ vor so handelt es sich um eine Stückzahldifferenz.
• Stimmt die Anzahl der Teile überein so liegt keine Stückzahldifferenz, sondern eine Wertdifferenz vor.
• Wenn es geringe Wertdifferenzen sind (im Bereich von wenigen € und Sie mit Rabatten arbeiten) so können das Rundungsdifferenzen bei der Rabattberechnung sein.COWIS geht bei der Rabattberechnung Positionsweise vor und rechnet folgendermaßen: (EK proStück – Rabatt) gerundet auf 2 Stellen * Stückzahl = Positionssumme. Wenn Ihre Lieferanten mit Rechnungsrabatten arbeiten, können geringe Differenzen auftreten.
• Wenn die Wertdifferenzen nicht durch Rundungsdifferenzen zu erklären sind, müssen die Ursachen dafür in den
  Wareneingangspositionen gesucht werden.

Besonderheit bei mehreren Mwst.-Sätzen am Beispiel Österrreich:

• Da Österreich vier Mehrwertsteuersätze verwendet, musste Cowis demensprechend angepasst werden. Im Wareneingangsbereich zeigen die Felder "Warenwert1-3" die Summe der Artikelpreise der jeweiligen Mehrwertssteuersätze. Beim Hinterlegen eines vierten Mehrwertsteuersatzes konnte der korrekte Warenwert nicht mehr dargestellt werden, da kein "Warenwert4" Feld existierte. Somit waren die Berechnungen von Brutto und Netto Summen ebenfalls fehlerhaft. Nun wurde das ensprechende Feld implementiert und die dazugehörige Berechnungsroutine angepasst.
  

Durch das Feld "Warenwert 4", wird eine korrekte Berechnung ausgegeben,

wenn vier Mehrwertsteuersätze hinterlegt sind.

4.4.5 Differenzen in den Wareneingangspositionen

Wenn Sie im Wareneingang Stückzahldifferenzen oder Wertdifferenzen haben, die sich nicht durch Rundungsdifferenzen erklären lassen so gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Wählen Sie den Wareneingang aus und bringen Sie ihn in den Änderungsmodus.
• Rufen Sie durch einen Klick auf    oder durch drücken der F12 Taste die Wareneingangspositionen auf.
• Vergleichen Sie die einzelnen Positionen des Wareneingangs mit denen der Rechnung.
  Bitte denken Sie daran, dass sich die Liste der Wareneingänge nach rechts verschieben lässt. Bei der Stückzahl wird in der Standardeinstellung die erste Dezimalstelle nicht angezeigt.

Hier erkennen Sie jetzt, ob eine Position eine Wertdifferenz hat (die Spalte „EK ges.“ weißt eine Differenz auf) oder
eine Stückzahldifferenz vorliegt (die Spalte Ist-Menge stimmt nicht mit dem Lieferschein überein). Wenn Sie die Position mit der Differenz gefunden haben, ändern Sie diese Position mit einem Klick auf    oder durch drücken der F7 Taste. Im folgenden Dialog können Sie festlegen, was Sie ändern möchten:

Mit „WE-Position“ können Sie die Stückzahlen der angewählten Position ändern. Mit dem Artikelstamm können Sie die Stammdaten des Artikels ändern (z.B. EK-Preis, VK-Preis, Größen und Farbtabelle, Saison etc.). Wenn Sie eine Differenz im EK-Preis festgestellt haben, korrigieren Sie den Preis im Artikelstamm. Bei einer Stückzahldifferenz korrigieren Sie die Menge in der WE-Position in der Mengentabelle.

Nach der Korrektur können Sie oberhalb der Positionen beobachten, wie sich Ihre Korrektur auf die Position auswirkt. Wenn keine Differenzen mehr vorhanden sind, stimmen Rechnungsdaten und Positionsdaten aus Wareneingang und Artikelstamm überein und Sie können den Wareneingang fertig stellen.

Wenn alles stimmt verlassen Sie die Wareneingangpositionen mit einem Klick auf    oder durch die ENTER Taste und kontrollieren die Kopfdaten.

Sind die Daten korrekt klicken Sie auf    oder drücken Sie die F2 Taste.

4.05 Mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen

Manche Lieferanten fassen mehrere Lieferscheine zu Sammelrechnungen zusammen. Sie können auch in DdD Cowis backoffice
WE-Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen. In einem solchen Fall gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Lieferscheine die Sie zusammenfassen möchten mit der linken Maustaste. Die betreffenden Lieferscheine werden blau markiert.

2. Fassen Sie die markierten Lieferscheine mittels der Funktion „Kopier-Funktion“ – durch einen Mausklick auf    oder durch drücken der F6 Taste zu einer Rechnung zusammen. Es wird ein neuer Wareneingang erstellt und alle Daten aus den markierten Lieferscheinen in diesen neuen Wareneingang übernommen.

Hinweis: Das Wareneingangsdatum für eine Sammelrechnung wird auf den Tag gesetzt, an dem die Lieferscheine zusammengefasst wurden. Diese Änderung wirkt sich auf das Waren-Lieferungsdatum in der Historie aus.

Mit diesem neuen Wareneingang verfahren Siem wie gewohnt indem Sie die Rechnungsdaten eintragen und den Wareneingang durch einen Klick auf    oder durch drücken der F2 Taste sichern.
Hinweis: So zusammengefasste Wareneingänge können wieder „getrennt“ werden indem Sie die resultierende Rechnung (in unserem Fall den WE mit der Nummer 4003) löschen. Dabei werden nicht die Lieferscheine gelöscht, sondern nur die von DdD Cowis backoffice erstellte „Sammelrechnung“. Die Buchungen bleiben erhalten.

4.06 Lieferung einer neuen Farbe / Größe

Wenn Sie einen Artikel z.B. über die Bestellnummer erfassen und dieser Artikel ist bereits bekannt, dann wird dieser Artikel sofort in den Wareneingang übernommen und Sie können direkt die gelieferten Mengen erfassen.

Manchmal kommt es aber vor, dass die Farbe, die Sie vom Lieferanten bekommen (noch) nicht im Stamm vorhanden ist. Sie können die Menge dann nicht erfassen, weil es für diese Farbe noch keine Eingabefelder gibt. Sie können diesen Effekt vermeiden, wenn Sie bereits beim Anlegen des Artikels alle Farben mit anlegen.

Tritt der Fall dennoch ein, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Brechen Sie die Mengeneingabe durch einen Klick auf    ab (oder durch drücken der ESC Taste) und bestätigen Sie die Frage durch einen Klick auf    oder durch drücken der ENTER Taste. Sie befinden sich dann in der Positionsliste des Wareneingangs.
2. Legen Sie durch einen Klick auf    oder durch drücken der F5 Taste eine neue WE Position an (das müssen Sie machen, weil Sie ja die Erfassung der neuen Position abgebrochen haben.
3. Geben Sie die Bestellnummer nochmals in das Eingabefeld ein.
4. Klicken Sie jetzt mit der Maus auf    oder drücken Sie die F9 Taste für Liste. Sie sehen jetzt eine Liste der Artikel mit dieser Bestellnummer, im Normalfall also genau eine Position.
5. Ändern Sie die Stammdaten dieser Position durch einen Klick auf     oder durch drücken der F7 Taste.
   Fügen Sie in der Artikelmaske das neue Merkmal (z.B. die neue Farbe) hinzu.
6. Speichern Sie die Änderungen im Artikelstamm. Sie sind jetzt wieder in der Artikelliste.
7. Übernehmen Sie den Artikel aus dieser Vorschlagsliste.

 9.  Geben Sie die Menge für die neue Farbe ein.

4.07 Wareneingang drucken

Sie können einen gespeicherten Wareneingang natürlich auch drucken.

In der Standardeinstellung wird der Wareneingang nach einer Druckvorschau auf den Standarddrucker gedruckt. Suchen Sie sich in der Übersichtsliste den Wareneingang aus, den Sie drucken möchten.

Wählen Sie über das Menü die Funktion „Drucken – Datensatz“ aus.

Wählen Sie ein Drucker aus – in der Regel ist das der Drucker „Standard“

Wählen Sie die von Ihnen benötigte Menge der Ausdrucke des Wareneingangs aus.

Sie erhalten eine Druckvorschau auf dem Bildschirm.

Beenden Sie diese Druckvorschau überdie Funktion    oder über das  .

4.08 Wareneingangsbuch

Inhaltsverzeichnis

4.8.1 Wareneingangsbuch erstellen

4.8.2. Wareneingangsbuch rückgängig machen

4.8.1 Wareneingangsbuch erstellen

Im Lauf der Zeit sammeln sich im Bereich Wareneingang sehr viele Datensätze an, die normalerweise nicht mehr bearbeitet werden müssen.

Daher ist es sinnvoll, Wareneingänge die nicht mehr bearbeitet werden sollen aus dieser Liste zu „entfernen“.
Hinweis: Sie dürfen Wareneingänge nicht löschen – denn das Löschen von Wareneingängen löscht auch automatisch alle Buchungen dieser Lieferung.

Damit würde Ihr Artikelbestand nicht mehr stimmen!

In DdD Cowis backoffice gibt es daher ein anders Instrument, wie mit diesen Wareneingängen verfahren werden kann. Die Wareneingänge werden in ein so genanntes Wareneingangsbuch übernommen.

Das Prinzip ist folgendes:

Abgeschlossene Wareneingänge werden in einem Wareneingangsbuch zusammengefasst. Diese Wareneingänge sind danach nicht mehr
in der Übersichtsliste aufgeführt. Die Übersichtsliste bleibt übersichtlich und die Gefahr, dass ältere Wareneingänge versehentlich gelöscht öder geändert werden besteht nicht mehr.

Um Wareneingänge in einem Wareneingangsbuch zusammenzufassen gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Prüfen Sie, ob alle Wareneingänge die zusammengefasst werden sollen auch abgeschlossen sind. Sollten einige Wareneingänge noch nicht abgeschlossen sein, holen Sie das bitte nach durch das manuelle Abschließen.

2. Starten Sie das Wareneingangsbuch über das Menü „Extras – Wareneingangsbuch – Buch erstellen“

3. Bestätigen Sie die vorgeschlagene neue Wareneingangsbuchnummer.

4. Wählen Sie den Drucker aus, auf dem das WE-Buch gedruckt werden soll. (Vorgabe: Standard)

5. Jetzt erhalten Sie eine Liste aller Wareneingänge, die in das WE-Buch übernommen werden können. Diese Wareneingänge sind blau markiert. Sollen nicht alle vorgeschlagenen Wareneingänge in das WE-Buch übernommen werden, so „entmarkieren“ Sie die Wareneingänge, die nicht übernommen werden sollen mit einer Maus/Tasten Kombination aus der [STRG] Taste (muss gedrückt bleiben) und der Maustaste.

6. Wenn die Auswahl der markierten Wareneingänge richtig ist klicken Sie auf    oder betätigen die ENTER Taste. Sie erhalten eine Druckvorschau des Wareneingangsjournals.

7. Verlassen Sie die Druckvorschau über die Schaltfläche    oder über das  .

8. Beantworten Sie die Frage „drucken“ mit  

9. Prüfen Sie den Ausdruck des WE-Journals.

10. Sind Sie mit der Auswahl einverstanden, so übernehmen Sie den Wareneingang mit der folgenden Frage in das WE-Buch.

11. Die übernommenen Wareneingänge werden in der Übersichtsliste der Wareneingänge nicht mehr angezeigt.

4.8.2. Wareneingangsbuch rückgängig machen

Wenn Sie ein Wareneingangsbuch rückgängig machen wollen, steht Ihnen dazu die Funktion „Extras – Wareneingangsbuch – Buch kompl. Rückgängig“ zur Verfügung.

Wählen Sie jetzt die Nummer des WE-Buches das rückgängig gemacht werden soll aus und klicken Sie auf    oder drücken Sie die ENTER Taste.

Nach der folgenden Abfrage macht DdD Cowis backoffice den Wareneingang rückgängig.

Die Wareneingänge sind jetzt wieder in der Übersichtsliste sichtbar.

Hinweis: Es kann sein, dass Sie standardmäßig nicht berechtigt sind ,„Wareneingangsbücher“ zurückzunehmen.
                Wenden Sie sich hierfür bitte an Ihren Systemadministrator oder an den DdD Cowis -Support!

4.09 Rabatt aus der Order übernehmen

Falls Sie in der Order einen Rabatt eingetragen haben, ist es möglich diesen in den Wareneingang zu übernehmen.

Dazu müssen Sie unter "Einstellungen/Standardeinstellungen/Standardvorgaben" den Haken bei "Gesamtrabatt bei EK umlegen in den Artikelbuchungen" aktivieren.

Funktion aktivieren

Erstellen Sie anschließend einen Wareneingang aus der Order und übernehmen Sie entsprechend die Modelle die Sie erhalten  haben.

Anschließend geben Sie den Warenwert aus Ihrem Lieferantenlieferschein in das Feld "Warenwert 1" ein.

Es erscheint dann automatisch der in der Order eingetragene Rabatt. Tragen Sie diesen in das Feld "Rabatt" ein.

Der Rabatt wird jetzt auf die Positionen entsprechend umgerechnet.

Rabatt berechnen

4.02.1 Wareneingang per Scanner erfassen

Wareneingang per Scanner erfassen

Der Prozess des Erfassens von gelieferter Ware bei Wareneingängen wurde optimiert und durch eine neue Variante ergänzt. Führt man im Bereich "Wareneingang => F5 => 'Mit Order eines Lieferanten'" einen Wareneingang durch, dann gelangt man zu der Übersicht der Order-Positionen in der alle rückständigen Positionen markiert sind.

Im unteren Bereich des Dialogs gibt es nun eine Option mit der zwischen einem manuellen Modus und dem Modus "Per Scan" gewechselt werden kann."Manuell" ist das bisherige Verfahren.
Beim Verfahren "per Scan" werden alle rückständigen Positionen entmarkiert und die Liefermenge wird aus allen Positionen entfernt. Nun können die Herstellerbarcodes der erhaltenen Ware per Barcodescanner erfasst werden. Pro Scan eines Barcodes erhöht sich die Liefermenge um "1", sofern der Artikel erkannt und gefunden wurde. Die betreffende Positionszeile wird entsprechend ihrem Status markiert:

- Vollständige Positionen (Liefermenge gleich Rückstandsmenge) werden grün markiert.

- Unvollständige Positionen (Liefermenge kleiner Rückstandsmenge) werden gelb markiert.

- Überbuchte Positionen (Liefermenge größer Rückstandsmenge) werden orange markiert.

Sind am Ende des Wareneingangs orange markierte Positionen enthalten, gibt Cowis eine entsprechende Warnung aus. Per Klick auf "OK" kann der Wareneingang wie bisher abgeschlossen werden.

Unter "Wareneingang => F5 => 'Mit Order eines Lieferanten'" befindet sich die neue Option "per Scan".

Wareneingänge lassen sich so anhand von abgescannten Herstellerbarcodes anlegen.

Vollständige Positionen werden grün, unvollständige gelb und Positionen mit zuviel Liefermenge werden orange markiert.

Stimmen die Liefermengen aller Positionen mit den Rückständen der Order überein, ist alles grün markiert.

Sie können Ihren Wareneingang wie gewohnt über "OK" abschließen.

5.01 Retoure anlegen

Unter einer Retoure versteht man eine Warenrückgabe und Rücksendung zum Lieferanten.

Wechseln Sie in den Bereich 

Mit einem Klick auf    oder durch drücken der F5 Taste können Sie hier eine neue Retoure erstellen und die Artikel eingeben, die zurück gesendet werden.

5.02 Retourengrund

Zu jeder Retourenposition können sie einen Reklamationsgrund angeben, die Texte können über „Datei / Retourengründe“ neu angelegt, kopiert oder geändert werden.

5.03 Warenbewegung bei Retoure

Mit dem Feld „Retoure mit Warenbewegung“ können Sie angeben, ob diese Artikel mit der Retoure aus dem Artikelstamm ausgebucht werden.

Dies ist z.B. der Fall, wenn der Artikel über Reklamation an der Kasse eingebucht wurde.

5.04 Retoure drucken und abschließen

Nach einem Klick auf    oder durch drücken der F2 Taste ist die Retoure gesichert.

Ist die Retoure mit dem Hersteller geklärt, kann sie über den Menüpunkt „Extras / Retoure“ abschließen“ beendet werden.

Über Menüpunkt „Drucken / Datensatz“ kann die Retoure gedruckt werden und mit der Ware zusammen versendet werden.

5.05 Retourenbuch

Abgeschlossene Retouren können in das Retourenbuch übernommen werden.

Über den Menüpunkt „Extras / Retourenbuch / Buch erstellen" bekommen Sie nach Angabe der Buchnummer eine Liste der noch nicht übergebenen Retouren.

Mit einem Klick auf    oder durch drücken der ENTER Taste werden alle (blau) markierten Retouren in das Buch übernommen.

Hinweis: Das Retourenbuch muss gedruckt werden, bevor Sie es abschließen und mit der nächst höheren Nummer ein neues Buch erstellen können.

6.01 Allgemeines zu Order

Inhaltsverzeichnis

6.1.1 Order mit Lieferanten neu anlegen

6.1.2 Felder im Bereich Order

6.1.3 Orderpositionen anlegen

6.1.4 Order drucken mit individueller Größendarstellung

6.1.5 Ordervorschlag automatisch erstellen

6.1.6 Etiketten aus Vororder erzeugen

6.1.7 Wareneingang aus einer Order

6.1.8 Order Liste

6.1.9 Order Auskunft

6.1.10 Order Positionen-Liste

6.1.11 Order anlegen

6.1.12 Order-Daten

6.1.13 Order Positionen

6.1.14 Mit Verfügbarkeitsanzeige

6.1.15 Ohne Verfügbarkeitsanzeige

6.1.16 Sonstiges

6.1.17 Order-Daten bearbeiten

6.1.18 Order-Positionen bearbeiten

6.1.19 Lieferantendaten bearbeiten

6.1.20 Lieferungen erfassen

6.1.21 Drucken

6.1.1 Order mit Lieferanten neu anlegen

Unter einer Order versteht man eine Warenbestellung bei einem Lieferanten.

Wechseln Sie in den Bereich .

Durch auf einen Klick auf   oder durch drücken der F5 Taste können Sie hier eine neue Order erstellen und die Bestelldaten eingeben.

6.1.2 Felder im Bereich Order

6.1.3 Orderpositionen anlegen

Nach der Eingabe der Orderdaten können Sie durch Anklicken der   Schaltfläche – oder durch drücken der F12 Taste - die georderten Artikel eingeben. Durch Eintippen der Bestellnummer und bestätigen wird überprüft ob dieser Artikel bereits vorhanden ist, oder neu angelegt werden soll. Drücken Sie die F9 Taste um eine Artikelliste aufzurufen, die sämtliche bereits angelegte Artikel dieses
Lieferanten beinhaltet.

Nach dem Auswählen des Artikels erfolgt die Mengeneingabe.

Je nach Einstellung der Verfügbarkeitsanzeige kann entweder nur die Menge aller Merkmale, z.B. für jede Farbe mit Angabe von Verfügbarkeit (Bestand + offene Order – Auftrag), oder mit Kalkulationsangabe eingegeben werden.
Hinweis: Farben werden durch drücken der F3Taste gewechselt.

Nach der Mengeneingabe können Sie die Position durch einen Klick auf   sichern.

Legen Sie nun alle Order-Positionen an, die Sie bestellen möchten.

Sind alle Order-Positionen angelegt, können Sie auch die Bestellung mit einem Klick auf    sichern.

6.1.4 Order drucken mit individueller Größendarstellung

Eine Order kann aus der Orderliste mit Bestätigen des Menüpunktes „Drucken / Datensatz“ ausgedruckt werden.

Die Größendarstellung der Orderpositionen kann sich je nach Einstellung in den Druckparametern unterscheiden:

6.1.5 Ordervorschlag automatisch erstellen 

Über den Menüpunkt „Extras / Ordervorschlag erzeugen“ können Sie sich eine Order nach ihren Vorgaben automatisch vorschlagen lassen.

Drei verschiedene Verfahren können hier gewählt werden:

 Zusätzliche Option "Detaillierter Ausdruck"

Nach Sollbeständen:  Vorraussetzung ist hier die Pflege der Sollbestände der Stammartikel. Bei diesem Verfahren
überprüft DdD Cowis backoffice die Differenz zwischen dem aktuellen Bestand und der eingetragenen Sollbestände und erzeugt daraus eine Order.

Verkauft seit: Es wird eine Order vorgeschlagen die alle Verkäufe eines von Ihnen angegebenen Zeitraumes beinhaltet.

Auf Erstbestand füllen: DdD Cowis backoffice erzeugt einen Ordervorschlag der auf den Bestand nach der ersten Lieferung der Artikel auffüllt. Dieses Verfahren eignet sich besonders für Artikel, die bei der ersten Lieferung gut sortiert waren.

Nur aus Aufträgen: Hierbei werden lediglich die Rückstände aus offenen Auftägen addiert als Ordervorschlagszahlen übernommen. 

Den Vorschlag können Sie auf bestimmte Artikel, Warengruppen, Lieferanten oder andere Stichworte sinnvoll eingrenzen.

6.1.6 Etiketten aus Vororder erzeugen

Falls in Ihren Filialen vor der Lieferung bereits Etiketten für die Auszeichnung vorbereitet werden sollen, können Sie über den Menüpunkt „Drucken / Spezielles / Etik. für Vororder erz.“ vorab alle Etiketten erzeugen.

6.1.7 Wareneingang aus einer Order

Bei Lieferung einer Order kann diese im Zwischenmenü „neuer Wareneingang“ durch Auswählen der Option „mit Order“ übernommen werden.

mit Order (eines Lieferanten):            es werden nur Ordern von dem von Ihnen gewählten Lieferanten angezeigt.

mit Order (alle Lieferanten):               es werden sämtliche Ordern angezeigt.

6.1.8 Order Liste

Nachfolgend eine Kurzbeschreibung der in der Order-Liste enthaltenen Spalten:

St. = Status:                           „G“           à           Order wurde gedruckt

                                               „L“           à            Limitüberwachung

                                               „V“           à            Etiketten-Vorauszeichnung (Etiketten können unter dem.

Menüpunkt:                            „Drucken/ Spezielles / Etik. für Vororder erzeugen“ erstellt werden)

Lieferant:                                Lieferantenkürzel

Nr:                                          Ordernummer (wird fortlaufend vorgeschlagen)

Zusatzbezeichnung:               Frei wählbare Bezeichnung (z.B. „S-Oliver H/W 1998“)

Bestellt:                                  Bestelldatum

Termin:                                   Liefertermin

Frist:                                       Nachlieferungsfrist

EK und VK:                            Gesamter Einkaufs- bzw. Verkaufspreis von allen in dieser Order enthaltenen Order-                                               Positionen

Teile:                                      Bestellmenge

Geliefert:                                Bereits
gelieferte Menge(%):             Bereits gelieferte Menge in Prozent

Positionen:                             Anzahl der in der Order enthaltenen Positionen

 Übersicht Orderliste

Druckvorschau der Orderliste

6.1.9 Order Auskunft

Um Details einer Order anzusehen wählen Sie die entsprechende Order aus und bestätigen diese mit [Return]. Mit den Tasten [Bild­] und [Bild] können Sie in der Order-Auskunft zwischen den Ordern vor- bzw. zurückblättern.

6.1.10 Order Positionen-Liste

Durch Betätigen der Funktionstaste [F12] kommen Sie von der Order-Liste oder -Auskunft in die Order-Positionen-Liste. Auch in dieser Liste ist es möglich durch Verschieben mit der Taste [®] weitere Informationen zu sehen.

Mit Bestätigen von [F4] können Sie hier die Sortierung nach Artikel-ID, Eingabe-Reihenfolge, Bestellnummer und Bezeichnung einstellen.

Die Felder in der Order-Positionen-Liste haben folgende Bedeutung:

6.1.11 Order anlegen

Eine neue Order kann aus der Order-Liste oder -auskunft heraus mit Bestätigen der Taste [F5] angelegt werden. Dabei werden im allgemeinen zuerst die Order-Daten, wie folgt, eingegeben.

6.1.12 Order-Daten

HINWEIS: Die Anzahl der Tage (Nachlieferungsfrist) kann standardmäßig vorgeschlagen werden (s.S. 8 „Standardvorgaben“).

6.1.13 Order Positionen

Nachdem die Orderdaten eingetragen sind, können Sie im nächsten Schritt die zu ordernden Artikel (Order-Positionen) anlegen. Hierfür wechseln Sie mit Betätigen der Taste [F12] in die Order-Positionen-Liste.

In den Feldern Bestellnummer, Artikel-ID und Bezeichnung steht Ihnen mit [F9] jeweils die gleiche Auswahlliste der Artikel zur Verfügung. Die Liste unterscheidet sich je nach Aufruf aus einem dieser drei Felder in ihrer Sortierung, die aber nach Bedarf umgestellt werden kann. Des weiteren finden Sie hier nur Artikel des Lieferanten aufgelistet, den Sie vorher in den Order-Daten eingegeben haben.

HINWEIS: In dieser Auswahlliste der Artikel können Sie mit den Funktionstasten [F5] ...[F8] auch Artikeldaten anlegen, kopieren, ändern und löschen.

Nach dem Auswählen des Artikels erfolgt, durch Drücken von [Return] im Feld „Bezeichnung“, die Mengeneingabe. Diese Eingabe kann sich je nachdem ob die Verfügbarkeit angezeigt wird oder nicht (s.S. 8 unter „Standardvorgaben“) folgendermaßen unterscheiden:

6.1.14 Mit Verfügbarkeitsanzeige

Wenn der Artikel nur ein oder kein Merkmal besitzt, wechseln Sie nach dem Bestätigen von „Bezeichnung“ direkt in die Größentabelle, in der die Ordermengen eingegeben werden können.

Wenn Sie einen Artikel mit mehreren Merkmalen (z.B. Größe und Farbe) und Ausprägungen (z.B. Farbe: schwarz, weiß, rot) ausgewählt haben, kommen Sie nach dem Bestätigen des Feldes „Bezeichnung“ in eine Auswahlliste.
Anhand dieser Auswahlliste müssen Sie vorab die Ausprägung (z.B. Farbe schwarz) des zweiten Merkmals angeben. Danach kommen Sie in die Größentabelle (s. unter „Hinweis“), in der die Ordermengen in der ersten Zeile „Menge“ eingetragen werden können.

Wenn Sie anschließend die Ordermengen einer anderen Ausprägung (z.B. Farbe weiß) eingeben möchten, können Sie innerhalb der Größentabelle durch Bestätigen der Taste [F3] in die Auswahlliste der Ausprägungen des zweiten Merkmals wechseln. Hier wählen Sie die nächste Farbe aus und geben danach die Ordermengen dieser Farbe ein.

HINWEIS: Innerhalb der Größentabelle sehen Sie hier folgende Angaben des aktuellen Artikels:

Verfügbarkeit:                        Bestand + Order – Auftrag

                                               (Auftragsanzeige nur in Verbindung mit dem Modul Auftragsbearbeitung)

Auftrag:                                  Auftragsmenge (modulabhängig, siehe oben)

Bestand:                                 Aktueller Bestand

Order:                                     Menge des Artikels in allen Ordern

6.1.15 Ohne Verfügbarkeitsanzeige

Wenn Sie die Ordermengen ohne Verfügbarkeitsanzeige eingeben möchten, kommen Sie nach dem Bestätigen des Feldes „Bezeichnung“ direkt in die Größentabelle. Anstatt der Verfügbarkeitsanzeigen erscheint hier die Größentabelle mit allen eingetragenen Merkmalen (z.B. Größen und Längen).

Im Anschluss an die Eingabe der Ordermengen können Sie die Größentabelle durch Abspeichern mit der Taste [F2] verlassen. Danach befinden Sie sich wieder in der Order-Positionen-Liste, in der Sie bei Bedarf den Liefertermin der aktuellen Position verändern können.

Freitextpositionen eingeben:

Im Modus Order-Positionen anlegen können Sie außerdem noch eigene Texte (z.B. Grußformeln oder sonstige Mitteilungen an den Lieferanten) eingeben. Hierfür drücken Sie in den Feldern Bestellnummer, Artikel-ID oder
Bezeichnung die Tastenkombination [Strg]-[F1] und können dann in einem separaten Fenster einen gewünschten Text eingeben, der auch mehrteilig sein kann.

6.1.16 Sonstiges

Ordervorschläge erzeugen Sie können sich unter dem Menüpunkt „Extras“ auch „Ordervorschläge erzeugen“ lassen. Hierfür stehen Ihnen in DdD Cowis drei verschiedene Verfahren zur Verfügung:

Verfahren 1: „nach Sollbeständen“

WICHTIG: Voraussetzung hierfür ist die „Sollbestandspflege“ im Artikelstamm mit [F7] unter dem Menüpunkt „Sollbestände“.

DdD Cowis vergleicht bei diesem Verfahren die aktuellen Bestände mit den Sollbeständen und generiert aus der Differenz den Ordervorschlag.

Nach Bestätigung des Menüpunkts „Extras / Ordervorschlag erzeugen“, wechseln Sie in das Eingabefenster „Vorschlag Order erzeugen“, in dem u.a. folgende Felder enthalten sind:

• Im Feld „Verfahren“ wählen Sie die Nummer 1 „nach Sollbeständen“ aus.
•  In den beiden nächsten Feldern können Sie per „J / N-Eintrag“ angeben, ob „offene Aufträge“ oder „andere Ordern dieser Artikel“ in diesen Ordervorschlag einbezogen werden sollen oder nicht.
• Mit den Feldern Artikel-ID, Warengruppe, Filialnummer etc. können Ordervorschläge eingegrenzt werden

Beispielsweise die Warengruppe:
Wenn Ihnen DdD Cowis einen Ordervorschlag der Warengruppe „2“ erstellen soll, tragen Sie diese im Feld „Warengruppe“ ein und speichern die Eingaben mit der Taste [F2] ab. DdD Cowis überprüft jetzt nur Artikel der Warengruppe „2“, bei denen Sollbestände eingetragen sind.

• Im Feld „Lieferant“ sollte auf jeden Fall ein Lieferant ausgewählt werden. Ansonsten könnte es vorkommen, daß der Ordervorschlag Artikel von verschiedenen Lieferanten enthält.
• Im Feld „Stammartikel“ können Sie mit „J “ angeben, wenn DdD Cowis nur Stammartikel vorschlagen soll.
• Die Ordernummer und die Zusatzbezeichnung werden automatisch vorgeschlagen.

Verfahren 2: „verkauft seit“

Bei diesem Verfahren werden alle Verkäufe eines Zeitraumes als Order vorgeschlagen. Mit dieser Möglichkeit können Sie sich in vielen Fällen die Pflege der Sollbestände ersparen.

Wählen Sie unter „Verfahren“ die Nummer 2 aus. Mit Bestätigung dieses Verfahrens öffnet sich das Feld
„verkauft seit“ oberhalb von „Artikel-ID“. Hier können Sie ein Datum eintragen, mit dem Sie den Verkaufszeitraum eingrenzen. Alle restlichen Felder können je nach Bedarf, wie unter „Verfahren 1“ beschrieben, ausgefüllt werden.

Verfahren 3: „auf Erstbestand füllen“

Beim dritten Verfahren erstellt Ihnen DdD Cowis einen Ordervorschlag, bei dem überprüft wird, welchen Warenbestand die betreffenden Artikel am Tage der ersten Warenlieferung hatten. Dieses Verfahren eignet sich im Besonderen für Artikel, die bei der ersten Lieferung gut sortiert waren.

• Wählen Sie hierfür im Feld „Verfahren“ die Nummer 3 aus.
• Alle anderen Felder können, wie unter „Verfahren 1“ beschrieben, ausgefüllt werden.

6.1.17 Order-Daten bearbeiten

Order-Daten können aus der „Order-Liste“ oder „Order-Auskunft“ bearbeitet werden. Die Funktionen können unter dem Menüpunkt „Datensatz“ aufgerufen werden. Zur schnelleren Bedienung stehen Ihnen in DdD Cowis auch mehrere Funktionstasten zur Verfügung:

Ändern

Mit der Taste [F7] kommen Sie in den Änderungsmodus und können dann die gewünschten Daten ändern.

Kopieren

Mit [F6] können Sie bereits angelegte Order-Daten kopieren. Als Ordernummer wird hier die nächstverfügbare vorgeschlagen. Gegebenenfalls  enthaltenen Order-Positionen werden nicht mitkopiert.

Löschen

Ordern können mit [F8] gelöscht werden. Wenn die Order noch nicht vollständig geliefert wurde, macht Sie DdD Cowis vor dem endgültigen Löschen hierauf aufmerksam.

6.1.18 Order-Positionen bearbeiten

Zum Ändern der Order-Positionen müssen Sie sich in der Order-Positionen-Liste befinden und die Taste [F7] drücken. Hier können Sie zwischen folgenden Optionen auswählen:

Order-Positionen ändern

Mit diesem Menüpunkt können Sie die Daten (Bestellnummer, Bezeichnung, Ordermengen, etc.) der angelegten Position ändern.

Größenbezogene Liefertermine eingeben bzw. ändern

Nach dem Bestätigen dieses Punktes wechseln Sie in die Größentabelle der Order-Position. Hier können Sie abweichende Liefertermine verschiedener Größen eintragen oder vorhandene ändern.

Artikelstammdaten bearbeiten

Hiermit können Sie die Stammdaten (z.B. Bezeichnung, Preise, Größen) dieser Order-Position ändern.

6.1.19 Lieferantendaten bearbeiten

Um Lieferantendaten zu bearbeiten, können Sie innerhalb der Order-Daten im Feld „Lieferant“ mit der Taste [F9] eine Auswahlliste aufrufen. In dieser Auswahlliste sind alle angelegten Lieferanten enthalten. Sie können in dieser Liste:

• mit der Taste [F5] neue Lieferanten anlegen
• mit [F6] Lieferantendaten kopieren
• mit [F7] bereits angelegte Daten ändern
• mit [F8] Lieferanten löschen

6.1.20 Lieferungen erfassen

Orderlieferungen können generell in der Artikelverwaltung unter „Extras / Buchen / Wareneingang buchen“ erfaßt werden.

Eine weitere Möglichkeit zum Einbuchen der Ware finden Sie in der Orderverwaltung unter dem Menüpunkt „Extras / Lieferung erfassen“. Diese Funktion bezieht sich immer auf die aktuelle Order, d.h. die durch den Leuchtbalken hervorgehobene.

Nach dem Bestätigen des Menüpunkts kommen Sie automatisch in die Order-Positionen-Liste der ausgewählten Order. Plazieren Sie jetzt den Leuchtbalken auf die Order-Position, für die Sie Ware einbuchen möchten. Danach
können Sie diese Order-Position mit [Return] bestätigen. Wenn Sie mit Filialverwaltung arbeiten, können Sie in der darauf folgenden Maske „Warenlieferung“ die Filiale und bei Bedarf die Filialverteilung (z.B. „alles in eine Filiale“) auswählen. Nach dem Abspeichern dieser Maske wechseln Sie automatisch in die Größentabelle der Order-Position. Hier zeigt Ihnen COWIS die Bestellmengen an. Bei Teillieferungen könnten Sie jetzt die Bestellmengen ändern oder bei einer Gesamtlieferung die Größentabelle mit der Taste [F2] abspeichern.

Nach dem Abspeichern der Tabelle stehen Sie wieder in der Order-Positionen-Liste. Durch plazieren des Leuchtbalkens können Sie die nächste Position auswählen und die Ware einbuchen. Wenn Sie Ihre Orderlieferung
erfasst haben, können Sie die Order-Positionen-Liste mit der Taste [Esc] verlassen.

HINWEIS: Beim Einbuchen einer Orderlieferung unter dem Menüpunkt „Lieferung erfassen“ werden, wie

                  in der Artikelverwaltung, Etiketten erzeugt.

6.1.21 Drucken

Eine Order können Sie aus jedem Bereich der Order (z.B. Order-Liste) mit Bestätigen des Menüpunkts „Drucken / Datensatz“ ausdrucken. Die Größendarstellung der einzelnen Order-Positionen kann sich je nach Einstellung in den „Druckparametern“ (s. unter Punkt 9.2) unterscheiden. Zur Darstellung der Größen sind in DdD Cowis fünf verschieden Möglichkeiten vorhanden.

Beispiel:
Order eines Baumwollhemdes, Farben: kariert und gestreift, jeweils 2 Stück in Größe M:

• Tabelle:            Baumwollhemd

Verschiedene Aufzählungen:

6.02 Einstellungen

Inhaltsverzeichnis

6.2.1 Standardvorgaben

6.2.2 Druckparameter

6.2.1 Standardvorgaben

Unter dem Menüpunkt „Einstellungen / Standardvorgaben“ können Sie verschiedene Felder vorbelegen, die Ihnen DdD Cowis standardmäßig vorschlagen soll. In den Standardvorgaben für die Order sind das:

Frage nach Änderungsgrund:

Unter dem Menüpunkt „Datensatz / Änderungen“ werden alle Bearbeitungsschritte (z.B. angelegt, gedruckt) der jeweiligen Order mitprotokolliert. Wenn Sie im Feld „Frage nach Änderungsgrund“ ein „J“ eintragen, erhalten Sie außerdem bei jeder Änderung eine Abfrage, in der Sie einen Änderungsgrund eintragen können.

Standardsortierung (Order-Liste):        

Hier können Sie eingeben welche Standardsortierung der Order Liste beim jedem Neustart von DdD Cowis erscheinen soll. Zur Auswahl stehen hier die Ordernummer, das Bestelldatum, der Lieferant, der Ordertermin oder die Zusatzbezeichnung.

Anzeige Verfügbarkeit:

Mit [F9] kommen Sie in eine Auswahlliste. Sie können einstellen ob Sie die Orderpositionen generell mit oder ohne Verfügbarkeit anlegen möchten oder ob vor jeder neuen Position eine Abfrage erscheinen soll siehe S. 3 „Order-Positionen“).

Vorschlag Anzahl Tage (Terminüberschreitung): 

Hier kann ein Standardwert für die Nachlieferungsfrist eingetragen werden. Dieser Wert wird beim Anlegen einer neuen Order von DdD Cowis vorgeschlagen.

6.2.2 Druckparameter

Unter dem Menüpunkt „Einstellungen / Druckparameter / Druckparameter“ sind folgende Felder vorhanden:

Absenderzeile: 

Hier können Sie eine Absenderzeile eintragen, die auf den Bestellformularen über die Lieferantenanschrift gedruckt wird.

Drucker:          

Mit [F9] steht eine Auswahlliste Ihrer Drucker zur Verfügung, aus der Sie einen auswählen können. Wenn Sie mehrere Drucker besitzen, können Sie auch drei „???“ eintragen. Sie werden dann bei jedem Druckvorgang gefragt auf welchem Drucker Sie drucken möchten.      

Rand oben, Rand links:

Hier können Sie zum Anpassen der Seitenränder Ihrer Formulare einen Wert eintragen. Für „Rand oben“ (in Zeilen) bedeutet der Eintrag des Wertes „1“ ca. 4 mm, für „Rand links“ (in Zeichen bei einer Schriftgröße von 17 CPI) sind dies ca. 1,5 mm.

Größendarstellung:      

Hier stehen fünf verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung (siehe unter Punkt 8 „Drucken“).

Druckvorschau:

Hier können Sie per „J / N-Eintrag“ angeben, ob vor jedem Druckvorgang eine Vorschau am Bildschirm erscheinen soll.

Leerzeile zw. Positionen:         

Mit „J“ wird auf den Bestellformularen zwischen den Orderpositionen eine Leerzeile eingefügt(z.B. beim Ausdruck der Positionen in Tabellenform).

Pos. einrücken:

Bei mehrzeiligen Positionen wird mit dem Eintrag von „J“ die 2. Zeile entsprechend eingerückt.

Menge 1. Zeile und Preis 1. Zeile:       

Sie können hier mit „J“ angeben, wenn die Mengen- bzw. Preisangaben bei mehrzeiligen Orderpositionen in die erste Zeile gedruckt werden sollen. Bei „N“ werden die Angaben in die letzte Zeile dieser mehrzeiligen Position gedruckt.

7.01 Allgemeines zur Auftragsbearbeitung

Inhaltsverzeichnis

7.1.1 Was ist ein Vorgang?

7.1.2 Vorgänge einzeln und komplett

7.1.3 Suche von Komplettvorgängen

7.1.4 Auftragsparameter einstellen 

7.1.1 Was ist ein Vorgang?

Der gesamte Ablauf eines Kundenauftrages vom Angebot, über Auftragseingang, Lieferung bis hin zu Rechnungen und Gutschriften wird in DdDmCowis als eine Einheit betrachtet. Diese Einheit bezeichnen wir als "Komplettvorgang“. Ein solcher „Komplettvorgang“ besteht mindestens aus einem der unten erwähnten „Einzelvorgänge“. Normalerweise sind aber mehrere solcher „Einzelvorgänge“ in einem „Komplettvorgang“ enthalten.

7.1.2 Vorgänge einzeln und komplett

Ein Komplettvorgang in DdD Cowis setzt sich aus Einzelvorgängen zusammen. In DdD Cowis gibt es folgende Typen von Einzelvorgängen:

• ANG                Angebot
• AUF                 Auftrag
• LI                     Lieferschein
• RE                    Rechnung
• GUT                 Gutschrift

7.1.3  Suche von Komplettvorgängen

Wenn Sie in DdD Cowis den Menüpunkt „Auftragsbearbeitung“ aufrufen, befinden Sie sich zunächst in der Liste der Komplettvorgänge. Diese Liste enthält folgende Informationen:

• Vorgang: Hier sind alle Einzelvorgänge, die zu diesem Komplettvorgang gehören, aufgeführt (z.B. „ALR“ = Auftrag, Lieferschein, Rechnung).
  Beispiel: Steht eine „3“ anstelle des Kürzels „L“ in dieser Liste, sind in diesemVorgang 3 Lieferscheine enthalten. Ein „*“ vor den Vorgängen bedeutet, dass der Vorgang nicht abgeschlossen ist. Ein Vorgang gilt als nicht abgeschlossen, wenn der Auftrag „Rückstand“ hat, mindestens ein unberechneter Lieferschein vorhanden ist oder mindestens eine Rechnung / Gutschrift nicht im Rechnungsausgangsbuch ist.
• Auftrag: Gesamtmenge des Auftrages. Diese Mengenangaben, auch unter Lieferung und Rückstand, beziehen sich nur auf Ware aus dem COWIS-Artikelstamm.
• Lieferung: Bereits gelieferte Menge.
• Rückstand: Angabe der Menge, die noch geliefert werden muß.
• Vorgangs-Nummer: Nummer des Komplettvorgangs.
• Betrag: Alle hier aufgeführten Beträge sind inklusive MwSt.
• Kunden-Nummer und –Name Diese Liste kann mit der Taste [F4] nach Vorgangsnummer, Kundenname, Datum, etc. sortiert werden. Steht die Sortierung auf „Kundenname“, finden Sie bei mehreren Komplettvorgängen eines Kunden den jeweils aktuellsten Vorgang an erster Stelle.
  Zum schnellen Auffinden eines bestimmten Vorganges ist auch in dieser Liste die COWIS-Funktion „Sofortpositionierung“ möglich. Grundlage für die Suche ist immer die aktuell eingestellte Sortierung (Kundennummer, Vorgangsnummer, etc.).
  HINWEIS: Einträge im Fenster „Sofortpositionierung“ können mit der Taste „Backspace []“ (oberhalb von „Return []“) gelöscht werden.

Beispiel: Sie suchen den Vorgang Nr. 123245.

Schritt 1: Stellen Sie die Sortierung mit [F4] auf Vorgangsnummer.

Schritt 2: Beginnen Sie die Vorgangsnummer 123245 auf Ihrer Tastatur einzugeben. Der Leuchtbalken bewegt sich auf diesen Eintrag zu. 

               Je mehr Sie von dieser Nummer eingeben, umso genauer kann DdD Cowis den Leuchtbalken positionieren.

Haben Sie den richtigen Vorgang gefunden, bestätigen Sie den Eintrag mit [Return]. Sie befinden sich jetzt in einer Übersichtsliste der
Einzelvorgänge. Hier sehen Sie alle Einzelvorgänge, die zu diesem Komplettvorgang existieren. Die Liste ist wie folgt aufgebaut:

Im ersten Feld „S“(= Status) sehen Sie nachstehende Angaben:

„R-Bu“:

"Rechnungsausgangsbuch“ Hier steht bei Verwendung die Nummer des Rechnungsausgangsbuches, in das diese Rechnung übergeben wurde (siehe S. 10 „Rechnungsausgangsbuch“).

„Ab / Li / Re-Nr“:

Hier erscheinen die Auftrags-, Lieferschein- bzw. Rechnungs-Nummern. Datum, Gesamt-Verkaufspreis, Menge und Rückstand des jeweiligen Einzelvorganges.

7.1.4  Auftragsparameter einstellen

Der Text "Wir lieferten mit Lieferschein..." auf der Rechnung (wird durch kopieren des Lieferscheins erstellt) ist anpassbar.

• Es können folgende Informationen in Form von Variablen ersetzt werden:
• @VN- Lieferscheinnummer
• @VD- Lieferscheindatum
• @VA- Versandart
• @P- Anzahl Pakete

Der Text ist über den Cowis-Parameter „RechnungKundenText“ einstellbar.

Von dieser Einstellung sind Mehrsprachige Rechnungsformulare ausgeschlossen.

 Parameter "RechnungKundenText"

Selbst defnierter Text der auf der Rechnung erscheint

7.02 Generelles zur Bedienung

Inhaltsverzeichnis

7.2.1 Zusammenhang zwischen Auftragsbearbeitung und  Adress- bzw. Artikelstammdaten

Die Bedienung und die Datensatzverwaltung in der Auftragsbearbeitung ist wie in den anderen Modulen von DdD Cowis zu handhaben.
Es gibt hier jedoch Tasten, die aus dem Modus „Positionen neu anlegen bzw. ändern“ eine andere Funktion ausführen, wie in den Listen der Komplett-u. Einzelvorgängen.

Komplett- u. Einzelvorgang Positionen anlegen bzw. ändern:

[F2]         Vorgang Speichern

[F3]         Selektion

[F4]         Sortierung umschalten

[F5]         Vorgang Neuanlegen

[F6]         Vorgang kopieren

7.2.1 Zusammenhang zwischen Auftragsbearbeitung und  Adress- bzw. Artikelstammdaten

Preisgruppe

Legt fest, aus welcher Spalte der Staffelpreistabelle der Artikeleinzelpreis entnommen wird. Die Staffelpreistabelle wird in der Artikelverwaltung gepflegt (siehe „Staffelpreise“ weiter unten).

Factoring

Durch den Eintrag von „Ja“ bzw. „Nein“ können Sie angeben, ob dieser Kunde über einen Factoringpartner (z.B. Factoringbank) abgerechnet
wird. Der Eintrag wird in der Auftragsbearbeitung als Vorschlag übernommen.

Gesperrt ab

Der Kunde kann ab einem bestimmten Datum mit einer Liefersperre versehen werden. Beim Anlegen oder Kopieren eines Vorgangs erscheint bei gesperrten Kunden eine entsprechende Warnung.

Zahlbar in (Skonto)

Steuert den Vorschlag im „Vorgangskopf“. Ist kein kundenspezifischer Skontosatz eingetragen, wird der Wert aus den Standardvorgaben der
Auftragsverwaltung (Menüpunkt Einstellungen / Standardvorgaben / Standardvorgaben) übernommen.

Mehrwertsteuer (J/N)

Der Eintrag entscheidet, ob die Preisstellung mit oder ohne Mehrwertsteuer angewandt wird (z.B. für Auslandskunden).

Kreditlimit und Planumsatz

Diese Felder können für Informationszwecke verwendet werden.

UST-ID Nr

Umsatzsteuernummer des Kunden (kann bei Bedarf in die entsprechenden Formulare gedruckt werden).

Barzahlung (J/N)

Kennzeichnung für Kunden, die nur per Barnachnahme beliefert werden.

Rabatt

Der hier eingegebene Rabatt wird als Vorschlag in die Vorgänge der Auftragsbearbeitung übernommen.

7.03 Artikeldaten

Inhaltsverzeichnis

7.3.1 Staffelpreise

7.3.2 Größenbezogene Preise

7.3.3 Preisgestaltung

7.3.4 Ein neuer Vorgang

7.3.5 Vorgangskopf und Vorgangspositionen

7.3.6 Erfassen von Vorgangspositionen

7.3.7 "Freitextpositionen" anlegen

7.3.1 Staffelpreise

(„Artikel ändern [F7] / Staffelpreise“)

In dieser Tabelle wird festgelegt, für welche Preisgruppe (5 Spalten) welche Preise gelten. Ein Eintrag in der obersten Zeile gilt immer für den Preis pro Stück. In den Zeilen nach unten können 3 Mengenstaffeln eingegeben werden. Gibt es für einen Kunden in seiner Preisgruppe keinen Preiseintrag, erfolgt beim Anlegen der Vorgangsposition eine Warnung.

HINWEIS:
Bei Mengenänderungen von Positionen mit Staffelpreisen erscheint ein Info-Fenster. Hier wird Ihnen die neue Preisberechnung, die sich aufgrund der geänderten Menge ergibt, angezeigt. Mit „Ja / Nein“ können Sie auswählen, ob Sie die Preisberechnung übernehmen möchten oder nicht.

7.3.2 Größenbezogene Preise

(„Artikel ändern [F7] / Größenbezogene VK-Preise“)

Wenn sie über die Lizenz „erweiterte Stammdaten“ verfügen, können in dieser Tabelle Preissprünge für bestimmte Größen eingegeben werden.
Falls es Ausnahmen gibt, werden sie hier eingetragen. Standardmäßig haben alle Größen den gleichen VK-Preis. Bei Verwendung der Übergrößenkalkulation (Menüpunkt „Datei / Übergrößenkalkulation“) werden die größenbezogenen Preise bereits beim Anlegen des Artikels entsprechend vorbelegt (ggf. inklusive Rundung).

7.3.3 Preisgestaltung

Die Gestaltung eines Preises für einen Artikel ist in einem komplexen Regelwerk definiert. Dieses Regelwerk wird von vielerlei Faktoren beeinflusst, und immer beim Neuanlegen oder Verändern einer Auftragsposition aktiv.

WICHTIG:
Nur die Änderung der Staffelpreise hat keinen automatischen Einfluss auf eine bereits angelegte Artikelposition. Der neue Preis wird erst dann übernommen, wenn die entsprechende Vorgangsposition geändert wird. Bereits bestehende Vorgänge werden beim Ändern der Tabelle
nicht automatisch geändert.

7.3.4 Ein neuer Vorgang

Ein Komplettvorgang kann nicht als Ganzes angelegt oder gelöscht werden. Wird ein neuer „Teilvorgang“, z.B. ein Auftrag neu angelegt, erzeugt DdD Cowis automatisch den dazugehörigen Komplettvorgang. Ebenso wird ein Komplettvorgang automatisch gelöscht, wenn sein letzter „Teilvorgang“ gelöscht wurde.

Dabei ist folgendes zu beachten:

Soll ein neuer Komplettvorgang angelegt werden, wird die Taste [F5] in der Übersichtsliste der Komplettvorgänge gedrückt. Sie erhalten eine Auswahl der möglichen Einzelvorgänge. Wählen Sie z.B. „Auftrag“ aus und bestätigen Sie mit [Return]. Sie befinden sich dann in der Eingabemaske des Auftragskopfes.

Wollen Sie einen Teilvorgang anlegen (z.B. einen neuen Lieferschein zu einem bereits bestehenden Kundenauftrag), müssen Sie in der Übersicht der Teilvorgänge [F5] für Neuanlegen drücken. Um in die Übersicht der Teilvorgänge zu gelangen wird in der Liste der Komplettvorgänge der Gewünschte mit [Return] bestätigt. Beim Anlegen eines neuen „Vorgangs“ wird wie unten beschrieben vorgegangen. Sind schon andere Einzelvorgänge (z.B. ein Lieferschein) vorhanden, werden folgende (z.B. eine Rechnung) üblicherweise aus den bereits bestehenden kopiert.

7.3.5 Vorgangskopf und Vorgangspositionen

Ein Vorgang, gleich welchen Typs besteht aus einem Vorgangskopf und den Vorgangspositionen. Der Vorgangskopf enthält je nach Vorgangstyp allgemeine Daten. Hier werden die „Rahmenbedingungen“ für diesen Vorgang festgelegt. Diese sind z.B. Kundenname, Vertreter, zugesichertes Lieferdatum, Mehrwertsteuersatz, Zahlungsweise und Skontobedingungen. Ein Großteil dieser Daten kann automatisch aus dem Kundenstamm als Vorschlag übernommen werden. Diese Vorschläge können jederzeit geändert werden. Bei solchen Änderungen (z.B. der Eintrag Preisgruppe) werden die Positionen bereits bestehender Einzelvorgänge nicht automatisch geändert.

Die neu definierten Eingaben gelten erst bei Änderung oder Neuanlegen einer Position!

Für die spätere Erfassung der Vorgangspositionen sind besonders das Lieferdatum, der eingetragene Vertreter und die Preisgruppe von Bedeutung. Diese Einträge sollten nach erfolgtem Erfassen der Positionen nicht mehr geändert werden.

7.3.6 Erfassen von Vorgangspositionen

Die Vorgangspositionen sind bei allen Vorgangstypen identisch. Sie enthalten die eigentlichen Artikel, die man dem Kunden angeboten oder die er bestellt hat. Sind alle Daten des Vorgangskopfes erfaßt, können die in Frage kommenden Positionen angelegt werden. Dabei gilt, daß je Artikel eine Position erstellt wird.

Zum Erfassen der Vorgangspositionen müssen Sie nach dem Anlegen des Vorgangskopfes die Taste [F12] drücken. Sie befinden sich jetzt im Modus „Positionen Neuanlegen“.

Die Felder Art.ID und Bezeichnung sind mit einem „+“ gekennzeichnet. Dies bedeutet, daß mit [F9] Auswahllisten verfügbar sind. Für beide Felder ist jeweils die gleiche Liste hinterlegt. Je nachdem in welchem Feld Sie [F9] drücken, unterscheidet sich die Artikelliste in der Art der Sortierung. Im Feld „Art.ID“ ist sie nach der Artikelnummer und im Feld „Bezeichnung“ nach der Artikelbezeichnung sortiert. Mit der Taste [F4] kann die Sortierung aber jederzeit umgestellt werden.

HINWEIS:
Des weiteren können Sie in dieser Artikelliste auch mit [F5] ... [F8] Artikel neuanlegen, kopieren, ändern oder löschen.

Eine weitere Hilfe stellt die Autofilterfunktion dar. Wird in dem Auswahlfeld „Bezeichnung“ ein Teil der gesuchten Artikelbezeichnung vor Betätigung von [F9] eingetragen, erscheinen in der Auswahlliste nur solche Einträge, in der dieser Teil der Bezeichnung enthalten ist.

Beispiel:

Sie suchen einen Artikel „Jeanshose“. Hierfür müssen Sie im Feld „Bezeichnung“ das Wort „Jeans“ eingeben und danach die Auswahlliste mit [F9] aufrufen. In der Liste erscheinen dann z.B. folgende Einträge: Jeansjacke, Nietenjeans, Jeanshose, Jeans gebleicht, Jeanshemd. Je genauer Sie die Bezeichnung vorgeben, desto kleiner und übersichtlicher wird die Auswahlliste.

• Mengeneingabe in der „Größentabelle“

Das Feld „Menge“ wird je nach gewähltem Artikel ausgefüllt. Bei Artikeln ohne „Größentabelle“ kann hier direkt die Menge erfaßt werden. Besitzt der Artikel jedoch eine Größentabelle, wird diese zur Eingabe der Stückzahl angezeigt.

• Positionseingabe mit und ohne „Verfügbarkeit“

Zu Beginn der Positionserfassung können Sie entscheiden, ob Sie die Positionsmenge mit Überwachung des verfügbaren Bestandes und Anzeige von Auftrags- und Ordermenge erfassen oder nicht. Wenn Sie auf die Verfügbarkeitsprüfung verzichten, erfolgt die Positionserfassung wesentlich schneller.

• Vorgangspositionen können zusätzlich mittels Barcodes auf der Zwischenablage angelegt werden
  Sie können durch drücken der Taste [F5] in der Positionserfassung ein dem darauf folgenden Dialog jetzt auch "Pos. aus Zwischenablage" und "Pos. aus Textdatei" auswählen.
  Die Barcodes (interne oder externe Barcodes) müssen zu diesem Zeitpunkt bereits in der Zwischenablage vorhanden sein.
  Voraussetzung: In den Standardvorgaben der Auftragsbearbeitung muss "Eingabe per Scanner" aktiviert sein.
  
  

   

In der Auftragsbearbeitung können Positionen auf verschiedene Wege erfasst werden  

• Der Button "Neu", der verwendet wird um eine neue Position anzulegen, wurde um ein Auswahlmenü erweitert. Per Klick auf den Pfeil des Buttons kann dieses Menü aufgeklappt werden kann. Es können folgende Möglichkeiten für die Positionserfassung ausgewählt werden:

   

  • Artikel per Artikel ID (Order\Wareneingang)
  • Artikel per EDI (Order\Wareneingang)

   

  • Pos. per Scanner
  • Pos. per MDE Gerät
  • Pos. aus Zwischenablage
  • Pos. per Textdatei

   

  

   Per Klick auf den Pfeil im Button "Neu" öffnet sich ein Auswahl Menü, in dem die verschiedenen Möglichkeiten aufgelistet sind, Positionen zu erfassen.

   

  Der Button "Ändern", der verwendet wird um Positionen zu ändern, wurde um ein Auswahlmenü erweitert.Per Klick auf den Pfeil des Buttons kann dieses Menü aufgeklappt werden kann. Es können folgende Möglichkeiten für die Positionsänderung ausgewählt werden:
   

  • Kalkulation
  • Übergrößenzuschläge

   

   

  

   Per Klick auf den Button "Ändern" werden nun die Änderungsmöglichkeiten für bereits bestehende Positionen angezeigt.

7.3.7 "Freitextpositionen" anlegen

Im Modus „Positionen anlegen“ können Sie auch eigene Texte eingeben.

Beispiele:

Zum Eingeben von Artikeln, die nicht aus dem Artikelstamm sind.

Zum Eingeben von „Bestelltexten“ mit Mengen- und Preisangaben.

Zum Eingeben von mehrteiligen Bezeichnungen mit der Tastenkombination [Strg]-[F1].

Eingaben müssen mit [F2] abgespeichert werden.

7.04 Vorgangstyp Auftrag

Inhaltsverzeichnis

7.4.1 Einträge in den Auftragskopf

7.4.2 Rückstände eines Auftrages

7.4.3 Auftrag stornieren

7.4.4 Vorgangstyp Lieferschein

7.4.1 Einträge in den Auftragskopf

Im Auftrag ist die Angabe für den Vertreter noch nicht unbedingt erforderlich. Die Erfassung ist jedoch von Vorteil, da bereits
erfasste Eingaben innerhalb des Vorgangs weitergegeben werden und so nicht vergessen werden können.

Im Feld „Filiale“ kann hier ausgewählt werden für welche Filiale der Auftrag geschrieben wird. Als Auftragsbestand ist die Summe aller Filialen ersichtlich. Der angezeigte Bestand ist hingegen „filialbezogen“.

7.4.2 Rückstände eines Auftrages

Kann ein Auftrag nicht gleich bei der ersten Lieferung vollständig geliefert werden, bleiben bestimmte Positionen im Rückstand. Wir sprechen in diesem Fall von einer „Teillieferung“. Solche „Teillieferungen“ sind in der Übersichtsliste der Einzelvorgänge im ersten Feld Status mit einem „R“ für Rückstand aufgeführt.

Des weiteren werden Aufträge, bei denen noch keine Lieferung erfolgt ist, als Rückstand angesehen.

Mit [Shift]-[F8] oder unter „Extras / Sonstiges / Rückstandliste“ ist es möglich eine Liste der im Rückstand befindlichen Artikel zu drucken.

7.4.3 Auftrag stornieren

Sind bei einem Auftrag Rückstände vorhanden, die nicht mehr geliefert werden können, ist es unter dem Menüpunkt „Extras / Sonstiges / Auftrag stornieren“ möglich den aktuellen Auftrag zu stornieren. Diese „Funktion“ hat keine Auswirkungen auf die dazugehörigen Vorgänge, d.h. im Auftrag, Lieferschein etc. bleibt der ursprüngliche Zustand vorhanden. Nur die Menge wird nicht mehr als „Rückstand“ gezählt.

7.4.4 Vorgangstyp Lieferschein

Der Lieferschein wird dem Kunden zusammen mit der gelieferten Ware zugestellt. Die gelieferten Mengen können sich von den Auftragsmengen unterscheiden. In der Regel wird ein Lieferschein aus einem bereits bestehenden Auftrag kopiert.

7.05 Der Lieferscheinkopf

Inhaltsverzeichnis

7.5.1 Abweichende Lieferanschrift

7.5.2 Lieferschein mit und ohne Lagerbewegung

7.5.3 Automatisches Entsperren des Lieferscheins

7.5.4 Lieferscheine als berechnet markieren

7.5.5 Lieferscheine als Sammellieferschein

7.5.1 Abweichende Lieferanschrift

Wird die Ware nicht an die Stammanschrift geliefert, können Sie beim Neuanlegen eines Lieferscheines eine Lieferanschrift angeben. Sie bekommen für diesen Zweck in der Kundenliste alle angelegten Anschriften vorgeschlagen. Hier können sie dann auswählen, ob eine Lieferanschrift in den Vorgang übernommen werden soll oder nur die Stammadresse.

Die abweichende Lieferanschrift wird im unteren Teil des „Lieferscheinkopfes“ eingetragen.

WICHTIG: Lieferanschriften müssen hierfür in der Stammadresse mit der Überschrift „Lieferanschrift“ angelegt sein.

7.5.2 Lieferschein mit und ohne Lagerbewegung

Soll ein Lieferschein keinen Einfluss auf den Lagerbestand haben, kann im Feld „LI ohne Lagerbewegung“ ein „J“ eingetragen werden.

7.5.3 Automatisches Entsperren des Lieferscheins

Nur ein Lieferschein hat direkten Einfluss auf den Lagerbestand. D.h. jede Änderung eines Lieferscheines wirkt sich nach dem
Abspeichern der Änderungen auf den Bestand aus. Zum Ändern eines Lieferscheines müssen Sie den Gewünschten aus der Liste der Komplettvorgänge mit „Return“ bestätigen. Sie befinden sich jetzt in der Liste der Einzelvorgänge. Mit [F7] kommen Sie in den Änderungsmodus des Lieferscheinkopfes“. Zum Ändern von Positionen müssen Sie an dieser Stelle [F12] drücken und in dieser Maske nochmalig [F7] betätigen. Sie können jetzt die Menge und Preise der bereits erfassten Positionen verändern. Mit [F5] kann eine weitere Position hinzugefügt und mit [F8] gegebenenfalls gelöscht werden.

Änderungen werden mit [F2] abgespeichert. Danach gelangen Sie mit [Esc] wieder in den „Lieferscheinkopf“ und müssen hier nochmals abspeichern.

7.5.4 Lieferscheine als berechnet markieren

Wenn zu einem Lieferschein keine Rechnung geschrieben wird, kann dieser als „berechnet“ markiert werden. Hierfür bewegen Sie den Leuchtbalken auf den betreffenden Lieferschein und bestätigen unter „Extras / Sonstiges“ den Punkt „LI als bezahlt markieren“. Wenn der Komplettvorgang mehrere Lieferscheine enthält die „berechnet“ werden sollen, können diese vorher mit der Leertaste markiert werden. Der Lieferschein erhält dann den Status „B“ für berechnet und erscheint bei Selektionen nicht mehr in der Liste der „unberechneten Lieferscheine“ (siehe S. 12 „Selektionen“). Durch erneutes Aufrufen des Menüpunktes kann die „Markierung“ wieder aufgehoben werden.

Das „berechnet Markieren“ ist z.B. für Musterlieferungen oder Lieferungen, die aus diversen Gründen keine Rechnung erhalten, gedacht.

7.5.5 Lieferscheine als Sammellieferschein

Um mehrere Lieferscheine in eine Rechnung zu kopieren müssen Sie die gewünschten Lieferscheine mit der Leertaste
markieren und die Taste [F6] drücken. Danach wählen Sie aus der Liste die Vorgangsart Rechnung aus. Falls es zwischen den verschiedenen Lieferscheinen unterschiedliche Einträge innerhalb des „Vorgangskopfes“ (z.B. Name, Adresse,
Zahlungsbedingungen) gibt, werden Sie in einem „Infofenster“ darauf hingewiesen. Diese Differenzen sollten vor dem Kopieren überarbeitet werden.

WICHTIG: Diese Funktion ist nur bei Lieferscheinen möglich, die sich innerhalb eines Komplettvorgangs befinden.

7.06 Vorgangstyp Rechnung und Gutschrift

Inhaltsverzeichnis

7.6.1 Das Rechnungsausgangsbuch

7.6.2 Zahlungen erfassen

7.6.3 Vorgangstyp Gutschrift

Eine Rechnung wird in den meisten Fällen aus einem bestehenden Lieferschein kopiert (siehe Punkt „Lieferscheine). Grundsätzlich können Rechnungen auf die gleiche Weise wie Lieferscheine geändert werden. Dies ist allerdings nicht mehr möglich, wenn die Rechnung bereits in ein „Rechnungsausgangsbuch“ geschrieben wurde. In der Auftragsbearbeitung können Sie unter „Einstellungen / Standardvorgaben / Standardvorgaben“ im Feld „Brutto-Rechnungen“ einstellen, ob Sie standardmäßig mit Brutto- oder Nettorechnungen arbeiten möchten.

Die Rechnungserstellung kann folgendermaßen aussehen:

Nettorechnungen:
Hier wird für jede Artikelposition die Nettosumme angezeigt und auf den gesamten Endbetrag die Mehrwertsteuer dazu gerechnet.

Bruttorechnungen:
Hier ist in jeder Artikelposition die Mehrwertsteuer enthalten.

HINWEIS:
Im Gegensatz zum Lieferschein hat eine Rechnung allein keinen Einfluß auf den Lagerbestand.

Mwst. ausweisbar pro Position

• Den Grundlagen einer korrekten Rechnung entsprechend können pro Position die jeweiligen Mwst-Sätze ausgewiesen werden.
• Über den Druckparameter "@PosMwstProz" kann dieser auf dem Formular positioniert und gedruckt werden. Die korrekte Länge des Fedes steuert das Längenfeld "LenMwstProz1"

Ausweis der positionsabhängigen Mwst.

Darstellung von 1000er-Trennzeichen in den Beträgen