2.05 Serienbriefe und Adressaufkleber
Inhaltsverzeichnis
2.5.1 Allgemeines
Mit DdD Cowis backoffice können Adressaufkleber gedruckt und Adressen für Serienbriefe exportiert werden. Bei diesem Verfahren sind die
gestalterischen Möglichkeiten sehr viel größer, da Textverarbeitungsprogramme speziell dafür ausgelegt sind. Des Weiteren sind, z.B. in Winword, bereits Vorlagen für die gängigsten Etikettenhersteller und deren Formate verfügbar, so dass Sie sehr einfach mit beliebigen Etikettenformaten arbeiten können.
2.5.2 Adressen auswählen
Grundsätzlich werden zur Serienbrieferstellung nicht alle Adressen benötigt. Deshalb sollte mit Hilfe einer Selektion die Vielzahl der
Adressen eingegrenzt werden.
Wichtig: Als Standardanschrift wird die Anschrift verwendet, welche in der Adressenauskunft als Hauptadresse steht. Wenn unter dem Punkt "Kontakte" mehrere Ansprechpartner eingetragen sind, wird als Standardansprechpartner der mit "*" gekennzeichnete Eintrag übernommen (siehe dazu Adressen anlegen).
2.5.3 Adressaufkleber
Die einfachste Möglichkeit der Serienbrieferstellung besteht darin, Adressaufkleber zu drucken. Dafür wechseln Sie unter „Einstellungen/Druckparameter“ und konfigurieren die A4-Seite für den Adress-Etiketten-Druck.
2.5.4 Vorgehensweise
Zuerst die Adressen auswählen. Unter dem Menüpunkt "Drucken/Spezielles/Adressetiketten drucken" kann der Druck dann gestartet werden. Wenn der Serienbrief als Infopost verschickt wird, sollte als Sortierung "PLZ/Ort" gewählt werden.
2.5.5 Adressen exportieren
Der Ablauf erfolgt folgendermaßen:
1. Adressen in DdD Cowis backoffice markieren.
2. Menüpunkt "Extras/Datenexport/Winword-Format" (Tastenkombination [Shift]+[F10]) wählen).
2.5.6 Feldbeschreibungen
Maske
Hier kann ein Name für die Eingabemaske vergeben werden (Auswahlliste).
Adresse
Hier muß mit J/N - Schalter angegeben werden, ob die Adresse exportiert werden soll. Bei "J" wird die Standardadresse verwendet.
Bei "N" öffnet sich bei jeder Adresse eine Auswahlliste der in Frage kommenden Anschriften.
Ansprechp.
Per J/N - Schalter wird festgelegt, ob der Ansprechpartner exportiert wird. Bei der Eingabe von "Ja" öffnet sich hier das nächste Fenster, in dem wieder mit "J/N" bestimmt wird, ob der Standardansprechpartner verwendet werden soll.
Rufnummer
und Fax Siehe Ansprechpartner
Adress-ID
Gruppe und Kurzinfo Siehe Adresse
Adresskopf
aufbereiten Hier auch "J/N" eintragen.
Dateiname
Hier muß der Name der Datei angegeben werden (z.B. C:\Cowis\Adressen.txt). Die Erweiterung "TXT" ist sehr wichtig und bedeutet, dass die Datei als sog. Textdatei abgespeichert wird.
WICHTIG:
Diese Datei ist die Datenquelle, auf die beim Verbinden der Adressen mit dem Serienbrief der Textverarbeitung zurückgegriffen wird.
2.5.7 Adressen übernehmen
Nachdem Sie die Adressen exportiert haben, müssen Sie diese mit der Serienbriefvorlage in ihrem Textverarbeitungsprogramm verbinden. Hier gehen Sie bitte so vor, wie es im Handbuch Ihrer Textverarbeitung beschrieben ist. Für das häufig verwendete Programm "Winword" haben wir die Vorgehensweise an einem Beispiel beschrieben.